¿Está bien visto utilizar el móvil durante una reunión?

Los smartphones cada vez cuentan con más funcionalidades, y esto, sumado a la conectividad, estimula que los usemos casi en todo momento durante el día. El problema es que, en ocasiones, este uso traspasa el límite de lo socialmente aceptado y puede ser considerado como un comportamiento grosero.

Es habitual ver en reuniones de extensa duración que algunos asistentes saquen el móvil y aprovechen para revisar y responder emails, completar algunas tareas o, en el peor de los casos,​ chatear por WhatsApp con sus contactos. Pero ¿qué opinan los encuestados sobre el uso del smartphone en las reuniones?

El 94% de los participantes de la encuesta consideran inaceptable el uso del móvil en las reuniones de trabajo (solo un punto porcentual menos que el uso de un smartphone en una iglesia según el mismo estudio). Para suerte de algunos, parece que existe una tendencia hacia la aceptación de su uso. Al segmentar la respuesta por franjas de edad, se observa lo siguiente:

• Encuestados de entre 18 y 29 años: ​10% de aceptación.
• Encuestados de entre 30 y 49 años: ​6% de aceptación.
• Encuestados de entre 50 y 64 años: ​3% de aceptación.
• Encuestados de 65 años o más: ​2% de aceptación.

Como se podía esperar, son los más jóvenes los que, precisamente, aceptan de mejor
grado el utilizar el móvil en las reuniones; ya que ellos, como nativos tecnológicos
que son, hacen un uso más intensivo de estos dispositivos y lo tienen más normalizado en su día a día.

¿Por qué se considera inapropiado el uso de smartphones en las reuniones?

Una encuesta llevada a cabo por la ​University of Southern California ​a más de 500 trabajadores llegó a la misma conclusión que el estudio del Pew Research Center.
Las razones que muchas personas expusieron para considerar inapropiado este hábito son que demuestra falta de:

• Interés
• Respeto
• Atención

Está comprobado que cuando una persona intenta hacer dos cosas a la vez (en este caso atender en la reunión y usar el teléfono) pierde hasta un 50% de eficiencia y precisión en las tareas que está realizando.

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¿Cómo evitar el uso de móviles en las reuniones de trabajo?

Aunque sobre esto profundizaremos en próximos artículos, vamos a dar unas claves
rápidas que podrían ayudar a evitar el uso inadecuado de los teléfonos durante las
reuniones:

• Establecer unas normas: ​Como hemos visto en los resultados de la encuesta, hay personas que no conciben el uso de los smartphones en las reuniones como algo negativo. Por ello, conviene, al comienzo de la reunión, establecer una norma básica que prohíba el uso de los móviles, y así, evitar interrumpir a alguien que lo esté usando.
• Mejorar las reuniones: ​Es un gasto de dinero innecesario una reunión en la que los participantes no se muestren plenamente productivos. Por tanto, si una reunión aburre a los participantes y genera una desconexión constante en ellos, se debe identificar los problemas y buscar las soluciones pertinentes.
• Poner un aviso en la sala: ​Hay compañías que enmarcan un aviso en la sala de reuniones o, incluso, ponen un pequeño recipiente para que todo el mundo deje el móvil antes de entrar en la sala.
• Hacer pausas en las reuniones largas: ​Si se realizan reuniones largas, conviene establecer pequeñas pausas para descansar, y de paso, los participantes pueden aprovechar y resolver cualquier urgencia a través de su móvil.
• Predicar con el ejemplo: Si no quieres que la gente utilice el móvil en las reuniones, comienza por dejar de usarlo tú mismo (consigue aumentar tu liderazgo empresarial).

Por último, lo más conveniente es establecer políticas y reglas claras sobre el uso del móvil en determinados espacios de la empresa. Además, se debe explicar el porqué de estas medidas y los efectos negativos que generan en la productividad laboral.

Y tú, ¿consideras aceptable el uso del móvil en las reuniones de trabajo? Déjanos tu opinión en los comentarios.

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Este visionario tecnológico, que supo plasmar su creencia de que los ordenadores personales fueran una extensión del ser humano, fue decisivo en el éxito cosechado por el gigante Apple. Según algunas personas que trabajaron a su lado, fue un líder disciplinado y metódico en todos los aspectos de su vida, incluidas las reuniones.

Creadas inicialmente para proporcionar información relevante, discutir ideasg , concretar planes de acción, etc., las reuniones, más de alguna vez, terminan siendo una verdadera pérdida de tiempo, algo que parecía no tolerar el cofundador de Apple. De hecho, en su biografía autorizada han quedado reflejadas algunas anécdotas ocurridas durante reuniones que demuestran su duro carácter.

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5 Claves de las reuniones efectivas por Steve Jobs

1. Deben mostrar pasión

La falta de motivación y pasión es uno de los principales problemas que algunos partícipes manifiestan en las reuniones. Para evitarlo, es trascendental que las personas que asumen un rol de liderazgo transmitan su pasión al resto del equipo.

Steve Jobs pretendía en sus reuniones, que, si existían discusiones, estas fueran apasionadas y críticas. Esperaba que las personas implicadas en cada proyecto dieran el 200% de su motivación, ya que es en ese ambiente donde surgen las mejores propuestas.

Para ello se mostraba entusiasta y convencido de sus ideas, además, su capacidad de comunicación transmitía y contagiaba esta pasión de un modo excelente.

