Este visionario tecnológico, que supo plasmar su creencia de que los ordenadores personales fueran una extensión del ser humano, fue decisivo en el éxito cosechado por el gigante Apple. Según algunas personas que trabajaron a su lado, fue un líder disciplinado y metódico en todos los aspectos de su vida, incluidas las reuniones.

Creadas inicialmente para proporcionar información relevante, discutir ideasg , concretar planes de acción, etc., las reuniones, más de alguna vez, terminan siendo una verdadera pérdida de tiempo, algo que parecía no tolerar el cofundador de Apple. De hecho, en su biografía autorizada han quedado reflejadas algunas anécdotas ocurridas durante reuniones que demuestran su duro carácter.

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5 Claves de las reuniones efectivas por Steve Jobs

1. Deben mostrar pasión

La falta de motivación y pasión es uno de los principales problemas que algunos partícipes manifiestan en las reuniones. Para evitarlo, es trascendental que las personas que asumen un rol de liderazgo transmitan su pasión al resto del equipo.

Steve Jobs pretendía en sus reuniones, que, si existían discusiones, estas fueran apasionadas y críticas. Esperaba que las personas implicadas en cada proyecto dieran el 200% de su motivación, ya que es en ese ambiente donde surgen las mejores propuestas.

Para ello se mostraba entusiasta y convencido de sus ideas, además, su capacidad de comunicación transmitía y contagiaba esta pasión de un modo excelente.

Otro elemento importante para mantener los meetings apasionados y enérgicos es: limitar la participación únicamente a las personas imprescindibles que puedan aportar valor al tema a ser tratado. Esto nos lleva directamente al siguiente punto de la lista.

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2. Solo las personas necesarias

Es un error común confundir a las personas que deben aportar algo en la reunión y, por tanto, tienen que estar, con las que necesitan estar informadas de lo que pase en ella. Para lograr reuniones efectivas, Steve Jobs tenía muy claro que solo los miembros del equipo directamente implicados, cuya presencia fuera totalmente necesaria, asistieran. Esta medida produce grandes ventajas:

• Logra reuniones más concisas, y los miembros implicados se sienten más involucrados.
• Evita el aburrimiento en las reuniones y que este se transmita al resto del equipo.
• Reduce los costes, ya que las personas que no son completamente necesarias
  pueden seguir realizando su trabajo sin interrupciones.

Como anécdota relacionada podemos citar la que cuenta Ken Segall, colaborador de Steve Jobs, en su libro ​Insanely Simple. Según Segall, Jobs comenzó a hablar cuando de repente fijó su atención en alguien de la sala que no debía estar allí. Señalando a Lorrie le preguntó “¿quién eres tú?”, Lorrie, un poco cortada por la interrupción, explicó que le habían dicho que tenía que asistir a esta reunión porque estaba trabajando en unos proyectos de marketing relacionados con el tema. Jobs, al oír esto, simplemente dijo: “No creo que te necesitemos en este meeting, Lorrie, gracias” y, mientras Lorrie se marchaba de la sala, él continuó como si nada de esto hubiera ocurrido.

3. Objetivos y prioridades claras

Las reuniones de Apple no se hacen por hacer: todas tienen la clara misión de
rendir valor tangible, y es por esto que antes de cada reunión los objetivos y las
prioridades de la misma están definidas para todos sus participantes.
Las reuniones efectivas requieren cierta planificación, una agenda y unos objetivos
que se deben cumplir al finalizar. Si la reunión se sale de estos objetivos, comienza a
perder eficacia y su valor se reduce.

En este vídeo grabado durante un retreat de NeXT, una startup que fundó Jobs cuando salió de Apple en 1985, se puede observar cómo, en varias ocasiones, Steve Jobs no duda en cortar las exposiciones del resto de compañeros si ve que estas se alejan del tema principal o los objetivos centrales que se están tratando.

https://www.youtube.com/watch?v=BNeXlJW70KQ

Es fundamental para mantener la eficacia deseada y reconducir la reunión hacia el
objetivo principal, saber interrumpir a alguien cuando es preciso. Normalmente, es la persona que lidera el proyecto quien se encarga de hacer estas interrupciones, sin embargo, todas las personas involucradas deberían tener la confianza suficiente para hacerlo.

4. Asignar responsabilidades personales

Este punto es otra de las claves para potenciar reuniones eficaces. Cada participante debe estar claro de cuáles son sus responsabilidades y de qué preparar. De esta forma, no se producirán atascos y la reunión se desarrollará de manera fluida.

Para lograr la efectividad de sus reuniones de equipo, Steve Jobs designaba un responsable para cada punto de la agenda. De este modo, al finalizar cada reunión, se podía evaluar de manera individual el rendimiento de los participantes. Como resultado, era sencillo averiguar quién había fallado en el cumplimiento de sus responsabilidades si surgían problemas por falta de preparación en algunos de los puntos a tratar.

En Apple llamaban a esta asignación de tareas DRI, siglas de (Directly Responsible Individual), por lo que era muy habitual escuchar en sus reuniones “¿quién es el DRI de este tema?”. En el siguiente enlace puedes leer la opinión de Gloria Lin (formó parte del equipo de ipod de Apple) sobre el DRI.

