Sabemos que has aprendido mucho sobre esta área y que seguramente implementas mucho de ella en los diferentes proyectos en los que te involucras, pero para que ella cumpla sus objetivos al 100% se vuelve fundamental que pongas sobre la mesa y apliques dentro del proyecto las siguientes buenas prácticas para la gestión de proyectos. Ya verás como ellas serán las indicadas para facilitarte todo el camino.

¿Estás ansioso/a por conocerlas? ¡Vamos por ello al instante!

¿Quieres gestionar tu proyecto de manera efectiva? Incluye estas 10 prácticas, ¡imprescindibles!

1. Da prioridad a la comunicación

El primer paso para lograr gestionar todos tus proyectos de la manera adecuada y con el alcance del éxito es asegurarte de que se creen y utilicen canales de comunicación eficientes. Esta comunicación se deberá mantener desde el primer día y sin excluir a ninguno de los miembros del equipo de trabajo. Recuerda que todos son esenciales.

2. Siempre es necesario contar con un buen equipo de respuesta

Este equipo será el encargado de responder de la mejor manera ante cualquier inconveniente o problema que surja a lo largo de la ejecución del proyecto. Son aquella primera línea que evitará que el problema crezca sin control. 

3. Las reuniones son clave

En ellas se tratan toda clase de temas relacionados con el proyecto. Además, son indispensables para resolver dudas o inquietudes. Es por ello que te exhortamos a dar prioridad a las programaciones de esta. No podrá faltar una al comienzo del proyecto, en ella se reunirá a todo el equipo. 

4. Crea un acuerdo detallado

Una buena gestión de proyectos solo se da cuando estos quedan correctamente detallados. Esto se hará a partir de un documento que defina claramente el trabajo. Dicho acuerdo deberá ser conocido, acordado y firmado por todas las partes involucradas.

5.  Plan de trabajo, ¡fundamental!

Con el documento anterior ya creado, hace falta ahora crear un plan de trabajo que determine funciones, objetivos y metas a cumplir. Esto de la mano con los pasos que se llevarán a cabo para llevar a término el proyecto. Este plan de trabajo deberá ser divulgado entre todos los miembros del equipo.

6. Deja todo por escrito o documentado

Cualquier tipo de falla, inquietud o duda deberá quedar registrado. Así podrás tenerlas claras y actuar sobre ellas en el momento más adecuado. Esto además evitará confusiones o injusticias a lo largo del desarrollo del proyecto.

7. Busca siempre mejorar el método de gestión

No todo siempre sale como lo esperamos. Es por eso que te recomendamos apelar a la comunicación con tu equipo para reconocer aquellas cosas en las que se está fallando o aquellas que necesitan mejorar. La gestión de proyectos es un proceso en mejoramiento constante. 

8. Ten claro que cualquier cambio puede afectar al proyecto

Esta es una enseñanza a la que debe acceder cualquier miembro del equipo. La aceptación de nuevos proyectos o las modificaciones de estos implicarán cambios en presupuesto y gestión. Así que, antes de proseguir, determina las afectaciones y actúa en consecuencia. 

9. ¿Cambios en los objetivos? ¡Nuevo acuerdo!

Si los objetivos de tu proyecto han cambiado por alguna u otra razón, es necesario que crees o firmes un nuevo acuerdo. Dicho acuerdo deberá dejar claridad en todas las diferencias.

10. Finaliza con una productiva reunión de cierre

Ella será muy necesaria para discutir todas las lecciones y enseñanzas que dejó el proyecto. Será indispensable para saber cómo actuar en próximas situaciones, siempre con la mejora como objetivo.

Infografía ofrecida por Wrike – Software De Colaboración

A modo de conclusión, vale la pena recordar que para que las prácticas anteriores cumplan sus objetivos deberás tener en cuenta el tiempo, los costes y el alcance. Este conjunto determinará el impacto de tu proyecto y el éxito de aquellos futuros. Si conoces de alguna otra práctica que creas debe hacer parte de esta lista, no dudes en hacérnosla saber.

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Así, los equipos de trabajo son el órgano vital de las diferentes organizaciones, permitiéndoles nacer, sobrevivir y evolucionar. Por este mismo motivo, es importante que, como líder, sepas cómo dirigir a un equipo de trabajo. Lo principal que podemos recomendarte es que cuentes con alguna herramienta de gestión de proyectos.

