¿Sabes qué tienen en común las distintas religiones, sistemas políticos, culturales y sociales? Todos se conforman por personas. Existe una organización con un propósito y una estructura. Es cierto que algunas compañías han permanecido vigentes durante el tiempo, mientras tanto, otras se han modificado para perdurar y algunas no han logrado sobrevivir. En este contexto aparece una importante herramienta conceptual: el modelo de sistema viable.
Este modelo es un poderoso instrumento para comprender las organizaciones, rediseñándolas y apoyando la gestión del cambio. Cambio que en la actualidad se da de forma exponencial, lo que hace imprescindible la adaptación de las organizaciones a su medioambiente. Si te estás preguntando cómo hacer un modelo de sistema viable para tu empresa, empecemos por descubrir de qué va este concepto.
¿Qué es un modelo de sistema viable?
El Modelo de Sistema Viable (MSV) es una herramienta que posibilita diseñar y/o diagnosticar la manera en que una organización opera e interactúa con sus distintos entornos: su ambiente político, el público al que ofrece sus productos y servicios y demás organizaciones afines.
¿Qué es el modelo de sistema viable Stafford Beer?
Ahora bien, ¿cómo surgió el concepto de modelo de sistema viable? Fue el Dr. Stafford Beer, teórico de la investigación de operaciones y conocido como el padre de la cibernética de la administración, quien desarrolló este modelo en su libro Brain of the Firm (1972).
El modelo de Beer representa un desarrollo conceptual concreto basado en la teoría cibernética. De hecho, ¿sabes en qué leyes se fundamenta el modelo de sistema viable? Esta herramienta se basa en las leyes más importantes de la cibernética: las leyes de retroalimentación y la variedad requerida.
Mediante su aplicación, se pretende considerar los elementos y la disposición que debería tener cualquier organización para ser viable: las actividades, estructura, interrelaciones y flujos de información.
Pero, ¿a qué nos referimos con viable? Esto significa la capacidad de desarrollo, aprendizaje y adaptabilidad que le permiten a una compañía sobrevivir en medios ambientes complejos y muy cambiantes.
Componentes del modelo de sistema viable según el enfoque de Stafford Beer
Toda organización requiere capacidad de aprendizaje, adaptabilidad y desarrollo para lograr subsistir como sistema. Y todo sistema que presente estas cualidades es llamado sistema viable.
Estos generan modelos que parten del sistema más perfecto que existe: el ser humano. Es por esta razón que se establecen analogías lógicas entre el sistema nervioso central del ser humano y el funcionamiento general de las organizaciones.
De ahí que Stafford Beer se dedicara a diseñar un modelo organizativo basado en el estudio de la forma humana, los músculos y órganos y todos los diversos sistemas nerviosos. Puede considerarse como una generalización de la forma en que todos nos «gestionamos» a nosotros mismos en respuesta a un entorno cambiante.
De esta forma, sus estudios lo llevaron a ver la forma humana como cinco sistemas interactivos. No obstante, más adelante veremos cómo se interpretan cada uno de estos sistemas en el entorno organizacional.
- Sistema 1: Todos los músculos y órganos. Las actividades básicas del sistema, es decir, las partes que en realidad «hacen algo»: la operación.
- Sistema 2: El sistema nervioso simpático que monitorea los músculos y órganos y asegura que su interacción se mantenga estable.
- Sistema 3: El cerebro base que supervisa todo el complejo de músculos y órganos y optimiza el entorno interno.
- Sistema 4: El cerebro medio. La conexión con el mundo exterior a través de los sentidos. Planificación futura. Proyecciones. Previsiones
- Sistema 5: Funciones cerebrales superiores. Formulación de decisiones políticas. Identidad.
Diagrama básico del modelo de sistema viable
La primera idea de Beer fue considerar al organismo humano como tres partes interactivas principales: los músculos y los órganos, el sistema nervioso y el entorno externo (cuerpo, cerebro y medio ambiente).
- Operación: los músculos y órganos. Los bits que hacen el trabajo básico, por tanto, las actividades primarias. Cuando se representa en el diagrama se dibuja como una elipse. Comprende el sistema 1.
- Metasistema: el cerebro y los sistemas nerviosos. Las partes que aseguran que las distintas unidades operativas funcionen juntas de manera integrada y armoniosa. Se representa como un diamante. Comprende el resto de los demás sistemas.
