¿Sabías que un simple error de confidencialidad puede costarle millones a una empresa? En la actualidad, la confidencialidad empresarial no es un tema que una empresa pueda tomar a la ligera, ya que se ha demostrado que forma parte de los pilares que protegen todo lo que la organización ha construido.
La confidencialidad empresarial está considerada, para muchos, como un sistema de defensa que no se ve, pero que está listo para proteger lo más valioso del negocio. Empresas grandes y pequeñas enfrentan cada día el reto de resguardar datos sensibles, pero basta con una filtración para poner en riesgo años de esfuerzo y reputación.
¿Estás seguro de que tu empresa está realmente protegida? En este artículo de Negocios y Empresa te hablaremos de la importancia de la confidencialidad empresarial, además de otros aspectos relevantes dentro de este tema. ¡Vamos!
¿Qué es la confidencialidad empresarial y por qué es importante?
La confidencialidad empresarial no es más que el compromiso de una empresa (y todos los que forman parte de ella) de proteger y guardar en secreto la información, teniendo en cuenta que, de lo contrario, podría poner en riesgo a la empresa, afectar su competitividad o, en el peor de los casos, exponerla a robos o malas prácticas.
Es fundamental porque evita que esa información termine en manos equivocadas y, además, permite que las operaciones fluyan sin problemas, cuidando las relaciones con los clientes y otros socios que confían en la discreción de la empresa.
A gran escala son muchos los beneficios de proteger la información confidencial, por ejemplo, mantienes en secreto tus estrategias y procesos. Nadie más podrá replicar lo que haces, lo cual proporciona una ventaja competitiva, un elemento esencial para diferenciarse y hacer que la empresa resalte.
La confianza lo es todo, por esa razón, clientes y socios buscan trabajar con empresas que tomen en serio la protección de sus datos. Al demostrar que la confidencialidad es una prioridad en tu empresa, es mucho más probable que construyas relaciones duraderas.
Otro punto para considerar es que, si no se maneja bien la confidencialidad, una empresa puede enfrentar demandas, multas e incluso dañar su reputación en el proceso. Así que lo ideal es mantener a la empresa dentro de la legalidad y evitar problemas innecesarios.
¿Qué se considera información confidencial?
La información confidencial es aquella que incluye todo lo que puede afectar la competitividad, la seguridad o la reputación de una empresa. Esto puede abarcar cosas muy específicas (como información bancaria o planes de marketing), y va mucho más allá de solo proteger archivos físicos en una caja fuerte.
En el presente, esta información suele convertirse en archivos digitales, documentos en papel, emails y hasta conversaciones que ocurren en la oficina o por videollamada.
Tipos de información confidencial
- Información financiera: Este tipo incluye presupuestos, ingresos y gastos, pronósticos financieros, registros contables, y cualquier dato sobre la salud financiera de la empresa.
- Datos de clientes y socios: Incluyen detalles como nombres, contactos, acuerdos de precios que corresponden a clientes o socios.
- Planes de negocio: Cualquier cosa que revele la estrategia de la empresa para crecer o mantenerse competitiva en el mercado.
- Desarrollos de productos o servicios: Cuando una empresa tiene en planificación objetivos relacionado con nueva tecnología, una mejora de su producto o incluso en nuevos servicios, toda la información relacionada debe ser guardada con mucho cuidado.
- Datos de empleados: La confidencialidad también incluye información personal de los empleados, como detalles salariales, evaluaciones de desempeño, historial, etc.
¿Cómo se debe manejar correctamente la confidencialidad empresarial?
Para manejar adecuadamente la confidencialidad empresarial, es esencial contar con estrategias bien definidas, reglas claras y fomentar una cultura de respeto hacia la información. Esto implica mucho más que simplemente ordenar al equipo que no comparta ciertos datos. También requiere considerar otros aspectos fundamentales, tales como:
1. Establecer políticas de confidencialidad claras
Una política es básicamente un conjunto de reglas escritas que indican qué información debe ser protegida y cómo se maneja. Cada una debe establecer qué se considera información confidencial, quiénes tienen acceso a esa información, y qué debe hacer cada empleado para protegerla.
