9 Estrategias para reuniones eficaces

¿Sabías que durante el día, al menos se realizan 11 millones de reuniones tan solo en Estados Unidos?, ¿sorprendente, verdad? Y lo que es más sorprendente aún, es que la mitad de ellas no sirven para nada, hablamos de una perdida total del tiempo. ¿Por qué? Bueno, la respuesta se puede encontrar en múltiples factores, pero en general, se debe por la mala planeación y ejecución de una reunión de trabajo.

Teniendo esto sobre la mesa, te invitamos a evaluar la productividad que tienen tus reuniones; evalúa si son efectivas, dinámicas, claras y organizadas. Por lo pronto, ojo con las siguientes estrategias:

1. Participantes

En primera instancia debemos evaluar quiénes son los participantes de la reunión, en este momento debemos preguntarnos dos cosas muy importantes: ¿quién es absolutamente necesario?, y ¿van a asistir más de 15 personas? Con la primera pregunta te aconsejamos ser muy objetivos, en realidad invita a aquellas personas que con su trabajo contribuyen a la realización del objetivo central de la reunión.

Con respecto a la segunda pregunta debemos tener en cuenta una cosa: entre más personas asistan a la reunión, menor será la atención prestada; por lo que te aconsejamos que si en la reunión son más de 15 personas necesarias, es mejor organizar 2 reuniones iguales, de esta manera podrás tener controlada la agenda de la reunión y la atención de los participantes.

2. Tiempo

El tiempo es un componente fundamental para garantizar el éxito de una reunión. Entre menor tiempo se utilice más productiva será nuestra junta. Si por ejemplo, tienes pronosticado que la reunión dure al menos 1 hora, has el ejercicio de reducirla a media; esto no significa que corras para llegar al final, se trata más bien, de no dar lugar a temas que puedan irse «por las ramas».

Únicamente ten en mente una cosa: ¡centrarse en el tema! Te darás cuenta de que gran parte del tiempo que inviertes en una junta, se va en temas externos a la misma junta. ¡De ahora en adelante, solo habla lo que tienes que hablar!

3. Un buen comienzo

El punto de partida es quizás más importante que el final, aquí no hay cabida a malos comienzos. No puedes comenzar con regaños o problemas, lo mejor es dar un comienzo atractivo con una buena anécdota o una frase motivadora, de esta manera lograrás llamar la atención inmediata de tus compañeros y asistentes, y garantizarás la efectividad de tu comunicación.

4. La importancia de un resumen

El comienzo, como te contamos, es importante; y por tanto, requiere de cuidado. Te proponemos después de una pequeña bienvenida, hacer un índice o resumen de lo que se hablará en la reunión. Con esto en mente, incluso escrito en un tablero, los asistentes se contextualizarán muy bien sobre aquello que van a dialogar.

5.  El programa

Ligado a la estrategia anterior queremos resaltar la importancia de tener un programa; este te permitirá tener un panorama general sobre la reunión. Asimismo, con el cronograma podrás mantenerte en tu camino, centrarse en los puntos a tratar y dejar de lado aquello que es segundario y que se puede retomar en otro espacio.

6. Dibuja

Los seres humanos somos muy visuales, ¡todo entra por los ojos! Así que si quieres que tu reunión sea dinámica y fluya, lo mejor es garabatear, tus espectadores estarán pendientes de todo aquello que dices y dibujas. Aquí la creatividad aumentará la atención del equipo y los motivará a participar.

7. Fuera móviles y laptops

Una reunión con éxito se basa en la cantidad de avances y aportes que surgieron allí para lograr tus objetivos, para ellos la atención de los participantes deben estar 100% puesta en la junta, por tanto, los móviles, computadores y tabletas no serán nuestros amigos en este ámbito. Intenta que los participantes de la junta entren sin sus aparatos, con ello harás mucho más fructífera tu reunión.

8. Actas e informe

Al final de la junta siempre queda un registro de lo que se habló, por eso, a la hora de garantizar una junta eficaz, procura designar una persona que se encargue de todos aquellos archivos que pueden irrumpir con la fluidez de tu comunicación.

9. Asignar tareas

Finalmente, para tener una reunión perfecta lo que debes hacer es asignar tareas, determinar quién hará qué y cuándo se hará. Define los perfiles de tus asistentes y quién sería el mejor realizando determinada tarea.

Ahora sí, para que todo lo que te contamos esté más sintético y armado en una sola imagen, te dejamos esta infografía, ¡aprovéchala, es para ti!

Infografía ofrecida por Wrike – Administracion De Proyectos Software

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