Cuando te planteas la meta de cumplir con un proyecto, sea de la clase que sea, se hace indispensable encontrar los mejores caminos para lograr llevar a finalidad cada uno de los objetivos que conforman dicho proyecto. Generalmente, estos objetivos se verán representados en términos de resultados, consecuencias, beneficios o estrategias. Ya que son ellos los que fortalecerán e impulsarán tu negocio, es fundamental que apliques metodologías de planificación, dirección de tareas y administración de recursos. La unión de dichas metodologías es conocida como gestión de proyectos.
Sabemos que has aprendido mucho sobre esta área y que seguramente implementas mucho de ella en los diferentes proyectos en los que te involucras, pero para que ella cumpla sus objetivos al 100% se vuelve fundamental que pongas sobre la mesa y apliques dentro del proyecto las siguientes buenas prácticas para la gestión de proyectos. Ya verás como ellas serán las indicadas para facilitarte todo el camino.
¿Estás ansioso/a por conocerlas? ¡Vamos por ello al instante!
¿Quieres gestionar tu proyecto de manera efectiva? Incluye estas 10 prácticas, ¡imprescindibles!
1. Da prioridad a la comunicación
El primer paso para lograr gestionar todos tus proyectos de la manera adecuada y con el alcance del éxito es asegurarte de que se creen y utilicen canales de comunicación eficientes. Esta comunicación se deberá mantener desde el primer día y sin excluir a ninguno de los miembros del equipo de trabajo. Recuerda que todos son esenciales.
2. Siempre es necesario contar con un buen equipo de respuesta
Este equipo será el encargado de responder de la mejor manera ante cualquier inconveniente o problema que surja a lo largo de la ejecución del proyecto. Son aquella primera línea que evitará que el problema crezca sin control.
3. Las reuniones son clave
En ellas se tratan toda clase de temas relacionados con el proyecto. Además, son indispensables para resolver dudas o inquietudes. Es por ello que te exhortamos a dar prioridad a las programaciones de esta. No podrá faltar una al comienzo del proyecto, en ella se reunirá a todo el equipo.
4. Crea un acuerdo detallado
Una buena gestión de proyectos solo se da cuando estos quedan correctamente detallados. Esto se hará a partir de un documento que defina claramente el trabajo. Dicho acuerdo deberá ser conocido, acordado y firmado por todas las partes involucradas.
5. Plan de trabajo, ¡fundamental!
Con el documento anterior ya creado, hace falta ahora crear un plan de trabajo que determine funciones, objetivos y metas a cumplir. Esto de la mano con los pasos que se llevarán a cabo para llevar a término el proyecto. Este plan de trabajo deberá ser divulgado entre todos los miembros del equipo.
6. Deja todo por escrito o documentado
Cualquier tipo de falla, inquietud o duda deberá quedar registrado. Así podrás tenerlas claras y actuar sobre ellas en el momento más adecuado. Esto además evitará confusiones o injusticias a lo largo del desarrollo del proyecto.
7. Busca siempre mejorar el método de gestión
No todo siempre sale como lo esperamos. Es por eso que te recomendamos apelar a la comunicación con tu equipo para reconocer aquellas cosas en las que se está fallando o aquellas que necesitan mejorar. La gestión de proyectos es un proceso en mejoramiento constante.
8. Ten claro que cualquier cambio puede afectar al proyecto
Esta es una enseñanza a la que debe acceder cualquier miembro del equipo. La aceptación de nuevos proyectos o las modificaciones de estos implicarán cambios en presupuesto y gestión. Así que, antes de proseguir, determina las afectaciones y actúa en consecuencia.
9. ¿Cambios en los objetivos? ¡Nuevo acuerdo!
Si los objetivos de tu proyecto han cambiado por alguna u otra razón, es necesario que crees o firmes un nuevo acuerdo. Dicho acuerdo deberá dejar claridad en todas las diferencias.
10. Finaliza con una productiva reunión de cierre
Ella será muy necesaria para discutir todas las lecciones y enseñanzas que dejó el proyecto. Será indispensable para saber cómo actuar en próximas situaciones, siempre con la mejora como objetivo.
Infografía ofrecida por Wrike – Software De Colaboración
A modo de conclusión, vale la pena recordar que para que las prácticas anteriores cumplan sus objetivos deberás tener en cuenta el tiempo, los costes y el alcance. Este conjunto determinará el impacto de tu proyecto y el éxito de aquellos futuros. Si conoces de alguna otra práctica que creas debe hacer parte de esta lista, no dudes en hacérnosla saber.
