Cada vez que se acerca el fin de mes, estamos más ocupados que nunca. Este es el momento en que debemos presentar las liquidaciones de nómina, gestionar los pagos, realizar los aportes al Sistema de Protección Social y hacer varios procesos extras que pueden resultar engorrosos y que necesitan de gran cantidad de nuestro tiempo. Por eso, si quieres simplificar procesos en tu empresa, puedes depositar tu confianza en un software de nómina, algo que facilitará y automatizará todo el proceso.
5 claves para simplificar procesos en tu empresa
¿Cómo mejorar el rendimiento de tu empresa? Actualmente, existen muchas herramientas que nos facilitan las tareas del cierre del mes y debemos aprovecharlas al máximo. En este post te queremos contar 5 claves para que mejores tu empresa de forma rápida y eficaz.
1. Divide las tareas y desglosa
Una de las claves más importantes para simplificar los procesos en tu empresa es la división de las tareas en diferentes grupos pequeños. La acumulación de tareas es un gran reto, pues en conjunto estas pueden parecer un proceso complejo, pero si las desglosas podrás encontrarlas mucho más sencillas y fáciles de manejar y distribuir. Lo que puedes hacer es identificar los diferentes pasos del proceso y asignarlos al miembro correspondiente.
Además, puedes diseñar diferentes horarios, no muy prolongados, durante un período de tiempo determinado para que las tareas se distribuyan de manera eficiente. Para apoyarte con esta estrategia, puedes usar un servicio de software que permita que estas tareas sean más llevaderas y que cumplas con los tiempos exigidos, además de minimizar los errores.
2. Mantén un seguimiento continuo para simplificar los procesos en tu empresa
Algunas veces, en el afán por cumplir con estas tareas, nos olvidamos de ciertos elementos importantes. Si desde un inicio estableces fechas para seguir las tareas a realizar, podrás darle una retroalimentación oportuna a tu equipo, para que sean corregidos con tiempo y así, a fin de mes todo salga a la perfección. Por otra parte, puedes estar seguro de que, con esta estrategia, no solo podrás evitar las fallas, sino que también podrás optimizar el proceso y alcanzar los objetivos de tu equipo y de tu empresa. Para esto un software de nómina te permite hacer un seguimiento de tus gastos y retenciones, creando reportes que se pueden compartir.
3. Aprovecha la tecnología
La tecnología sin duda es una de las claves para simplificar los procesos en tu empresa. Aunque parezca evidente, no muchas personas ponen su entera confianza en ella, por lo que suelen complicar los procesos que podrían ser mucho más sencillos. En el siglo XXI debemos aprovechar las plataformas y herramientas digitales a las que tenemos acceso. Los softwares de nómina, precisamente, se han diseñado para hacer los procesos de cierre de mes más eficaces.
Por dar un ejemplo, este software se actualiza automáticamente según las pautas requeridas. Ya sean requerimientos particulares de tu empresa o los que exijan las nuevas políticas y regulaciones. Es gracias a estas herramientas que podrás olvidarte de ajustar los parámetros de forma manual, así puedes concentrarte en las demás tareas que debas realizar.
4. Empodera a tu equipo de trabajo y lleva el control
Para simplificar procesos en tu empresa es necesario trabajar en equipo. En ocasiones, el personal encargado de realizar estas tareas puede frustrarse, por lo que es ideal que los ayudes con las diferentes herramientas digitales. Al facilitar el trabajo de tu equipo, estos se sentirán más seguros con su deber y serán mejores colaboradores. Además, así podrán cumplir con sus obligaciones oportunamente y ahorrarán tiempo. Por otra parte, podrán solucionar problemas, mejorando y asegurando el bienestar de la misma empresa y de todos sus miembros. Con esta estrategia podrás asegurar la involucración del equipo, algo que es vital para el buen funcionamiento de cualquier empresa.
Igualmente, es importante generar reportes personalizados con la información correspondiente. Mediante el uso de un software de nómina, podrás generar estos informes para que estén al día. Además, te permite crear diferentes divisiones de la información para que cada persona pueda acceder a ellos según le corresponda. De esta manera, te aseguras de llevar un control de tu empresa y de cada miembro del equipo. Al tener un registro claro de todos los gastos, prestaciones sociales, retenciones y demás, facilitarás el trabajo de tu equipo, tu empresa cumplirá con lo que es debido y, sobre todo, tendrás la oportunidad de plantear y decidir las reformas que creas convenientes para la estructura interna de tu empresa.
5. Aprovecha la visualización de datos
Ya finalmente, para simplificar procesos en tu empresa es clave visualizar todas las métricas y cifras que has podido recolectar. Si tienes todos estos datos consolidados de manera visual, será más fácil detectar dónde hay anomalías o algo que no está funcionando del todo bien. Muchas veces en las grandes empresas sucede que los errores no se detectan a tiempo, por lo que estos generan trabajo extra. Por otra parte, esta ayuda visual permite que el trabajo pueda ser relevado por diferentes compañeros en caso de cualquier imprevisto.
Lo mejor de insertar un servicio de software es que podrás ver esta información en las diferentes categorías y así establecer dónde hay excesos de gastos o en que área podría haber alguna mejora o beneficio. Además, podrás crear simuladores de terminaciones y reliquidaciones. La tecnología se encargará de la parte más difícil del trabajo, haciendo los cálculos pertinentes, ahora solo queda que uses tu criterio para escoger la mejor opción.