Otro elemento importante para mantener los meetings apasionados y enérgicos es: limitar la participación únicamente a las personas imprescindibles que puedan aportar valor al tema a ser tratado. Esto nos lleva directamente al siguiente punto de la lista.

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2. Solo las personas necesarias

Es un error común confundir a las personas que deben aportar algo en la reunión y, por tanto, tienen que estar, con las que necesitan estar informadas de lo que pase en ella. Para lograr reuniones efectivas, Steve Jobs tenía muy claro que solo los miembros del equipo directamente implicados, cuya presencia fuera totalmente necesaria, asistieran. Esta medida produce grandes ventajas:

• Logra reuniones más concisas, y los miembros implicados se sienten más involucrados.
• Evita el aburrimiento en las reuniones y que este se transmita al resto del equipo.
• Reduce los costes, ya que las personas que no son completamente necesarias
  pueden seguir realizando su trabajo sin interrupciones.

Como anécdota relacionada podemos citar la que cuenta Ken Segall, colaborador de Steve Jobs, en su libro ​Insanely Simple. Según Segall, Jobs comenzó a hablar cuando de repente fijó su atención en alguien de la sala que no debía estar allí. Señalando a Lorrie le preguntó “¿quién eres tú?”, Lorrie, un poco cortada por la interrupción, explicó que le habían dicho que tenía que asistir a esta reunión porque estaba trabajando en unos proyectos de marketing relacionados con el tema. Jobs, al oír esto, simplemente dijo: “No creo que te necesitemos en este meeting, Lorrie, gracias” y, mientras Lorrie se marchaba de la sala, él continuó como si nada de esto hubiera ocurrido.

3. Objetivos y prioridades claras

Las reuniones de Apple no se hacen por hacer: todas tienen la clara misión de
rendir valor tangible, y es por esto que antes de cada reunión los objetivos y las
prioridades de la misma están definidas para todos sus participantes.
Las reuniones efectivas requieren cierta planificación, una agenda y unos objetivos
que se deben cumplir al finalizar. Si la reunión se sale de estos objetivos, comienza a
perder eficacia y su valor se reduce.

En este vídeo grabado durante un retreat de NeXT, una startup que fundó Jobs cuando salió de Apple en 1985, se puede observar cómo, en varias ocasiones, Steve Jobs no duda en cortar las exposiciones del resto de compañeros si ve que estas se alejan del tema principal o los objetivos centrales que se están tratando.

https://www.youtube.com/watch?v=BNeXlJW70KQ

Es fundamental para mantener la eficacia deseada y reconducir la reunión hacia el
objetivo principal, saber interrumpir a alguien cuando es preciso. Normalmente, es la persona que lidera el proyecto quien se encarga de hacer estas interrupciones, sin embargo, todas las personas involucradas deberían tener la confianza suficiente para hacerlo.

4. Asignar responsabilidades personales

Este punto es otra de las claves para potenciar reuniones eficaces. Cada participante debe estar claro de cuáles son sus responsabilidades y de qué preparar. De esta forma, no se producirán atascos y la reunión se desarrollará de manera fluida.

Para lograr la efectividad de sus reuniones de equipo, Steve Jobs designaba un responsable para cada punto de la agenda. De este modo, al finalizar cada reunión, se podía evaluar de manera individual el rendimiento de los participantes. Como resultado, era sencillo averiguar quién había fallado en el cumplimiento de sus responsabilidades si surgían problemas por falta de preparación en algunos de los puntos a tratar.

En Apple llamaban a esta asignación de tareas DRI, siglas de (Directly Responsible Individual), por lo que era muy habitual escuchar en sus reuniones “¿quién es el DRI de este tema?”. En el siguiente enlace puedes leer la opinión de Gloria Lin (formó parte del equipo de ipod de Apple) sobre el DRI.

5. Se debe retar a los participantes

Retar a los participantes es una buena forma de estimularlos para que den lo mejor
de sí mismos. Steve Jobs estaba consciente y, por ello, no dudaba en desafiar a sus
empleados y ponerlos a prueba. Si alguien afirmaba una cosa que no acababa de
convencer a Jobs, este seguía preguntando y hostigando a esta persona hasta que
daba una explicación convincente o retiraba su afirmación sin argumentos.

En Apple, todo el mundo tiene que estar preparado para retar, ser retado y saber defender sus ideas de críticas honestas. ¡Mejor no asistir al meeting si no eras capaz de ello! Por otro lado, las formas en las que Jobs incitaba a sus empleados eran muy
diversas, así lo cuenta Ken Rosen que trabajó en NeXT junto a Jobs. En una
ocasión Jobs pidió a sus empleados que trajeran un producto por el que
sintieran admiración y respeto.

A pesar de que el desafío parecía sencillo, escondía un
complejo objetivo: Jobs buscaba que sus empleados pensaran en las
características y propiedades que hacían a cada uno de los productos elegidos
únicos y valiosos, una manera original de potenciar la capacidad de diseño de
productos de sus empleados.

Ahora que ya conoces la metodología que aplicaba Steve Jobs y Apple en sus
reuniones en aras de que fueran efectivas, puedes extraer tus propias conclusiones e introducir los elementos que creas más valiosos en las tuyas. En futuros artículos, seguiremos profundizando sobre las formas de lograr mayor efectividad en las reuniones por algunos de los líderes de las compañías punteras del mundo.

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