En materia financiera, el flujo de efectivo es el conjunto de prácticas adecuadas para la recolección, control, desembolso e inversión del dinero. También conocido como manejo de la logística monetaria, implica el seguimiento de todas las entradas y salidas de capital. Cuando dicho control es ejecutado con precisión, el negocio mantiene sus cuentas al día mientras reduce la posibilidad de fraudes y de incurrir en infracciones fiscales.
Por esta razón, es un procedimiento indispensable para el crecimiento de las empresas, especialmente si son pequeñas o medianas, pues estas normalmente requieren de mayor exactitud en todas sus operaciones administrativas. Aunque puede parecer un proceso laborioso si se completa manualmente, un buen software contable especializado contribuye significativamente a agilizar todo el proceso.
En complemento, las empresas pueden adoptar un conjunto de estrategias con el fin de optimizar el flujo de efectivo. A continuación, más detalles.
Automatizar el proceso con un software de contabilidad
Con la cantidad de herramientas digitales disponibles en la actualidad, resulta incomprensible que una empresa lleve manualmente sus registros de flujo de efectivo. Es más, ni siquiera el tamaño del presupuesto es una excusa para las PYMES, pues los software contables mejor reputados ofrecen funciones ajustadas a las necesidades de cada negocio.
Además, algunos programas especializados —como QuickBooks, por ejemplo— disponen de un solo sistema para centralizar todas las tareas contables. Al mismo tiempo, la aplicación es capaz de proveer soluciones adaptadas al ritmo de trabajo, el área de producción o servicio y al organigrama de la empresa. El resultado es ahorro de tiempo y dinero que puede destinarse a implementar estrategias para el crecimiento de un negocio.
¿Qué buscar en una aplicación de contabilidad para mejorar el flujo de efectivo?
1. Capacidad de hacer seguimiento cuando y donde sea
El software contable debe contar con dos características inamovibles para cumplir con esta característica, es decir, contar con app móvil y almacenamiento en la nube. El objetivo es permitir el rastreo de todos los movimientos de dinero en tiempo real y desde cualquier tipo de dispositivo conectado a internet.
2. Personalización
La configuración debe permitir la creación de alertas personalizadas con la finalidad de corregir las posibles situaciones de dificultad antes de que ocurran. Asimismo, el programa puede facilitar la categorización de las entradas y las salidas de dinero al momento de elaborar informes y proyecciones financieras.
3. Conciliaciones bancarias automatizadas
Todo buen software contable organiza de forma automática la información del flujo de caja para luego elaborar conciliaciones bancarias precisas.
4. Panoramas a corto, mediano y largo plazo del flujo de efectivo
Esta cualidad permite escoger distintas escalas temporales en los análisis de flujo de efectivo.
5. Interfaz
La pantalla de una buena aplicación contable es intuitiva, sencilla de entender y con funciones user-friendly (de manejo amigable con el usuario).
6. Acceso a usuarios múltiples
Con el almacenamiento en la nube, los datos sobre el flujo de efectivo pueden estar disponibles para el personal de distintos departamentos en una compañía.
7. Adaptabilidad al momento de operar con distintas divisas
Se trata de un aspecto imprescindible para conciliar los registros de las empresas que realizan ventas internacionales.
8. Seguridad
Evidentemente, la información del flujo de efectivo de un negocio es muy delicada. Por ello, es necesario que el acceso a los datos esté resguardado por varios niveles de encriptación y diversos métodos de comprobación de identidad.
9. Capacidad de integración con otros programas de proveedores externos:
Este aspecto es clave para el intercambio de información del software en otras plataformas (especialmente con los bancos y sitios de ventas).
10. Calidad de la atención al cliente:
El servicio de ayuda al usuario de una aplicación contable debe ser capaz de resolver las necesidades de sus clientes en el menor tiempo posible. Para ello, el proveedor puede ofrecer distintos canales de comunicación (llamada telefónica, chat en vivo, correo electrónico…) y atender cada caso de manera individual.
11. Período de prueba
Cuando los proveedores están seguros de la buena calidad de su software, suelen ofrecer versiones gratuitas válidas durante un tiempo limitado como parte de su estrategia de difusión de la marca. Adicionalmente, dichas promociones sirven para que los clientes prueben la accesibilidad de la interfaz, la adaptabilidad de sus funciones y el nivel de personalización.
Anticipar diferentes escenarios
Una de las actividades más recomendables en la práctica contable es la elaboración de escenarios distintos para el flujo de efectivo. Esto permite contar de antemano con un plan de contención cuando se presenta el peor escenario de circulación de dinero. Es decir, evita improvisaciones cuando hay escasez u ocurren contratiempos relacionados con el manejo de las entradas y salidas.
En contraparte, cuando el escenario es el esperado o mejor de lo proyectado, la planificación previa permite aprovechar al máximo el ingreso de capital en pro del crecimiento empresarial. Al mismo tiempo, un software de contabilidad ayuda a elaborar proyecciones financieras precisas basadas en las tendencias estadísticas del flujo de efectivo y del promedio de gastos.
La importancia de la planificación estacional
- Permite elaborar proyecciones financieras específicas para determinados períodos de tiempo;
- Cuando hay un evento importante —como las ventas decembrinas, por ejemplo— la predicción del aumento de los ingresos puede integrarse a la planificación a corto, mediano o largo plazo;
- Los análisis a corto plazo normalmente incluyen el escrutinio de los cierres diarios de caja durante una o pocas semanas, lo cual, posibilita la detección rápida de cualquier fallo en la contabilidad;
- A diferencia de las proyecciones a corto plazo, los datos de los cierres de caja suelen presentarse agrupados en los análisis a mediano y largo plazo. Ante dichas circunstancias, un software contable se adapta automáticamente a la longitud del período estudiado y aplica el procedimiento estadístico correspondiente;
- Los análisis estacionales del flujo de efectivo facilitan la elaboración de evaluaciones certeras mediante la comparación de la recaudación esperada versus la recaudación obtenida.
Realizar auditorías de forma regular
Las auditorías constantes representan el método más efectivo para detectar fraudes y/o errores de cálculo relacionados con el manejo del efectivo. En este punto, resulta muy práctico contar con una buena aplicación contable, pues, puede ser programada para efectuar inspecciones administrativas cuantas veces sean necesarias.
En añadidura, la configuración del software de contabilidad propicia la creación de recordatorios, así como de entradas personalizadas para la gestión de tiempos límites de producción y de entrega. En paralelo, las auditorías frecuentes de los cierres de caja facilitan la visualización de nuevas tendencias en las ventas o de oportunidades estacionales para la oferta de bienes o servicios determinados.