5. Se debe retar a los participantes

Retar a los participantes es una buena forma de estimularlos para que den lo mejor
de sí mismos. Steve Jobs estaba consciente y, por ello, no dudaba en desafiar a sus
empleados y ponerlos a prueba. Si alguien afirmaba una cosa que no acababa de
convencer a Jobs, este seguía preguntando y hostigando a esta persona hasta que
daba una explicación convincente o retiraba su afirmación sin argumentos.

En Apple, todo el mundo tiene que estar preparado para retar, ser retado y saber defender sus ideas de críticas honestas. ¡Mejor no asistir al meeting si no eras capaz de ello! Por otro lado, las formas en las que Jobs incitaba a sus empleados eran muy
diversas, así lo cuenta Ken Rosen que trabajó en NeXT junto a Jobs. En una
ocasión Jobs pidió a sus empleados que trajeran un producto por el que
sintieran admiración y respeto.

A pesar de que el desafío parecía sencillo, escondía un
complejo objetivo: Jobs buscaba que sus empleados pensaran en las
características y propiedades que hacían a cada uno de los productos elegidos
únicos y valiosos, una manera original de potenciar la capacidad de diseño de
productos de sus empleados.

Ahora que ya conoces la metodología que aplicaba Steve Jobs y Apple en sus
reuniones en aras de que fueran efectivas, puedes extraer tus propias conclusiones e introducir los elementos que creas más valiosos en las tuyas. En futuros artículos, seguiremos profundizando sobre las formas de lograr mayor efectividad en las reuniones por algunos de los líderes de las compañías punteras del mundo.

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Al salir de una reunión, es habitual tener 20 o 30 minutos de margen antes de comenzar la siguiente. Por lo general, este lapso se suele malgastar. La poca duración de estos huecos entre reuniones frena, prácticamente, que podamos realizar tareas que requieran un mínimo de concentración.

Si estos gaps entre reuniones suceden una o dos veces por semana, no son un gran inconveniente. Se vuelven un problema cuando son tan habituales que lastran toda nuestra productividad y nos obligan a tener que añadir más horas a nuestra jornada laboral para poder cumplir con todos nuestros objetivos.

¿Cómo aprovechar los huecos entre reuniones?

Agendar de forma más eficiente nuestras reuniones productivas podría ser, en principio, parte de la solución. Por ejemplo, poner una al inicio del día y otra al final, en caso de tener solo dos, nos dejaría el resto de la jornada libre de distracciones. En caso de tener más de dos reuniones, repartirlas a lo largo del día intentando mantener los bloques intermedios lo más amplios posibles.

Seguramente estás pensando que muchas de estas reuniones no son acordadas por ti, o que existen otras partes implicadas como clientes, colaboradores, proveedores, etc. que también imponen sus horarios. En consecuencia, y haciendo lo que está en tus manos, intenta aprovechar al máximo posible los espacios que quedan entre reuniones: es la salida para aumentar la productividad laboral. Existen algunas técnicas que pueden ayudar a lograrlo.

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Técnicas para aprovechar los gaps entre reuniones

En primer lugar, tómate unos minutos al inicio del día para identificar todos los posibles gaps entre las reuniones agendadas y determinar el tiempo del que dispondrás. Luego, crea una lista compuesta por tareas que puedan ser ejecutadas en 30 minutos o menos; de esta manera, comprobarás fácilmente las que has terminado y las faltantes. Para esta lista te presentamos tres opciones: tareas pequeñas, tareas sobre las que vamos a volver o tareas más grandes divididas en pequeñas fases de un mismo proceso.

• Tareas pequeñas: Todas aquellas que no requieran gran concentración y que sean rápidas de solucionar, por ejemplo, el envío de emails, llamadas, lecturas de información etc.
• Tareas sobre las que vamos a volver: Existen algunas que se podrían considerar de larga duración, pero que, en ocasiones, requieren una fase previa de planificación. Por ejemplo, si vamos a escribir un artículo para nuestro blog, podemos hacer una fase previa entre meetings preparando un guion o recopilando información. Del mismo modo, si tenemos que preparar una presentación de resultados, podría venirnos bien 30 minutos dedicados a organizar la exposición.
• Tareas grandes divididas: Otra opción es dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas y asignar cada una de ellas a los pequeños espacios entre meetings. Aunque pueda parecer algo obvio, normalmente no lo hacemos. Con esta división conseguiremos alcanzar pequeños objetivos poco a poco, pero que luego nos ahorrarán un tiempo extra de trabajo.

Por último, al final del día repasa la lista y revisa qué tantas tareas completaste y qué tanto aprovechaste los huecos entre reuniones.

Es importante señalar que también puedes emplear este tiempo en tomar un mini-descanso, relajarte y prepararte mentalmente para la próxima reunión. Socializar y charlar de temas más ligeros con los demás participantes o consultar tus redes sociales. Pero, si te animas a poner en práctica las técnicas que te proponemos, los huecos entre meetings dejarán de ser una pérdida de tiempo.

¿Y tú? ¿Cómo aprovechas los espacios entre reuniones?

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