Este visionario tecnológico, que supo plasmar su creencia de que los ordenadores personales fueran una extensión del ser humano, fue decisivo en el éxito cosechado por el gigante Apple. Según algunas personas que trabajaron a su lado, fue un líder disciplinado y metódico en todos los aspectos de su vida, incluidas las reuniones.

Creadas inicialmente para proporcionar información relevante, discutir ideasg , concretar planes de acción, etc., las reuniones, más de alguna vez, terminan siendo una verdadera pérdida de tiempo, algo que parecía no tolerar el cofundador de Apple. De hecho, en su biografía autorizada han quedado reflejadas algunas anécdotas ocurridas durante reuniones que demuestran su duro carácter.

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5 Claves de las reuniones efectivas por Steve Jobs

1. Deben mostrar pasión

La falta de motivación y pasión es uno de los principales problemas que algunos partícipes manifiestan en las reuniones. Para evitarlo, es trascendental que las personas que asumen un rol de liderazgo transmitan su pasión al resto del equipo.

Steve Jobs pretendía en sus reuniones, que, si existían discusiones, estas fueran apasionadas y críticas. Esperaba que las personas implicadas en cada proyecto dieran el 200% de su motivación, ya que es en ese ambiente donde surgen las mejores propuestas.

Para ello se mostraba entusiasta y convencido de sus ideas, además, su capacidad de comunicación transmitía y contagiaba esta pasión de un modo excelente.

Otro elemento importante para mantener los meetings apasionados y enérgicos es: limitar la participación únicamente a las personas imprescindibles que puedan aportar valor al tema a ser tratado. Esto nos lleva directamente al siguiente punto de la lista.

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2. Solo las personas necesarias

Es un error común confundir a las personas que deben aportar algo en la reunión y, por tanto, tienen que estar, con las que necesitan estar informadas de lo que pase en ella. Para lograr reuniones efectivas, Steve Jobs tenía muy claro que solo los miembros del equipo directamente implicados, cuya presencia fuera totalmente necesaria, asistieran. Esta medida produce grandes ventajas:

• Logra reuniones más concisas, y los miembros implicados se sienten más involucrados.
• Evita el aburrimiento en las reuniones y que este se transmita al resto del equipo.
• Reduce los costes, ya que las personas que no son completamente necesarias
  pueden seguir realizando su trabajo sin interrupciones.

Como anécdota relacionada podemos citar la que cuenta Ken Segall, colaborador de Steve Jobs, en su libro ​Insanely Simple. Según Segall, Jobs comenzó a hablar cuando de repente fijó su atención en alguien de la sala que no debía estar allí. Señalando a Lorrie le preguntó “¿quién eres tú?”, Lorrie, un poco cortada por la interrupción, explicó que le habían dicho que tenía que asistir a esta reunión porque estaba trabajando en unos proyectos de marketing relacionados con el tema. Jobs, al oír esto, simplemente dijo: “No creo que te necesitemos en este meeting, Lorrie, gracias” y, mientras Lorrie se marchaba de la sala, él continuó como si nada de esto hubiera ocurrido.

3. Objetivos y prioridades claras

Las reuniones de Apple no se hacen por hacer: todas tienen la clara misión de
rendir valor tangible, y es por esto que antes de cada reunión los objetivos y las
prioridades de la misma están definidas para todos sus participantes.
Las reuniones efectivas requieren cierta planificación, una agenda y unos objetivos
que se deben cumplir al finalizar. Si la reunión se sale de estos objetivos, comienza a
perder eficacia y su valor se reduce.

En este vídeo grabado durante un retreat de NeXT, una startup que fundó Jobs cuando salió de Apple en 1985, se puede observar cómo, en varias ocasiones, Steve Jobs no duda en cortar las exposiciones del resto de compañeros si ve que estas se alejan del tema principal o los objetivos centrales que se están tratando.

https://www.youtube.com/watch?v=BNeXlJW70KQ

Es fundamental para mantener la eficacia deseada y reconducir la reunión hacia el
objetivo principal, saber interrumpir a alguien cuando es preciso. Normalmente, es la persona que lidera el proyecto quien se encarga de hacer estas interrupciones, sin embargo, todas las personas involucradas deberían tener la confianza suficiente para hacerlo.