Este tipo de herramientas te permitirán mejorar la organización de tu equipo. Cada miembro podrá visualizar sus tareas pendientes y cumplidas, por lo que podrá distribuirlas dentro de un esquema temporal y según la urgencia que requiere el resto del equipo. A continuación, te compartimos una excelente infografía informativa en la que podrás ver más a detalle la importancia de este tipo de herramientas.

La importancia de contar con herramientas de gestión de proyectos

Infografía ofrecida por Wrike – Programas De Gestión De Proyectos

Como puedes ver en la infografía anterior, contar con una herramienta de gestión de proyectos te puede ayudar a unificar a tu equipo. A su vez, será de gran utilidad para economizar tiempos y recursos. De esta manera, tu empresa o negocio será más eficiente y rápida, facilitando su producción, a la vez que mejora el rendimiento y aligera el trabajo de los empleados.

Otros consejos para dirigir a un equipo de trabajo

Si bien contar con una herramienta de gestión de proyecto será de gran ayuda para dirigir a tu equipo, hay otros aspectos claves que debes tener en cuenta. A continuación, te los contamos.

1. La comunicación

Por supuesto que, al contar con una herramienta de gestión, la comunicación se facilita. Pues, los trabajadores podrán ver de manera inmediata los avances de los demás miembros y, si en medio de ese proceso, surgen dudas o fallos se pueden resolver de manera rápida.  A su vez, los supervisores y líderes estarán atento a cualquier corrección o aprobación, por lo que también será un punto a favor.

De igual manera, es importante que la buena comunicación se mantenga en los diferentes campos de la empresa. Un buen líder debe estar en la capacidad de iniciar una conversación, esto con el objetivo de conocer a fondo las habilidades y debilidades de los miembros. Evidentemente, al conocerlas, podrán ser tratadas y trabajadas, siempre con mira a mejorar la productividad y alcance de las metas.

2. Reconocer y recompensar

Otro aspecto importante para dirigir a un equipo de trabajo es saber reconocer sus logros y entregar algunas recompensas por ellos. Recuerda que, de manera similar, un buen líder asume la responsabilidad por los errores de su equipo de trabajo, pero siempre les atribuye el éxito por sus logros. Esto fomenta el sentido de pertenencia de los empleados, por lo que se sentirán motivados a seguir alcanzando objetivos. Hacerlo es muy fácil y no tienen por qué ser recompensas que impliquen un alto costo para la empresa, pueden ser, por ejemplo, un café o una pequeña cena.

3. Retroalimentación constante

Para dirigir a un equipo de trabajo es necesario estar presente constantemente. Hay algunos jefes que solo se presentan cuando hay algún error o problema. Sin embargo, esto no debe ser así. Un buen dirigente es aquel que se reúne con su equipo de manera constante para acompañar y evaluar al equipo durante todo el proceso. Las reuniones periódicas permiten que los miembros de un equipo se sientan como tal, a la vez que sienten que pueden confiar y apoyarse en su líder. De igual manera, estas reuniones le permiten al líder estar al tanto del progreso e intervenir para mejorarlo si es necesario.

4. Ejemplo e inspiración

Un último aspecto clave que debes tener en cuenta para dirigir a un equipo es saber inspirarlos con tu ejemplo. Recuerda que los miembros de tu equipo te tienen como referencia, por lo que copiarán tus formas de proceder y actuar. Por ejemplo, si llegas tarde o sales constantemente a atender asuntos personales, los empleados creerán que es correcto y harán lo mismo. Así, será muy difícil cumplir con los objetivos, satisfacer las expectativas de la organización y ascender. En cambio, si el líder es trabajador y responsable, los demás miembros del equipo también lo serán. 

De manera similar, un buen líder se encarga de empoderar a su equipo. Procura alimentar las ambiciones de los empleados, de motivarlos a dar lo mejor de sí. Sobre todo en los momentos de crisis y pesadumbre. Anima a tu equipo a siempre dar lo mejor, basta con unas palabras de aliento que les ofrezcan una visión clara y apasionante. Permiten que compartan sus ideas y opiniones, verás como todo esto es un poderoso motor de arranque.

Como ves, para dirigir a un equipo de trabajo no solo es necesario contar con las mejores herramientas de gestión de equipo. Aunque estas sean un factor diferencial en el éxito de un proyecto, también es necesario que los dirigentes tengan capacidad de liderazgo, para que el equipo encuentre su sistema vital y pueda aprovechar sus habilidades y virtudes.

