¿Qué es lo más laborioso en el proceso de venta de una empresa? Para muchos, aunque suene raro, es el cobro de los servicios o artículos. Generalmente, creemos que obtener el dinero por un trabajo bien logrado genera un sentimiento de alegría, especialmente en las personas que laboran en pymes, pero muchas veces, en realidad, recibir ese dinero se vuelve un verdadero dolor de cabeza. Para que esto no suceda, la automatización de cobro de facturas es un procedimiento que debemos implantar. ¡No te pierdas las ventajas que esto conlleva! De una vez te advertimos que verás una evolución en el engranaje central de tu empresa.
5 Ventajas en la automatización de cobro de facturas
1. Reducción de tiempo
Horas y horas es lo que puede invertir una persona o un equipo de trabajo cuando va a facturar los productos o servicios que se venden. Pensemos por un momento cómo se realiza de forma tradicional… Se hace una venta e inmediatamente se procede a la facturación, allí se debe disponer información de todo tipo: detalle del producto o servicio, datos personales del cliente, método de pago, valores estipulados, fecha de emisión y, en algunos casos, firma de autorización.
Imagínate ese proceso una y otra vez, por cada bien o servicio vendido. ¿Ves? ¡Es demasiado tiempo! Con la automatización de cobro en las facturas, tus colaboradores jamás tendrán que invertir tiempo llenando una por una las facturas, pues estas vendrán con la información preestablecida.
2. Rastreo de procesos de cobros
Otra de las grandes ventajas de automatizar las facturas de cobro, es que, dependiendo del caso, podrás hacer búsquedas del estado de dichas facturas. Verás, en el mundo empresarial, la emisión de una factura no es sinónimo del cobro inmediato del producto o servicio. Una práctica habitual entre pymes y autónomos es el acuerdo de pagos a plazos.
No obstante, para evitar que en tu empresa no haya liquidez, el rastreo de cada uno de los procesos de cobro será fundamental. Pues tendrás la oportunidad de revisar el estado de pago de cada una de ellas y en ese sentido, proyectar la distribución de tu capital y la liquidez del mismo.
3. Versatilidad en los tipos de facturación
La emisión de facturas en la actualidad, no se hace de una sola manera. Algunas empresas prefieren el formato impreso, mientras que otras el digital o las facturas electrónicas. Sin embargo, la automatización en los procesos de cobro no influye en el mecanismo de facturación con el que trabajen las empresas, simplemente se adaptarán a tu sistema y te brindaran un panorama detallado de cada una de tus facturas, los recaudos y los pagos hechos. Todo al alcance de un solo click.
4. Reducción de costos operativos
Como bien sabes, promover e implantar sistemas de automatización en los procesos de producción en tu empresa, implica establecer acciones rápidas y efectivas sin la necesidad de intervención humana.
Con ello suceden dos cosas importantes; por un lado, se establece un sistema de control y supervisión que no da cabida a error alguno, pues los sistemas electrónicos a demás de ser autónomos, aseguran la eficiencia al 100%. Por otro lado, al invertir en una automatización, como la de los procesos de cobro, los sueldos y pagos que destinabas para que alguien hiciera esta labor desaparecerán, por lo que verás inmediatamente una reducción de costos operativos. En resumen: más eficiencia, menor gasto de dinero.
5. Integración de procesos
Con la automatización de cobros tendrás la capacidad de integrar varios procesos en uno solo. Por ejemplo, podrás crear programas de recaudo para generar automáticamente acciones cobro; mientras que, el sistema de facturación electrónica gestionará el envío automático de las facturas y cobros (que, además, son completamente personalizables) para dar paso al pago de cuentas, donde directamente podrás verificar y controlar el estado de tus egresos e ingresos.
En este ejemplo, te darás cuenta que existen al menos tres procesos reunidos en uno solo. Con la automatización el aunar procesos será una tarea ya hecha, que a su vez te permite visibilizar un contenido que antes sería difícil de observar: monitorear en tiempo real el estado financiero de tu empresa y sus operaciones.
6. Autonomía en los procesos contables
La información financiera de tu empresa, solo te pertenecerá a ti. Basta de buscar personas externas que estudien y controlen el estado financiero de tu empresa. Cuando promueves la automatización de cobro de facturas, el sistema que utilices y su base de datos, te permitirá conocer de primera mano el estado financiero en tiempo real de los procesos de venta que ocurren allí, por lo que podrás prescindir de actores externos que te reporten lo que el sistema ya hace.
Esperamos que con las ventajas que te mencionamos, te animes a establecer una automatización en el cobro de las facturas. Verás que más que una herramienta, será tu aliada a la hora de analizar, monitorear y controlar procesos adyacentes. ¡Jamás te arrepentirás de esta decisión! 😀
