Uso de plantillas en la gestión de proyectos: ¿Por qué utilizarlas?

0
113
Hombre utilizando plantilla de proyecto

Es claro que cuando se habla de crear un proyecto pueden aparecer muchos obstáculos o retos que pocas personas se atreven a asumir.

Empezar de cero puede ser una idea que asuste a muchos, pero existen herramientas que ayudan a los empresarios o emprendedores a hacer su vida más fácil. Por ejemplo, las plantillas para la gestión de proyectos brindan grandes beneficios a quienes se decidan por usarlas.

En este artículo conocerás los beneficios de este tipo de plantillas y por qué deberías utilizarlas en tu proyecto.

Uso de plantillas en la gestión de proyectosInfografía ofrecida por Wrike – Software De Administración De Proyectos

¿Qué es una plantilla de proyecto?

Pues bien, para empezar debemos definir a qué nos referimos con una plantilla de proyecto. Estas son bases que puedes emplear para iniciar un proyecto empresarial y que te evitarán iniciar todo desde cero.

Dependiendo de qué herramientas emplees, la plantilla podrá incluir secciones, asignaciones de ejemplo, etiquetas para tareas y mucho más. Básicamente, tendrás todo listo para empezar al contar con esquemas para rellenar tareas, cronologías, dependencias y hasta flujos de trabajo.

Beneficios de las plantillas de proyecto

Plantilla de proyectos

El plan de un proyecto es el modelo que contiene los componentes clave que tu equipo requiere para cumplir los objetivos generales.

En un adecuado plan de proyecto se definen la lista de entregables, el alcance y los plazos. Por eso, las siguientes son las ventajas de usar plantillas de proyecto, ya verás cómo hacen más fácil tu vida empresarial:

1. Ahorro de tiempo

Como ya se ha dicho, este tipo de plantillas está diseñado para que las personas no tengan que poner en marcha desde cero su proyecto.

Por supuesto, esto último implicaría un importante gasto de tiempo y una enorme dedicación, por lo que esta herramienta ayuda a economizar. La persona no tendrá que pensar en crear nuevos formatos o documentos, sino solo en diligenciarlos con la información fundamental.

2. Cubrimiento total

El desarrollo de un proyecto representa tener muchos detalles en cuenta y es posible que alguno pueda escaparse. De acuerdo a esto, las plantillas de proyecto también generan que todos los pasos relevantes sean incluidos. De esta manera, la persona evitará pasar por alto cualquier punto que pueda ser definitivo.

3. Gestión completa

Hay una infinidad de tareas que resultan al momento de empezar con un proyecto. Y sí, hacerlas puede que no sea algo tan complejo, pero mantener un seguimiento de las mismas sí. Para eso, las plantillas de proyecto dan la posibilidad de gestionarlas sin incidencias de principio a fin.

4. Optimización

A lo largo del tiempo, los resultados de tener o ser usuario de las plantillas de proyecto verán la luz. Estas herramientas optimizarán cada proceso en el que intervengan y fomentará una mayor productividad. Cada tarea podrá ser mejorada y cada vez se podrá realizar con gran calidad en menor tiempo.

5. Alcance

A partir de estos elementos, será posible conocer el alcance exacto de los proyectos que decidas emprender. ¿Hasta dónde quieres llegar?, ¿qué quieres conseguir? Estas preguntas podrán tener una respuesta clara. Además, será posible que la asignación de recursos esté definida desde un principio.

6. Éxito

Debes saber que si empleas de forma correcta este tipo de plantillas, estarás más cerca al éxito. Lo mejor de esto es que será un proceso repetible en el que tendrás garantizado la buena realización de las diferentes tareas. La calidad, además, estará asegurada si sigues los pasos que ya te dieron buenos resultados.

Los anteriores son solo seis beneficios o ventajas de las plantillas de proyecto. Seguro son más, pero estas resumen de forma clara las bondades de estas herramientas.

Elementos comunes de las plantillas

Personas planeando un proyecto

Existen una gran cantidad de plantillas de proyecto, pero estas siempre guardarán elementos comunes. ¿Y por qué se da esto? Porque cada uno de estos está diseñado para determinado fin y no dará espacio a grandes variaciones. Los siguientes son los más comunes que puedes encontrar en este tipo de plantilla

1. Formularios de solicitud personalizable

Esta clase de formularios da la posibilidad de añadir nuevos proyectos a tu flujo de trabajo sin complicaciones. Con estos podrás asegurar que la información más importante se ha recopilado anteriormente y de forma ordenada.

2. Tareas y subtareas

En las plantillas de proyecto hay espacios en los que podrás marcar los hitos del mismo. En estos deberás diligenciar todo el contexto, añadiendo los enlaces o las instrucciones cruciales de cada tarea o subtarea.

3. Paneles de control

Este punto es fundamental y es uno de los que mayor relevancia tiene para todo un equipo de trabajo. Por medio de los paneles de control, los colaboradores contarán con la visibilidad de todos los proyectos y la información de fechas y plazos de entrega.

4. Estados de flujo de trabajo

En este apartado, los colaboradores tendrán permitido el conocer en qué punto se encuentra cada proyecto. Esto ahorrará tiempo de trabajo y dejará claro si las cosas están funcionando de la manera correcta o si habrá que hacer ajustes.

5. Diagrama de Gantt y calendarios

Los plazos o tiempos de entrega pueden ser un tema que a veces se complique y que sea difícil de gestionar. Con el diagrama de Gantt y los calendarios, podrás optimizarlos y ajustar las fechas de vencimiento, además de las cargas de trabajo de manera fácil y rápida.

6. Informes

Los informes que se incluyen en las plantillas dan, nada más y nada menos, que la posibilidad de medir automáticamente el rendimiento de un proyecto. La información que estos informes produzcan optimizarán la colaboración en equipos y entre ellos.

Tipos de plantillas más populares

Entre los tipos de plantillas de proyecto más populares que puedes encontrar están los de gestión de tickets y servicios de asistencia, los cuales ayudan a reducir tiempos de respuesta y ofrecer una buena experiencia de servicio al cliente. También están las de seguimiento de OKRs, que permiten definir las metas a alcanzar y hacer el seguimiento de estos objetivos.

Otras muy comunes son las de lanzamientos de productos, entrega de servicios profesionales, gestión de eventos y campañas de marketing. Sin embargo, existe la posibilidad de que tu equipo de trabajo tenga flujos específicos y quieres capturar estos en una plantilla personalizada. En ese caso, podrás conservar detalles como tareas, hitos clave y fases del proyecto que te servirán para uno próximo.

Conclusión

Comenzar un proyecto puede ser una tarea estresante y más si eres el responsable de planificarlo y gestionarlo. Más allá de esto, no importa el tipo de proyecto que lideres, las plantillas te aportarán un punto de partida para que no tengas que crear las cosas desde cero. Además, cuando uses herramientas para gestión de proyectos, este tendrá grandes posibilidades de mantenerse encaminado hacia el éxito.

¡Así que, si estás por iniciar un nuevo proyecto, no dudes en acudir a las plantillas y todos sus beneficios!