- Entorno o Medio ambiente: las demás partes del mundo exterior que son de relevancia directa para el sistema foco. Se dibuja con forma ameboideal.
Las flechas indican las formas en que interactúan los tres elementos: información y movimientos de personas, dinero o bienes.
Componentes del modelo de sistema viable aplicado a una empresa
En el modelo de sistema viable la empresa se analiza como un todo y se desagrega en sus diferentes unidades productivas. Es decir el sistema global se desagrega en subsistemas, cada subsistema en sub-sub- sistemas y etc. En este sentido, un sistema viable se compone de cinco funciones o subsistemas que interactúan y que pueden asignarse a aspectos de la estructura organizativa.
Función de implementación o sistema 1
Se conforma por las actividades primarias (viables), que son las que representan el quehacer de la organización. Estas constituyen la esencia y razón de existir de la organización, dotándola de sentido y definiendo su identidad.
Función de coordinación o sistema 2
Su función es sincronizar el ritmo de la acción social de la empresa y de la programación de todas las operaciones y tareas necesarias. Posibilita que todas las tareas primarias tengan objetivos globales, es decir, que todos hablen el mismo idioma.
Algunos ejemplos de mecanismos de coordinación son: las herramientas de manejo de datos, los sistemas de información, las redes electrónicas, así como los comités, las secretarias y los cronogramas.
Función de control o sistema 3
Se encarga de la medición del comportamiento organizacional interno: «el adentro y el ahora». Este se relaciona con aquellas funciones que tienen que ver con la implementación de políticas, los responsables del quehacer organizacional y las personas que llevan a cabo las tareas en las empresas.
Estas transacciones internas a las que nos referimos están agrupadas en tres aspectos fundamentales. Estos son: los aspectos legales y normas corporativas, la distribución de recursos físicos, humanos y financieros y el cumplimiento de responsabilidades.
Este sistema cuenta con un subsistema interno llamado Sistema 3* que tiene el objetivo de auditar e investigar en forma similar a los controles en las compañías. Por ejemplo, acerca del estado de las edificaciones, la administración de los recursos, auditorías contables etc.
Función de inteligencia o sistema 4
Tiene su ámbito de acción en el ambiente externo de la organización: «el afuera y el mañana». Se preocupa por su prospectiva y desarrollo futuro, constituyendo así la piedra angular para lograr su adaptación.
Para ser más específicos, este sistema establece los derroteros relacionados con las exigencias de los distintos actores que interactúan con la empresa (clientes, proveedores, entidades regulatorias, etc.), así como el comportamiento del mercado (oportunidades y amenazas).
Función política o sistema 5
Posee una función normativa, pues dispone de la información necesaria y suficiente para abordar de forma adecuada los procesos administrativos de toma de decisiones. Define el rumbo de acción efectivo para la empresa, cuidando la integridad y la identidad organizacional del sistema.
A modo de resumen, se puede afirmar que los tres primeros sistemas se preocupan por el «aquí y ahora» de las operaciones de la organización. Por su parte, el sistema conocido como Inteligencia (sistema 4) se preocupa por el «allí y entonces»: respuestas estratégicas a los efectos de las demandas externas, ambientales y futuras sobre la organización.
Y por último, el sistema denominado Política (sistema 5) se ocupa de equilibrar el «aquí y ahora» y el «allí y entonces» para dar directivas políticas que mantengan a la organización como una entidad viable.
Características de un sistema viable
Stafford Beer define un sistema viable como aquel que es capaz de adaptarse al medio en cambio. Ahora bien, ¿cómo es esto posible? Para que esto pueda ocurrir debe poseer tres características básicas:
- Autorganizarse: mantener una estructura constante y modificarla de acuerdo a las exigencias (equilibrio).
- Autocontrolarse: mantener sus principales variables dentro de ciertos límites que forman un área de normalidad.
- Poseer un cierto grado de autonomía: disponer de un suficiente nivel de libertad determinado por sus recursos para mantener esas variables dentro de su área de normalidad
Ventajas y desventajas del modelo de sistema viable
A pesar de que existen distintos tipos de modelamiento de organizaciones, el MSV permite modelar la organización o, rediseñarla si es necesario, mediante la visualización de esta como un ser vivo.