2. Uso de acuerdos de confidencialidad (NDAs)
Estos son unos documentos legales que tienen el objetivo de exigir que una persona mantenga algo en secreto. Esto puede incluir empleados, proveedores o un socios comerciales. Son llamados acuerdos de confidencialidad empresarial (o NDAs, por sus siglas en inglés)
3. Limitar el acceso a la información
En este caso, es necesario establecer niveles de acceso a la información, permitiendo que solo las personas que realmente necesiten ciertos datos tengan acceso a ellos.
4. Educar a los empleados sobre la importancia de la confidencialidad
No es suficiente con crear reglas, más allá de un documento, los empleados deben entender por qué la confidencialidad es tan importante. Es por eso que muchas empresas suelen ofrecer formaciones periódicas donde se explica a los miembros del equipo cómo identificar la información sensible, qué hacer para protegerla, y qué consecuencias puede tener en caso de que se exponga.
5. Monitorear y auditar regularmente
También es necesario verificar regularmente cómo se están manejando los datos confidenciales, a través de procesos de auditorías y revisiones de cumplimiento. Esto permite detectar riesgos de seguridad y solucionarlos antes de que se convierta en un problema real.
6. Tener un plan de acción en caso de una filtración
Siempre existe un pequeño riesgo de que la información se filtre, por lo cual es indispensable tener un plan de respuesta para casos de emergencia. Este plan debería incluir pasos claros para contener la filtración, comunicarla a las personas o empresas afectadas, y tratar de recuperar el control sobre la información.
Riesgos y consecuencias de una mala gestión
1. Disminución de la ventaja competitiva
La principal razón para cuidar la confidencialidad empresarial es que la información exclusiva es lo que permite que una empresa se diferencie de las demás y logre resaltar en el amplio mundo de la competencia. Al no manejarla bien, la empresa le está dando el poder a las otras de replicar lo que ha logrado con tiempo y esfuerzo.
2. Daños a la reputación
Hoy en día, cuando ocurre una filtración de datos dentro de una organización, es un escándalo que se convierte en noticia en cuestión de minutos, esto hace que la percepción pública se vuelve negativa y, en muchos casos, ni siquiera basta con disculparse o resolver el problema internamente.
3. Pérdidas económicas
Una filtración de información confidencial puede causar pérdidas de varias maneras. Desde la pérdida de clientes y contratos como lo mencionamos anteriormente hasta la caída en el precio de las acciones si la empresa es pública. Además, puede haber demandas legales costosas, y en algunos casos, multas regulatorias si se trata de información personal de clientes o datos financieros que deberían estar protegidos.
4. Riesgos legales
No gestionar la confidencialidad puede traer problemas legales, incluso hay ciudades donde existen leyes claras sobre la protección de la información, especialmente la que respecta a clientes y empleados, cada vez tienden a ser más estrictas, y un mal uso puede ser motivo de multas o sanciones.
También existen muchas leyes específicas de confidencialidad, las cuales protegen secretos comerciales, lo que quiere decir que, en caso tal de que una empresa pierda el control sobre esta información, puede terminar en una batalla para demostrar que ha tomado las medidas necesarias para proteger esos secretos.
5. Pérdida de la lealtad del cliente
Cuando ocurre una gestión deficiente de la información se puede ocasionar una disminución o pérdida de la lealtad de los clientes, ya que lo más normal es que sientan que su privacidad y seguridad están en riesgo. Y en estos tiempos, con la relevancia y el poder que tienen las redes sociales, las probabilidades que un cliente insatisfecho muestre su descontento es muy grande, lo que se traduce en un daño considerable al recomendar a otros que no confíen en el negocio.
Para ti: ¿Cómo generar confianza en los clientes?
Palabras finales
Cabe señalar que los riesgos de violar la confidencialidad empresarial son cada vez mayores, ya que herramientas como el correo electrónico, las redes sociales y las plataformas de almacenamiento en la nube facilitan el acceso a la información, pero también aumentan la vulnerabilidad de los datos. Las empresas deben anticiparse a estos nuevos riesgos tecnológicos e invertir en ciberseguridad.