4. Asignar responsabilidades personales

Este punto es otra de las claves para potenciar reuniones eficaces. Cada participante debe estar claro de cuáles son sus responsabilidades y de qué preparar. De esta forma, no se producirán atascos y la reunión se desarrollará de manera fluida.

Para lograr la efectividad de sus reuniones de equipo, Steve Jobs designaba un responsable para cada punto de la agenda. De este modo, al finalizar cada reunión, se podía evaluar de manera individual el rendimiento de los participantes. Como resultado, era sencillo averiguar quién había fallado en el cumplimiento de sus responsabilidades si surgían problemas por falta de preparación en algunos de los puntos a tratar.

En Apple llamaban a esta asignación de tareas DRI, siglas de (Directly Responsible Individual), por lo que era muy habitual escuchar en sus reuniones “¿quién es el DRI de este tema?”. En el siguiente enlace puedes leer la opinión de Gloria Lin (formó parte del equipo de ipod de Apple) sobre el DRI.

5. Se debe retar a los participantes

Retar a los participantes es una buena forma de estimularlos para que den lo mejor
de sí mismos. Steve Jobs estaba consciente y, por ello, no dudaba en desafiar a sus
empleados y ponerlos a prueba. Si alguien afirmaba una cosa que no acababa de
convencer a Jobs, este seguía preguntando y hostigando a esta persona hasta que
daba una explicación convincente o retiraba su afirmación sin argumentos.

En Apple, todo el mundo tiene que estar preparado para retar, ser retado y saber defender sus ideas de críticas honestas. ¡Mejor no asistir al meeting si no eras capaz de ello! Por otro lado, las formas en las que Jobs incitaba a sus empleados eran muy
diversas, así lo cuenta Ken Rosen que trabajó en NeXT junto a Jobs. En una
ocasión Jobs pidió a sus empleados que trajeran un producto por el que
sintieran admiración y respeto.

A pesar de que el desafío parecía sencillo, escondía un
complejo objetivo: Jobs buscaba que sus empleados pensaran en las
características y propiedades que hacían a cada uno de los productos elegidos
únicos y valiosos, una manera original de potenciar la capacidad de diseño de
productos de sus empleados.

Ahora que ya conoces la metodología que aplicaba Steve Jobs y Apple en sus
reuniones en aras de que fueran efectivas, puedes extraer tus propias conclusiones e introducir los elementos que creas más valiosos en las tuyas. En futuros artículos, seguiremos profundizando sobre las formas de lograr mayor efectividad en las reuniones por algunos de los líderes de las compañías punteras del mundo.

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Si te encuentras perdido a la hora de afrontar cómo mejorar la productividad, te recomendamos que primeramente analices cómo empleas tu tiempo a día de hoy y que te centres en eliminar los malos hábitos que te proponemos a continuación. Con su correcta aplicación, no sólo notarás una enorme diferencia casi de forma inmediata sino que además comenzarás a disponer de tiempo y espacio para tus actividades personales.

Cómo mejorar la productividad: 5 hábitos que debes erradicar

1. Ansiar constantemente la perfección

Si eres alguien sumamente perfeccionista, probablemente estés dispuesto a dedicar horas e incluso días a alcanzar tu ideal de perfección en cada tarea que realices. No obstante, dicha obsesión provoca un efecto rebote que se cumple sin excepción: cada vez que consigues que algo sea tan perfecto como ansías, aparecen muchas otras cosas que también necesitan serlo.

Debes tener en cuenta que nadie notará tus imperfecciones de una forma tan significativa como tú; ser consciente de ello te ayudará a ser más práctico y a ahorrarte esfuerzos inútiles. Incluso en el caso de que existe alguien que se dé cuenta de ciertos detalles, tus pérdidas no serán tan severas como esperabas en un inicio.