Sabemos que un ser vivo es capaz de adaptarse a condiciones desfavorables mediante distintos mecanismos. Por tanto, lo que propone el MSV es aplicar los mismos mecanismos a una organización, flexibilizándola para que pueda lidiar con los cambios externos e internos y logre perdurar en el tiempo.
La principal ventaja del modelo de sistema viable es que permite establecer una plataforma estratégica para dirigir el cambio. Posibilita, mediante una sinapsis entre los futuros proyectos y los que hoy son el producto del quehacer de la organización, buscar la condición de adaptación y viabilidad de la misma sobre los cambios del entorno.
Así pues, cabe señalar que esta herramienta rompe con la forma tradicional de ver las organizaciones con estructuras jerárquicas. El caso es que este tipo de estructuras trabajan con un modus operandi lento y rígido, el cual no es suficiente para hacerle frente a la tasa de cambio y a la alta complejidad a la que hoy se enfrentan las organizaciones.
En cuanto a la desventaja que el estudio del sistema viable podría generar, es importante señalar que este se sustenta en teorías que comprende la cibernética organizacional, las cuales pueden resultar complejas y extensas.
Esto involucra un elevado nivel de dificultad, tanto en lo que respecta a su entendimiento como a la hora de su implementación. Aspecto que exige un alto grado de preparación por parte de los analistas o gestores que se dispongan a aplicar el MSV en una organización.
Sistema viable: ejemplos
Con el propósito de favorecer el entendimiento del modelo de sistema viable, proponemos un estudio realizado en Entrekarga S.A. Esta es una empresa de Bogotá dedicada al transporte de mercancías y productos de toda índole. En los últimos años ha logrado afianzarse como un operador logístico administrando la cadena logística desde Puertos, Plantas, y centros de Distribución con cubrimiento a todo el territorio nacional.
Partiendo de las necesidades de la empresa de ser viable en el tiempo y considerando los modelos de cibernética organizacional, se decide implementar el modelo de sistema viable en la empresa.
Sistema 1
Área encargada de realizar las funciones que generan la rentabilidad de la compañía. En el caso de Entrekarga se tienen tres áreas de la compañía que pertenecen a este sistema:
- Operaciones: Son los encargados directos de atender las necesidades de los clientes mediante la asignación de rutas, vehículos y conductores.
- Seguridad: Comprende dos funciones fundamentales: vigilar que durante el trayecto de determinado vehículo todo se desarrolle de manera correcta y ser un soporte para todas las áreas brindándoles tranquilidad en sus funciones.
- Mantenimiento: Son los responsables de que los vehículos se encuentren en perfectas condiciones. Adicional al estado de los vehículos, también se encarga del aspecto locativo de la compañía.
¿Qué problemas presenta este sistema? La debilidad se concentra en uno de los actores más importantes para la operación de la empresa: los conductores. Este grupo de empleados no es reconocido en la organización como un área operativa sino que se identifican más como un recurso que utilizan para el movimiento de los vehículos y cumplen solo unas funciones determinadas.
La consecuencia de esto se refleja en la falta de motivación y sentido de pertenencia que sufren. ¿Ya sabes cuán perjudicial es esto en una empresa? Si no es el caso, te recomiendo aprender un poco sobre el concepto de salario emocional.
En cambio, si fueran tenidos en cuenta como un área adicional, ellos podrían empezar a sentir que sus funciones son relevantes para la operación y se pueden alinear sus objetivos con los de la empresa logrando un mejor desempeño de las actividades primarias de la empresa.
Sistema 2
Este sistema, así como los siguientes, forman parte de las actividades gerenciales, las cuales administran y controlan la operación, buscando mantener siempre el orden y la unión en la empresa.
Aunque al momento del estudio este sistema no presentaba problemas notables, la empresa implementó el procedimiento de acciones correctivas y preventivas con el fin de promover acciones de mejora. Los siguientes departamentos son los que colaboran con la antioscilatoriedad del negocio: talento humano, contabilidad, facturación y compras.
De forma adicional, se propone la implementación de algunas prácticas y políticas antioscilatorias dentro de la empresa:
- Realización de encuestas a los empleados
- Reuniones semanales contando con una representación de los conductores
- Capacitaciones a los conductores en cuanto a los objetivos y necesidades de la empresa.
Sistema 3
Este sistema del modelo viable se encarga de controlar las funciones que se realizan en los dos sistemas anteriores, así como de que la comunicación entre ambos ocurra de forma eficiente.
