Si estás organizando un evento y necesitas contratar un servicio de catering para empresas en Madrid, llegaste al lugar indicado.
En este artículo, te explicaremos por qué definir el tipo de catering, apostar por un menú personalizado y solicitar una propuesta detallada es fundamental para contratar a una empresa que te garantice un servicio que cumpla tus expectativas y haga que tu evento esté en boca de todos.
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1. Define el tipo de catering en Madrid que necesitas
Elegir el tipo de catering para tu evento es el paso más importante, ya que influirá en la duración y en la dinámica entre los asistentes:
- Coffee breaks y desayunos de trabajo. Este catering ofrece cafés de especialidad, infusiones, zumos naturales, bollería artesanal y alternativas saladas ligeras, como mini sándwiches, montaditos o fruta fresca, y es una buena alternativa para formaciones, para talleres, para seminarios o para reuniones internas matutinas.
- Cocktail y finger food. Este catering es la opción ideal si quieres ofrecer aperitivos fríos y calientes de bocado que se consumen de pie fácilmente en presentaciones de producto, en inauguraciones, en entregas de premios o en cierres de proyecto.
- Buffet corporativo. Este tipo de catering ofrece distintas opciones gastronómicas para que los empleados armen su propio plato con opciones frías, calientes y guarniciones adaptadas, y es la opción más adecuada para convenciones anuales, para ferias o para congresos de jornada completa donde hay un número de asistentes alto.
- Almuerzos y cenas ejecutivas sentadas. Este es el formato más formal y común en reuniones del consejo de administración, en comités directivos o en encuentros con clientes de alto nivel, donde se sirve un menú cerrado de dos o de tres tiempos; por eso, requiere una logística más completa (montaje de mesas, vajilla fina, cristalería…) y un servicio de camareros profesional.
En cualquiera de los casos, es importante contar con un proveedor de confianza como MICE Catering.
Esta empresa tiene más de 20 años de experiencia ofreciendo servicios de catering para empresas Madrid; además, cuenta con un equipo especializado en coffee breaks y en almuerzos ejecutivos que pueden diseñar un menú personalizado y adaptado a tu evento y a la imagen de tu compañía.
Cuando quieras organizar tu evento, contar con estos profesionales te garantizará que todo salga mejor de lo esperado.
2. Contrata un servicio de catering que ofrezca una gestión rigurosa de alérgenos
Por si no lo sabías, entre un 15 y un 20 % de los asistentes a un evento de empresa requiere un menú alternativo debido a intolerancias y a alergias; por esa razón, debes trabajar con un catering que cumpla con el Reglamento (UE) 1169/2011 sobre la información alimentaria facilitada al consumidor.
Eso significa que, al momento de definir el menú, la empresa debe listar, de forma muy clara, los 14 alérgenos principales en cada una de sus propuestas; además, detallar su protocolo de elaboración en cocina para evitar la presencia de trazas.
Por último y para evitar que algún inconveniente afecte el evento, solicita que los platos especiales lleguen marcados individualmente o el personal de sala sepa exactamente a qué mesa dirigirlos sin interrumpir la dinámica de la reunión.
3. Pregunta si la empresa de catering en Madrid puede adaptar los platos a la imagen de tu marca
Antes de cerrar el trato, pregunta si el servicio de catering te permite personalizar los detalles de cada plato; por ejemplo, adaptar la paleta cromática de los postres a los colores corporativos o incluir el logotipo en la mantelería, en soportes de madera, en la vajilla o en las picas de madera.
Además, comprueba que el material incluido en la oferta, como cristalería, cubertería de acero inoxidable, bajoplatos o manteles de hilo, se ajusta al nivel de formalidad de tu evento.
4. Solicita una propuesta clara y transparente
Un presupuesto profesional de catering debe especificar cada uno de los elementos operativos que hacen posible el servicio, lo que incluye:
Desglose detallado de partidas
- Gastos de comida y bebida: especificación del menú elegido, número de pases de canapés o de platos, y bebidas, como aguas, refrescos, vinos, cervezas y cafés, indicando si se cobran por consumo real o por tarifa plana de servicio.
- Personal y horas extra: coste del servicio del equipo de cocina, del jefe de sala y de los camareros, estimación de horas previas de montaje, de horas de servicio directo y de desmontaje, y tarifa aplicable si el evento se prolonga más de lo previsto.
- Logística y kilometraje: tarifa de transporte diferenciada según la ubicación de las instalaciones dentro del perímetro de la capital; por ejemplo, dentro de M-30, zonas periféricas M-40/M-50 o municipios de la Comunidad de Madrid.
- Alquiler de mobiliario y menaje: especificación de si el espacio requiere el montaje de barras efímeras, de mesas auxiliares, de mantelerías, de vajilla, de cristalería, de hornos portátiles o de elementos de conservación en frío.
- Limpieza y retirada de residuos: garantía explícita de que el servicio incluye la gestión integral del espacio tras la finalización del evento.
Políticas de flexibilidad y margen de confirmación
Lo habitual en el sector es fijar el recuento definitivo de comensales entre 48 y 72 horas antes del evento; sin embargo, consulta si la empresa de catering trabaja con un margen de seguridad en volumen de comida en caso de que el número de asistentes ascienda a última hora.
Además, revisa las penalizaciones por la cancelación del evento o si existen opciones de aplazamiento sin coste por causas de fuerza mayor.
Algunas preguntas que debes hacer antes de contratar cualquier servicio de catering en Madrid
1. ¿Ofrecen prueba de menú y cuáles son sus condiciones?
La degustación previa te permitirá validar tanto el sabor de las elaboraciones como la presentación visual y el tamaño de las raciones, así que pregunta si la prueba está incluida en el presupuesto inicial o si se cobra de forma independiente.
Además, confirma si los platos servidos en la prueba serán idénticos en gramaje y emplatado a los que se servirán en el evento.
2. ¿El menú se elabora en el lugar o llega totalmente preparado?
Si el espacio no dispone de salida de humos o de cocina equipada, el servicio de catering deberá adaptar su propuesta a platos fríos o utilizar hornos de regeneración eficientes.
Además, pregunta, explícitamente, qué potencia eléctrica necesita el equipo para evitar cortes de luz durante el servicio.
3. ¿Cuáles son la política exacta de cancelación y las condiciones de pago?
Todo lo relacionado con pagos y con políticas de cancelación debe quedar reflejado por escrito para evitar sorpresas en caso de que surja cualquier imprevisto.
Lo habitual en el sector es un anticipo del 30 al 50% para formalizar la reserva. La liquidación del importe restante se hace entre 5 y 10 días antes del evento.
Además, aclara qué porcentaje de la reserva se retiene según la antelación con la que se notifique la cancelación o la necesidad de posponer el evento corporativo.
En conclusión, el éxito del evento dependerá de la planificación anticipada. Semanas antes, define el formato con claridad, solicita un presupuesto claro y bien desglosado, y valida que el proveedor cuenta con la experiencia para ofrecer un menú que se adapte a tu evento y a la imagen de tu empresa.
Ah, y no podemos olvidar que es muy importante trabajar con proveedores experimentados, como MICE Catering.
Como ya te comentamos, esta empresa cuenta con 20 años de experiencia y certificados emitidos por Eventsost, por la Cámara de Comercio de Madrid y por el Ministerio de Industria, que avalan el servicio de calidad que pueden ofrecerte a ti y a tu empresa.
Conócelos mejor, solicita tu presupuesto y deja que te ayuden a hacer brillar tu evento.