2. Programar cada segundo de tu día

Aunque a priori pueda resultar contradictorio, debes evitar la programación excesiva de tu día. Por norma general, el proceso de planificación del calendario de tareas reporta un sentimiento de logro tan elevado como injustificado y fugaz que acaba inevitablemente generando frustración. No sólo terminarás odiando tus días de trabajo, sino que cuando aparezca una emergencia o simplemente no tengas la energía suficiente como para terminar el trabajo pendiente, se desmontarán por completo tus objetivos.

La solución la encontrarás en el establecimiento de un método más simple, como por ejemplo elegir seis tareas importantes que debas realizar antes de terminar al día. Al levantarte, te recomendamos que crees una simple lista de aquello que quieras conseguir, evitando ser demasiado rígido con la programación. Escucha lo que te dicte tu cuerpo y mantén la vista fijada en aquellas tareas indispensables.

3. No recompensarte por tus logros

Las recompensas te ayudan a ganar motivación para mantener el nivel de intensidad de trabajo, por lo que si tu objetivo es conseguir hacer más cosas en menos tiempo, debes prestar la suficiente atención a tu satisfacción. De lo contrario, te cansarás mucho más rápido de tu trabajo y no lograrás cumplir con las tareas asignadas, o al menos no sacándoles el máximo provecho.

Así pues, si has completado dos horas de trabajo de alta intensidad, deberás compensarte con algo simple, como una onza de chocolate. Un periodo de tiempo más amplio, te permitiría, por ejemplo, poder ver una película. De esta manera, no sólo ganarás en productividad sino que también incrementarás tu calidad de vida y tu equilibrio emocional.

4. Alcanzar el éxito en múltiples ámbitos al mismo tiempo

A la hora de hacer frente a la cuestión sobre cómo mejorar la productividad, es precisamente en este punto que la mayoría pierde la capacidad de concentración. Todos nosotros ansiamos alcanzar el éxito en distintos ámbitos de nuestra vida, a poder ser a la vez: emprender negocios, viajar por todo el mundo, esculpir nuestro cuerpo y un largo etcétera.

Este planteamiento, sin embargo, es verdaderamente nocivo: si sigues demasiadas oportunidades al mismo tiempo, probablemente termines quedándote corto en todas estas facetas. E incluso si logras el éxito en todas ellas, tantos pequeños triunfos te reportarán una satisfacción menor al de uno solo.

Para evitar este efecto, deberás identificar un aspecto concreto que te empuje a conseguir otros objetivos concentrando en él toda tu energía. Una vez conseguido, reduce el tiempo que le dedicas y redirecciona tu inversión de tiempo hacia otras aventuras. De esta manera, estarás aprovechando tu éxito inicial como propulsión hacia otras metas.

5. Saltarte descansos para ser más productivo

A veces resulta tentador seguir la filosofía según la cual si trabajas más, serás más productivo; una aseveración 100% errónea. Si pasas diez horas trabajando a una intensidad de dos horas, conseguirás el mismo resultado que trabajando dos horas a una intensidad de diez, logrando lo mismo en un cuarto del tiempo total. La clave reside, por tanto, en conseguir incrementar cada vez más tu nivel de intensidad.

Para hacerte con este hábito, te resultará efectivo seguir la técnica Pomodoro. Esta consiste en trabajar ininterrumpidamente en una misma tarea a lo largo de 25 minutos para después tomarte un descanso de 5. Una vez repetido este ciclo cuatro veces, podrás permitirte tomarte un descanso más largo.

Esperamos que estos consejos te hayan resultado interesantes y que, sobre todo, te hayan ayudado a descubrir cómo mejorar la productividad. ¿Qué estrategias sigues para ser más productivo? ¿Has descubierto a través de este artículo que hasta ahora estabas haciendo algo mal? Déjanos un comentario con tus experiencias para que podamos aprender de ellas. Estaremos encantados de leerte.

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