Gracias a la tecnología, las empresas pueden crecer en el tiempo. Y, por tecnología, nos referimos al Enterprise Resource Planning o ERP, un software capaz de optimizar los procesos de negocio, operativos y administrativos de las organizaciones dentro de distintas industrias en una plataforma 100 % unificada y centralizada.
En este artículo, te explicamos mejor qué es un ERP y cuáles son sus principales beneficios para las empresas. Una vez que termines, te darás cuenta de lo potente que es esta herramienta y de lo valiosa que puede ser para ti.
¿Qué es un ERP?
Antes de hablar beneficios (que son muchos, ya lo descubrirás), es muy importante detallar qué es un ERP. Puede que ya lo sepas, pero no está de más recordarlo.
Si piensas en un ERP qué es y para qué sirve, déjanos decirte que es un software que optimiza las operaciones de los negocios y de las empresas a través de la centralización de todas las actividades, como finanzas, recursos humanos, fabricación, suministro, ventas…, en una única plataforma.
Esto permite que todos los departamentos, tanto operativos como administrativos, trabajen de forma más eficiente, dedicando el tiempo a tareas que requieren mucho más tiempo y atención; además, el sistema disminuye el error humano y proporciona una visión más amplia del negocio, lo que permite tomar decisiones más informadas.
Características de un ERP que potencian los negocios
Ya que tienes claro qué es un ERP, detallemos sus beneficios:
Integración y centralización de datos
Un software ERP es capaz de unificar todas las actividades relacionadas con los negocios a nivel operativo y administrativo; por ejemplo, gestión de las finanzas, del inventario, de las ventas, de los recursos humanos… Y lo mejor es que lo hace todo en una sola plataforma, lo que elimina la necesidad de trabajar con múltiples interfaces y aplicaciones, reduce costos y aumenta la productividad.
Bueno, ese no es el único beneficio porque, también, los ERP eliminan la duplicidad de datos gracias a la centralización, algo que facilita una toma de decisiones coherente y fundamentada sobre datos históricos y actualizados. Para que tengas una idea mucho más clara, te traemos un ejemplo práctico y fácil de entender:
Al tener la información de las ventas, del inventario y de las finanzas interconectada, una empresa puede diseñar promociones y otras estrategias de ventas considerando cómo pueden impactar en el inventario y en el flujo de caja.
Módulos y funciones adaptables
Los software ERP son muy escalables, ya que cada módulo y componente del programa puede adaptarse a las necesidades específicas de la empresa, como la gestión financiera, las compras, las ventas, los recursos humanos… La ventaja es que, al estar interconectados, los módulos comparten una base de datos, lo que garantiza coherencia y mejor organización de la información.
Otra característica es que las empresas tienen la posibilidad de escoger los módulos que necesitan para gestionar y para automatizar sus operaciones, algo beneficioso si se cuenta con un presupuesto un poco ajustado. De acuerdo a las necesidades, esos módulos pueden ser cualquiera de los que ves a continuación:
- Módulos básicos, esenciales para el funcionamiento de cualquier empresa, como finanzas y contabilidad.
- Módulos opcionales, que, aunque generales, son necesarios para empresas con características específicas, como inventario o cadena de suministro.
- Módulos a medida, diseñados, específicamente, para cubrir las necesidades únicas de una empresa o de un sector concreto. Esta solución permite una personalización más profunda, pero suele ser más costosa.
Automatización de procesos
Con un software ERP, puedes automatizar procesos manuales y repetitivos. A simple vista, esto se traduce en comodidad, pero el verdadero beneficio es que se reduce la posibilidad de cometer errores humanos y se aumenta la eficiencia de los equipos, que tienen más tiempo para enfocarse en actividades estratégicas que aportan mucho valor y contribuyen al crecimiento de la organización. Es un “ganar ganar”.
Visibilidad en tiempo real
Gracias a su capacidad de centralización, un ERP proporciona un acceso fácil y rápido a datos históricos y actualizados de la organización. Esto es muy relevante para los gerentes y para los líderes de equipos que deben tomar decisiones y organizar estrategias, puesto que tienen datos recientes y precisos para conocer la eficacia de los proyectos o el crecimiento del negocio en un periodo específico.
Escalabilidad
Como ya te comentamos, los software ERP son bastante escalables y lo decimos porque estos programas pueden incorporar nuevas funciones, gestionar más volúmenes de datos y dar soporte a más usuarios a medida que el negocio crece sin necesidad de cambiar de sistema o de hacer restructuraciones muy grandes.
Reducción de costos y mejor uso de los recursos
Cuando las empresas implementan un ERP, se disminuye la necesidad de mano de obra y el riesgo de cometer errores críticos que ocasionen ya sea una pérdida de tiempo o de dinero; así mismo, los datos que centraliza y muestra el software ayudan a identificar ineficiencias, como flujos de trabajo poco óptimos o ciclos de venta con cuellos de botella, y a mejorar el inventario, velo mejor con un ejemplo:
Una empresa de servicios públicos que implementa un ERP para optimizar sus operaciones tiene la capacidad de prever la demanda de repuestos, lo que permite gestionar cualquier incidencia y, al mismo tiempo, optimizar el inventario al no tener demasiadas piezas en stock, lo que representa un gasto.
Mejor trabajo en equipo
La centralización de la información facilita que distintos equipos accedan a los datos de forma simultánea, lo que permite trabajar de forma más coordinada, mejora la comunicación interna y optimiza la ejecución de los proyectos de forma más óptima gracias a la toma de decisiones con base en información 100 % actualizada.
En resumen…
Un software ERP es el cerebro que todas las empresas necesitan. Estos programas informáticos centralizan, gestionan y automatizan los procesos de las organizaciones, permitiéndoles hacer un mejor uso de sus recursos materiales y humanos, tomar decisiones estratégicas y que aporten al crecimiento de la organización, y liberar a sus talentos de tareas repetitivas para que dediquen su energía a otras actividades.
Si quieres que tu negocio tenga un crecimiento eficiente y sostenido en el tiempo, implementa un ERP y comienza a notar el cambio. Atrévete.
