La gestión de proyectos es una de las áreas más interesantes y productivas de los nuevos conceptos de gerencia. Se trata de una perspectiva analítica, práctica, precisa y orientada a la resolución, que ha generado resultados muy positivos en las empresas que se han decidido a incorporarla, que son cada día más. Cuando hablamos de gestión de proyectos, nos referimos a un conjunto de metodologías que nos sirven para planificar y dirigir los procesos de un proyecto, abarcando asuntos como los elementos necesarios para su inicio, las personas participantes, los recursos, las etapas para su continuidad, entre otros. Si has sumado esta vital área a tu empresa o emprendimiento, contar con un software de gestión de proyectos versátil y eficaz va a ser fundamental para su éxito.
Infografía ofrecida por Wrike – Software Para Administracion De Proyectos
Ahora bien, seguro habrás escuchado que en casi cualquier área de la vida, la planificación es uno de los elementos más significativos a la hora de conseguir buenos resultados. En la gestión de proyectos esta premisa alcanza su significado más elevado, pues todo se trata justamente de esto: de prever el desarrollo de una iniciativa y contemplar todos los elementos, recursos y escenarios que pueden influir en su realización. Si has incorporado esta área a tu empresa, o trabajas como parte de una oficina de gestión de proyectos, presta atención a estos diez elementos que son fundamentales para diseñar un plan de proyecto perfecto.
Los 10 elementos indispensables para un plan de proyecto exitoso
1. Esquema de justificación empresarial y de las partes interesadas
Este es un elemento fundamental para considerar en las primeras etapas del proyecto. Es importante que todo el equipo involucrado se siente analizar cómo encaja ese proyecto en particular con los objetivos y las metas de la compañía, así como las necesidades que pretenden ser cubiertas con su concreción.
2. Lista de requerimientos y objetivos del proyecto
Vital antes de iniciar a trabajar es tener todos los elementos claros, para que el proyecto no se interrumpa a mitad de camino porque hubo un recurso que no fue contemplado, o nos desviemos de la meta inicial porque fue mal seleccionada. Debe hacerse un papel de trabajo muy claro que contemple todo lo que se necesita desde el punto de vista técnico, humano, operativo y económico, así como los objetivos puntuales que pretendemos alcanzar.
3. Declaración de alcance del proyecto
También es importante que todos los involucrados en el proyecto estén al tanto de su desarrollo, de los recursos necesarios para materializarlo y de la evolución de sus fases. Los problemas de comunicación suelen ser un punto débil que muchas veces ocasiona malos entendidos y retrasos innecesarios.
4. Lista de entregables y fechas de vencimiento estimadas
Hay proyectos que están repletos de pequeñas tareas, y lo ideal para que todas puedan realizarse y avanzar sin problemas, es que el equipo se maneje con una lista de entregables, en la que quede claro lo que debe hacerse, quien es el responsable de cada tarea y especialmente la fecha estimada para la que deberá estar ya realizada.
5. Cronograma detallado del proyecto
También debe estar bajo el dominio de todo el equipo un cronograma detallado del proyecto, en el que todas las áreas puedan tener visualización de su trabajo y del trabajo de los demás, y cómo aportan al resultado final. De esta manera se tiene claridad en la continuidad, especialmente cuando las tareas de un área determinan los avances de otra.
6. Plan de gestión y evaluación de riesgos
Cuando trabajamos en un proyecto generalmente hacemos hincapié en los objetivos, los resultados estimados y los beneficios o soluciones que ello aportará a la organización. Pero también es importante que sean contemplados los riesgos y las amenazas en caso de que una tarea o una etapa no salgan tal como lo estimamos, así como las formas en que reaccionaremos ante ello.
7. Definición de roles y responsabilidades
Un punto clave en el trabajo en gestión de proyectos es que todos los miembros del equipo tengan claro y sin lugar a dudas cuál es su rol y las tareas que tendrán que desempeñar. Esto garantiza que no hayan huecos en la realización de tareas y que no se esquiven responsabilidades.
8. Asignación de recursos
Otro de los aspectos vitales para llegar a buen puerto con el proyecto es la clara y precisa asignación de recursos. Sea que se trata de recursos económicos, de capital humano, de temas logísticos, debe estar dado con mucha claridad lo que se necesita en cada etapa y de qué manera se asignará.
9. Plan de control de calidad
También es importante que contemplemos en nuestro proyecto un plan de control de calidad, que sirva como herramienta para evaluar no solo los avances sino también el hecho de que estemos cumpliendo de manera satisfactoria con los objetivos planteados.
10. Plan de comunicación
Y por último, pero no menos importante, el plan de comunicación es un aspecto que no debemos dejar de lado. Sea una pequeña empresa o una gran corporación, mantener a nuestros colaboradores y compañeros informados de los proyectos, de cómo se desarrollan y de los beneficios que estos traerán a la compañía, aporta en la consecución de un buen clima laboral.
