A la hora de planificar un evento de ocio es habitual tener dudas sobre el lugar a elegir para celebrarlo. Puede ocurrir que no les queda cerca la ubicación a todos los invitados o, simplemente, el tamaño del local no es el más adecuado para la cantidad de personas que van a asistir. Para evitar cualquier situación que genere una mala experiencia, hay que considerar distintos factores comerciales y legales que permitan celebrar el evento sin inconvenientes.
El alquiler de salas para eventos depende del tipo de evento, el tamaño y diseño de la sala, la cantidad de invitados y la cercanía al punto. También se evalúa el precio del alquiler de la sala para el evento y las condiciones del contrato. Es una decisión inteligente y estratégica elegir el local ideal entre tantas opciones para celebrar eventos de acuerdo a los siguientes factores:
1. La ubicación del local
Las salas para celebrar eventos pueden estar ubicadas en una calle reconocida o alejadas del centro. La ubicación más conveniente depende del tipo de evento. Por ejemplo, los cumpleaños infantiles suelen celebrarse en una zona tranquila sin mucho tránsito de vehículos. Si es un evento más formal como una boda o graduación, queda mejor en el centro de la ciudad.
En cualquier caso, es importante que el local tenga buena accesibilidad, fácil aparcamiento y buenas comunicaciones para el transporte público. La idea es que no sea difícil llegar a la sala de eventos ni la dirección sea confusa.
2. Cercanía a los invitados
Junto a la ubicación, es preciso definir la cercanía de los invitados al local. Esto no necesariamente está relacionado con el lugar de residencia, sino con el lugar de trabajo o estudio. Es esencial que al menos la mayoría pueda movilizarse cerca del sitio para asegurar un buen nivel de asistencia al evento de ocio.
3. Las dimensiones de la sala de eventos
Casi siempre el alquiler de salas para eventos en Madrid es mucho más económico y rentable cuando el espacio es pequeño. Pero no sería una opción adecuada si las dimensiones no son suficientes para el evento a desarrollar o la cantidad de invitados. Lo recomendable es tener una lista de invitados y las actividades a realizar en el evento para estimar qué dimensiones son las más apropiadas.
4. Bueno diseño y accesibilidad
Alquilar sala para eventos con un diseño universal y accesibilidad es determinante para hacer un evento de ocio. Es recomendable que sea un lugar seguro y amable para las personas mayores, carritos con bebé, niños pequeños y personas con movilidad reducida. Son criterios que deben tomarse en cuenta porque nunca se sabe cuándo se necesitarán. Aunque solo quede como una cuestión de responsabilidad social, es bueno evitar cualquier situación incómoda en el evento.
5. Las condiciones del contrato y el precio de alquiler
Uno de los criterios legales más importantes para alquilar un local de eventos son las condiciones del contrato que estipulan el plazo del alquiler (por horas o días), gastos adicionales, penalizaciones, servicios y otros. Están vinculadas con el precio del alquiler, que debe ser coherente con lo que ofrece la empresa de salas para eventos y las condiciones legales.
6. Evaluar varias opciones de salas
Antes de elegir el local, es mejor evaluar varias opciones de salas de eventos. Algunas son más económicas que otras, aunque ofrezcan los mismos servicios (baños, estacionamiento, mesas, sillas, barra, cocina, anfitriones, etc.).
Sin embargo, no es lo mismo un local lejos de los invitados a un precio menor que uno más cercano por un mayor precio, por ejemplo. Se pueden conseguir locales con opción de pagos por cuotas o reservaciones por un porcentaje.
Una inversión adecuada es lo más recomendable tanto para la accesibilidad de los invitados como la comodidad y seguridad. Pero todo depende del presupuesto del cliente y lo que más convenga para el evento.
