Las facturas son documentos legales por medio de los cuales se justifica cualquier intercambio de bienes, siendo de emisión obligatoria tanto para grandes empresas como para PyMEs y personas que ofrecen sus servicios profesionales de forma autónoma. Llevar el control de todas tus facturas puede llegar a ser un verdadero dolor de cabeza si no cuentas con un método estándar de organización que te permita cumplir con tus obligaciones legales y llevar una cuenta adecuada de los costos y ganancias que genera tu actividad comercial. Es por ello que hoy en Negocios y Empresa te traemos las razones por las que necesitas un programa de facturación ¡Empecemos!
¿Qué es un programa de facturación y para qué se utiliza?
Como requisito para entender de qué hablamos es necesario que tengas conocimiento de qué es un programa de facturación. Se trata de un software que nos ayuda a gestionar y mantener el control sobre envío y recepción de facturas. Así de simple.
Y sí, una opción es que armes tu propio sistema de facturación en programas como Excel. Sin embargo, tendrías que dedicarte a crear fórmulas y establecer procedimientos que te llevaría un buen tiempo perfeccionar. Esto es innecesario puesto que en la web puedes acceder a muchas opciones de softwares de facturación gratuitas, como las que encontramos en la web Contabilidae.com, como pagas y con más aplicaciones.
Elementos básicos de un programa de facturación
Independientemente del tipo de software de facturación que decidas contratar, es necesario que conozcas los elementos básicos con los cuales debe contar cualquier programa de facturación:
1. Plantillas de factura: que te permitan no solo emitir la factura de forma rápida y práctica sino que cuenten con todas las características que deben llevar las facturas legalmente como el número de factura; fecha de operaciones y de emisión; datos del emisor y del receptor (como razón social, CIF o NIF y dirección); una breve descripción de los servicios o bienes por concepto de los cuales se emite la factura; precios; impuestos aplicables (IVA y/o IRPF en caso de autónomos) y el importe final de la factura.
2. Posibilidad de visualizar el estatus de la factura: si fue acusado de recibido por el receptor o no, plazos para enviarla a determinado organismo público, etc.
3. Posibilidad de incorporar la firma digital a las facturas emitidas o recibidas.
4. Registro de gastos e ingresos.
5. Lista de proveedores y clientes.
6. Un sistema OCR que permita al software de facturación escanear documentos y transformarlo en un formato editable.
7. Capacidad de crear alertas propias y de enviar notificaciones a clientes o proveedores que nos deban alguna factura o su acuse de recibo.
Razones y beneficios por los que necesitas un programa de facturación
Independientemente de si el programa de facturación que elijas utilizar sea gratuito, pago, de almacenamiento propio (en la computadora) o de almacenamiento en la nube. Un software de facturación te ofrece múltiples beneficios como:
- Ahorro de tiempo, tanto en digitación como en contacto. Con proveedores y clientes, gracias a las funcionalidades de OCR (que escanea los documentos pasándolos a un formato de texto editable). Y de notificaciones solicitando facturas o acuses de recibo.
- Disminución del margen de error en cálculos de importes y de tributación. debido a que ya el o la administradora (o tú, en caso de no contar con el presupuesto suficiente aún para pagarle a un/una profesional aún) no tendrá que sacar la cuenta. El software lo hará de manera automática, para lo cual solo será necesario introducir los valores para calcular.
- Te ayuda a evitar sanciones. Manteniéndote al día con tus obligaciones legales gracias a sus alertas y notificaciones.
- Gestión más organizada de las cuentas de la empresa. Puesto que cuentas con todos los documentos de registro de egresos e ingresos centralizados. Almacenando la información en un solo lugar de manera digital. Esto también te permite una consulta más práctica y rápida.
- Algunos softwares de facturación, como muchos de los que se recomiendan en la web Contabilidae.com, incluso te ayudan a gestionar pagos. Tal es el caso de las nóminas o facturas que deben abonarse cada cierto tiempo a la misma fecha. Quitándote el dolor de cabeza de cumplir con esta obligación a tiempo.
Ahora conoces todos los beneficios que ofrecen los programas de facturación y las razones de por qué necesitas uno para gestionar correctamente tu actividad comercial. Te invitamos a elegir el software que más se adecúe a tus necesidades y facilitarte la vida. ¿¡Qué esperas!?