La empresa cuenta con directores de cada área que se comunican entre ellos. Pero aunque todos buscan el bien común de la compañía, puede que en ocasiones pongan sus intereses y los de su equipo de trabajo por encima, por lo que se pueden llegar a cometer errores que afecten el desempeño del trabajo.
Debido a esto, es el gerente quien se encarga de controlar la comunicación y la toma de decisiones de manera eficiente. Esta persona se encarga de la operación interna e inmediata y obtiene los resultados por medio de determinados indicadores. No obstante, se recomiendan tener en cuenta otros indicadores como son:
- Cantidad de conductores que fueron despedidos o renunciaron a la empresa: Lo que se busca es minimizar la rotación de los conductores con el fin de reflejar estabilidad en cuanto a su personal y crear un mayor compromiso dentro de la empresa.
- Cantidad de viajes que no fueron realizados con éxito: es necesario medir el porcentaje de error en la operación, lo que posibilita identificar las causas de las fallas para así aplicar correctivos que permitan el funcionamiento óptimo.
Sistema 3*
Es el encargado de auditar que todo esté marchando de forma correcta y legal dentro de la empresa, también de la interacción entre el Sistema 1 y 2. Para realizar esta función no se cuenta con una persona en específico dentro de Entrekarga, pues es una función que en parte se le ha delegado al gerente pero que necesita ser profundizada aún más.
Se propone la presencia de una persona o equipo nuevo encargado de auditar que todo esté marchando bien entre las diferentes áreas y que estén realizando su trabajo de forma acertada bajo los marcos legales dispuestos en Colombia.
Es necesario que cuente con conocimiento acerca de lo que se realiza en las áreas de la empresa que pertenecen al Sistema 1 y al Sistema 2, pues su inmersión en el día a día del trabajo de diferentes empleados es lo que más aportará a su conocimiento y experticia en los diferentes cargos. Así pues, será capaz de desarrollar su trabajo de mejor manera.
Sistema 4
Corresponde a la planeación del trabajo y la forma en que este se realiza en un futuro.
En Entrekarga hay una persona encargada de llevar esta función a cabo y es el gerente, quien es el puente o canal de comunicación entre la empresa y su mundo exterior. Es quien está al tanto de la parte comercial, las tendencias del mercado, las normativas que surgen, así como actúa de filtro para la información que va a llegar a la junta directiva. Sin embargo, es vital la importancia de este ente con el resto de las áreas de la compañía.
Sistema 5
Este sistema se encuentra en la empresa representado por una junta directiva, donde se encuentran algunos accionistas de Entrekarga. Aquí se toman las decisiones más importantes acerca de la empresa con la mayor transparencia, honestidad y responsabilidad.
La junta se reúne con el gerente para hacer un seguimiento del funcionamiento actual, observar la evolución de algunos indicadores fundamentales en el desempeño del trabajo y analizar el sector y su posible comportamiento. El fin es tomar decisiones que guiarán el rumbo de la empresa en un futuro.
Aquí se cuenta con un presidente de la junta que viene siendo la máxima autoridad dentro de la compañía. Es el encargado de monitorear que la comunicación y las funciones se estén llevando a cabo de forma correcta entre el Sistema 3 y el Sistema 4.
Conclusiones del ejemplo de sistema viable
De esta forma se puede concluir, según el estudio realizado mediante el sistema viable, que para que la empresa logre ser del todo viable necesita implementaciones que permitirán mejorar su operación.
Palabras finales
La idea que se busca con el estudio del modelo de sistema viable es construir una organización que pueda considerarse una unidad autónoma. Que tenga identidad propia y capacidad para adaptarse a los cambios del ambiente externo. ¿Qué significa esto? Ello implica responder no solo a los eventos cotidianos, sino también a tener el potencial para enfrentar eventos inesperados: nuevas tecnologías, iniciativas de competidores, tendencias del mercado, etc.
Para terminar, podemos decir que las organizaciones han sido, son y serán un actor determinante en la sociedad. Por lo mismo, es importante la aplicación de modelos sistemáticos aplicados a su estructura, los cuales le permitan un desarrollo óptimo y estable en el tiempo.
Te invitamos a que profundices un poco más en el tema y te asesores de las personas indicadas. Lo importante es que hagas uso de esta herramienta y le des a tu organización el giro de timón que necesite.
