Cuando de organizar un evento corporativo en Madrid se trata, la elección de un espacio es crítica; a fin de cuentas, quieres garantizar que todos los asistentes tengan una experiencia agradable y la percepción de tu marca sea muy positiva desde el primer momento, lo que contribuirá con el crecimiento de tu negocio.
Como sabemos su importancia, queremos ayudarte con esto; por esa razón, preparamos una guía práctica donde te explicamos 7 características que debes considerar al buscar espacios para eventos en Madrid y al organizar tu fiesta o tu conferencia. Baja el cursor.
7 cosas que debes tener en cuenta al organizar y buscar espacios para eventos corporativos en Madrid
Establece tu presupuesto
Antes de buscar espacios para eventos en Madrid, es importante que tengas muy claro tu presupuesto, lo que menos quieres es enfrentarte a costos demasiado elevados. Al momento de planificar, incluye el costo del alquiler, la fianza, el servicio de catering, el entretenimiento y la mano de obra, y ten un fondo de contingencia, de un 20 % del presupuesto total más o menos, para cubrir cualquier eventualidad.
Ah, y evita sorpresas financieras poco agradables… Para ello, lo más recomendable es revisar el contrato con lupa y prestar mucha atención a las letras pequeñas; por experiencia, sabemos que hay dueños de venues que incluyen cláusulas sobre pagos adicionales y tarifas de cancelación que pueden disparar los costos.
Elige la mejor ubicación
La ubicación es clave al momento de elegir espacios para eventos corporativos, así que no lo tomes a la ligera. Lo ideal es que consigas un venue accesible para todos los asistentes considerando aspectos como cercanía a aeropuertos, a estaciones de tren y a hoteles para reducir los tiempos de desplazamiento si tienes invitados que viven fuera de Madrid; además, ten en cuenta la conexión con el transporte público para que las personas tengan la posibilidad llegar sin problemas.
Alquila un espacio para eventos accesible y con una movilidad óptima
Al igual que la ubicación, la accesibilidad dentro y alrededor de los espacios para eventos en Madrid es importante. Con esto, nos referimos a que es muy recomendable encontrar un lugar con un estacionamiento amplio y de fácil acceso, algo que los asistentes al evento corporativo agradecerán enormemente, créenos.
Por otro lado, es importante que haya entradas y elevadores accesibles, en especial, para personas con discapacidad física, baños para todos los géneros y rutas de evacuación señalizadas y despejadas. Puede que parezca insignificante, pero cuidar estos detalles garantiza que los invitados se sientan cómodos y en un ambiente mucho más acogedor, lo que mejora la percepción de la marca considerablemente.
Considera el número de invitados
A nadie le gusta estar apretado, de modo que, cuando busques un espacio para tu evento corporativo, asegúrate de que puede acomodar a todos los asistentes de forma cómoda. Lo ideal es que verifiques las capacidades tanto de las salas como de las áreas comunes, y, de ser posible, elijas un venue con distintos ambientes para que los asistentes puedan moverse con libertad, hacer networking y relajarse.
En este sentido, es fundamental que cuides el diseño de flujo, un aspecto que algunos organizadores pasan por alto y puede afectar el éxito del evento. Una vez que sepas en qué espacio para eventos en Madrid organizarás todo, haz un análisis del espacio y asegúrate de que hay caminos despejados y amplios para garantizar la libertad de movimiento y un acceso rápido a entradas y a salidas; así mismo, delimita zonas funcionales claras, como áreas de presentación, comedores y zonas de descanso o de networking, para que los asistentes tengan claro a dónde ir en momentos determinados.
Elige un buen sistema de sonido y de video
Dependiendo del tipo de evento que estés organizando, verifica que el espacio cuenta con pantallas grandes y con sistemas de proyección y de sonido de alta calidad para que el audio se escuche con claridad en toda la sala; además, ten en cuenta la selección de los micrófonos, que pueden ser estacionarios o inalámbricos si quieres que el presentador se mueva con más libertad por el escenario.
La iluminación es otro aspecto a considerar, en especial, para crear el ambiente deseado. En este caso, es bueno tener sistemas ajustables y luces especiales, como focos, para hacer destacar a los oradores o para atraer la atención de los asistentes hacia un punto específico de la sala, y conocer la ubicación de las fuentes de energía para resolver cualquier imprevisto que se presente durante el evento.
Cuida hasta el último detalle de la decoración
Para que tu evento genere impacto, la decoración es un factor fundamental, pero no hablemos de cualquier decoración; la clave es que todos los elementos que haya en los espacios para eventos en Madrid reflejen el estilo de tu marca y transmitan su identidad y sus valores a través de los colores, las formas y las texturas para que los asistentes la recuerden. Bueno, esto se extiende a invitaciones y a materiales promocionales, pues es importante mantener una estética consistente.
Elige al equipo más adecuado para tu evento
Por último, pero no menos importante, hablemos de las personas que te apoyarán el día de tu evento. Para empezar, el servicio de catering es un elemento importante, la comida es lo que más suelen recordar los invitados; por eso, te recomendamos que elijas a una empresa que te garantice calidad y comidas variadas, no olvides que hay personas vegetarianas o veganas, y cuidar este detalle te hará quedar muy bien.
Otro personal importante es el equipo de seguridad y de apoyo para garantizar la fluidez del evento. Ese día, contar con personas que reciban a los invitados y los lleven hasta sus asientos, o les indiquen a los proveedores donde pueden descargar te evitará mucho estrés y garantizará el éxito del evento desde el minuto 1.
Bueno, es necesario que los capacites para evitar confusiones y errores que afecten la experiencia de los asistentes. Por experiencia, sabemos que un equipo bien entrenado y con claridad en sus roles y en sus tareas hace la diferencia.
En conclusión…
La elección de los espacios para eventos en Madrid es una decisión estratégica que puede marcar la diferencia. En cierto modo, los venues se convierten en un “socio” que influyen en el éxito y en el crecimiento de tu marca, por lo que encontrar una instalación donde tus asistentes tengan una experiencia cómoda, agradable y memorable no es algo que debas tomar a la ligera. Ya conoces los aspectos que debes considerar, así que comienza a buscar y a planificar, te deseamos la mejor de las suertes.
