Si bien durante años los documentos de Excel han sido el asidero de los datos de las empresas, hoy la tendencia está empezando a cambiar. Nadie niega la utilidad y practicidad de las hojas de cálculo, sin embargo, ya cumplieron su ciclo.
El Excel es una herramienta sumamente útil pero tiene sus limitaciones, especialmente en el momento de la gestión de leads. Actualmente, existen sistemas de gestión específicamente diseñados para facilitar las tareas de ventas.
En esta nota, repasamos cuáles son las limitaciones del Excel y las ventajas de contar con un software de ventas o CRM.
Limitaciones del Excel y soluciones de los sistemas CRM
Está diseñado para ser una hoja de cálculo
No es un reproche: Excel hace su trabajo de manera perfecta. El problema es cuando buscamos soluciones en un programa que no las contempla. La hoja de cálculo ofrece datos simples sin otra información que se pueda usar para evaluar las estrategias de ventas.
En los negocios, es importante acudir a otras herramientas. El problema surge en las pequeñas y medianas empresas para las cuales un software de ventas es demasiado complejo, pero las hojas de Excel tampoco alcanzan. Por suerte, existen sistemas CRM de ventas diseñados para ellas.
No permiten adjuntar archivos
En el negocio de ventas, los anexos son fundamentales para llevar un registro ordenado y completo. Sin embargo, las planillas de Excel no permiten adjuntar archivos de manera simple y rápida.
Los sistemas de CRM, en cambio, ofrecen la posibilidad de integrar archivos, como facturas o presupuestos en las mismas hojas de cálculo.
No ofrece acceso completo al historial de las acciones
Los comentarios en Excel no llevan fecha, salvo que el usuario la agregue manualmente. Esto dificulta el seguimiento de las acciones, por ejemplo, en la tarea de prospección de clientes.
Por otro lado, entre las funcionalidades que ofrecen los CRM podemos encontrar la opción de incorporar filtros de búsqueda y exportación de datos. Esto nos permite conseguir la información necesaria del historial de leads en tan solo segundos.
No es posible sincronizar con calendario
Las planillas de Excel tampoco permiten agregar recordatorios ni sincronizar con el calendario. Ambas acciones son fundamentales cuando hablamos de seguimiento de leads.
El personal de ventas necesita un sistema CRM que permita, una vez creado el lead, realizar un seguimiento del historial, agregar comentarios y configurar recordatorios para la próxima acción. A la vez, necesita que todo esto se sincronice con su calendario para no perder ni un detalle.
Seguir la evolución de un prospecto es complicado
Las hojas de Excel permiten agregar infinitas columnas con comentarios, pero eso solo sirve hasta cierto punto. Los vendedores saben que no es suficiente ni práctico y que, para las ventas diarias, se necesitan otras herramientas de apoyo.
Los sistemas de CRM ofrecen la simplicidad de una hoja de cálculo y además incorporan todas las funciones necesarias para realizar el correcto seguimiento de los leads. No solo permiten todas las facilidades expresadas anteriormente, sino que incluyen, por ejemplo, la posibilidad de llamar directamente desde los listados de prospectos.
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