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9 Estrategias para reuniones eficaces

¿Sabías que durante el día, al menos se realizan 11 millones de reuniones tan solo en Estados Unidos?, ¿sorprendente, verdad? Y lo que es más sorprendente aún, es que la mitad de ellas no sirven para nada, hablamos de una perdida total del tiempo. ¿Por qué? Bueno, la respuesta se puede encontrar en múltiples factores, pero en general, se debe por la mala planeación y ejecución de una reunión de trabajo.

Teniendo esto sobre la mesa, te invitamos a evaluar la productividad que tienen tus reuniones; evalúa si son efectivas, dinámicas, claras y organizadas. Por lo pronto, ojo con las siguientes estrategias:

1. Participantes

En primera instancia debemos evaluar quiénes son los participantes de la reunión, en este momento debemos preguntarnos dos cosas muy importantes: ¿quién es absolutamente necesario?, y ¿van a asistir más de 15 personas? Con la primera pregunta te aconsejamos ser muy objetivos, en realidad invita a aquellas personas que con su trabajo contribuyen a la realización del objetivo central de la reunión.

Con respecto a la segunda pregunta debemos tener en cuenta una cosa: entre más personas asistan a la reunión, menor será la atención prestada; por lo que te aconsejamos que si en la reunión son más de 15 personas necesarias, es mejor organizar 2 reuniones iguales, de esta manera podrás tener controlada la agenda de la reunión y la atención de los participantes.

2. Tiempo

El tiempo es un componente fundamental para garantizar el éxito de una reunión. Entre menor tiempo se utilice más productiva será nuestra junta. Si por ejemplo, tienes pronosticado que la reunión dure al menos 1 hora, has el ejercicio de reducirla a media; esto no significa que corras para llegar al final, se trata más bien, de no dar lugar a temas que puedan irse «por las ramas».

Únicamente ten en mente una cosa: ¡centrarse en el tema! Te darás cuenta de que gran parte del tiempo que inviertes en una junta, se va en temas externos a la misma junta. ¡De ahora en adelante, solo habla lo que tienes que hablar!

3. Un buen comienzo

El punto de partida es quizás más importante que el final, aquí no hay cabida a malos comienzos. No puedes comenzar con regaños o problemas, lo mejor es dar un comienzo atractivo con una buena anécdota o una frase motivadora, de esta manera lograrás llamar la atención inmediata de tus compañeros y asistentes, y garantizarás la efectividad de tu comunicación.

4. La importancia de un resumen

El comienzo, como te contamos, es importante; y por tanto, requiere de cuidado. Te proponemos después de una pequeña bienvenida, hacer un índice o resumen de lo que se hablará en la reunión. Con esto en mente, incluso escrito en un tablero, los asistentes se contextualizarán muy bien sobre aquello que van a dialogar.

5.  El programa

Ligado a la estrategia anterior queremos resaltar la importancia de tener un programa; este te permitirá tener un panorama general sobre la reunión. Asimismo, con el cronograma podrás mantenerte en tu camino, centrarse en los puntos a tratar y dejar de lado aquello que es segundario y que se puede retomar en otro espacio.

6. Dibuja

Los seres humanos somos muy visuales, ¡todo entra por los ojos! Así que si quieres que tu reunión sea dinámica y fluya, lo mejor es garabatear, tus espectadores estarán pendientes de todo aquello que dices y dibujas. Aquí la creatividad aumentará la atención del equipo y los motivará a participar.

7. Fuera móviles y laptops

Una reunión con éxito se basa en la cantidad de avances y aportes que surgieron allí para lograr tus objetivos, para ellos la atención de los participantes deben estar 100% puesta en la junta, por tanto, los móviles, computadores y tabletas no serán nuestros amigos en este ámbito. Intenta que los participantes de la junta entren sin sus aparatos, con ello harás mucho más fructífera tu reunión.

8. Actas e informe

Al final de la junta siempre queda un registro de lo que se habló, por eso, a la hora de garantizar una junta eficaz, procura designar una persona que se encargue de todos aquellos archivos que pueden irrumpir con la fluidez de tu comunicación.

9. Asignar tareas

Finalmente, para tener una reunión perfecta lo que debes hacer es asignar tareas, determinar quién hará qué y cuándo se hará. Define los perfiles de tus asistentes y quién sería el mejor realizando determinada tarea.

Ahora sí, para que todo lo que te contamos esté más sintético y armado en una sola imagen, te dejamos esta infografía, ¡aprovéchala, es para ti!

Infografía ofrecida por Wrike – Administracion De Proyectos Software

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