Automatización de ventas | Qué es y para qué sirve

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Qué es y para qué sirve la automatización de ventas

Las innovaciones tecnológicas llegaron para hacerle la vida más fácil a los empresarios. Si pensabas que los procesos en tu organización se realizarían siempre de forma manual, la automatización de ventas te resolverá todos tus problemas. En definitiva, recurrir a la tecnología como estrategia para cumplir tus objetivos impulsará los ingresos de tu compañía. 

Así que, este es el momento para terminar con las jornadas de trabajo infinitas, embudos de ventas incompletos, información desorganizada, falta de comunicación y muchos otros procesos organizacionales erróneos. En este artículo queremos contarte los beneficios de automatizar la fuerza de ventas para potenciar el rendimiento en cada una de las áreas de tu empresa. ¡Veamos más! 

¿Qué es la automatización de ventas?

Qué es la automatización de ventas

Se le conoce como una alternativa para eliminar las tareas repetitivas y rutinarias que consumen mucho tiempo en una organización. La automatización de ventas utiliza herramientas de software para simular las acciones humanas en conjunto, logrando de esta manera dedicar mayor atención a tareas prioritarias.  

El uso de esta tecnología permite minimizar las actividades manuales para gestionar tareas recurrentes con eficiencia y precisión. Incluso podemos decir que, al automatizar la fuerza de ventas, las tareas más comunes se efectúan de forma autónoma, pero sin reducir la calidad en las interacciones. 

Por lo tanto, para emplear correctamente las herramientas de automatización de ventas es ideal tener una buena estrategia definida. Mientras que lejos de ser una metodología para sustituir la fuerza de trabajo, más bien es una alternativa para optimizar los recursos y aprovecharlos al máximo. ¡Todos los procesos empresariales deberían contar con esta herramienta! 

¿Cuáles son las ventajas de automatizar el proceso de ventas?

Ventajas de aplicar la automatización de ventas

La automatización de ventas genera grandes beneficios no solo para el equipo de ventas, sino también para toda la organización. Esta herramienta ofrece integraciones para acortar las distracciones en el embudo de ventas y para elevar la productividad en la gestión de los agentes comerciales. No obstante, si aún no sabes por qué debes emplearla en tu empresa, te dejamos algunas razones para que conozcas lo que pueda aportar: 

1. Aumentar las ventas

Una de las principales ventajas de la automatización de ventas es cerrar clientes en el menor tiempo posible. Al automatizar la fuerza de ventas, el ciclo de persuasión será más efectivo, por lo cual el volumen de transacciones efectivas aumentará de manera considerable. Así pues, cada uno de los participantes de la organización estará enfocado en conectar con clientes potenciales ofreciendo un servicio de mayor calidad. 

2. Ahorrar tiempo

El sistema de automatización de ventas facilita la gestión de tareas administrativas para que los vendedores no pierdan minutos en actividades que no los acerquen a la meta comercial. De hecho, en un estudio reciente se ha demostrado que los trabajadores pueden utilizar más del 50% de su tiempo en dichas tareas. Por ende, esta metodología se encargará de organizar las tareas repetitivas en una plataforma para gestionarlas automáticamente. 

3. Reducir costos

Con la automatización de ventas puedes ahorrar recursos, ya que no tendrás que invertir en la contratación de nuevo personal para gestionar tareas frecuentes. Por otro lado, al automatizar la fuerza de ventas tendrás la posibilidad de implementar estas estrategias sin tener que realizar inversiones en equipos o espacios físicos para laborar.  

4. Comprender a los clientes

Otra de las ventajas de la automatización de ventas es que recopila información para conocer el perfil de cada uno de tus clientes. Sin duda, esto brinda las bases necesarias para idear estrategias que conecten mejor con las necesidades del público. Además, una vez tenemos los datos almacenados, será más fácil generar propuestas comerciales que promuevan de forma directa la conversión de prospectos a cliente potencial. 

5. Estandarizar los procesos

El uso de herramientas para la automatización de ventas ofrece a las organizaciones la creación de un sistema de respuestas y procesos estandarizados. Por esta razón, esta plataforma combina en un software instrucciones precisas, fáciles de seguir tanto para la inteligencia artificial como para los colaboradores. Así pues, cada persona que ingresa a la organización no dependerá de un capacitador para desempeñar sus labores. 

6. Recopilar datos

La automatización de ventas recolecta y almacena datos para generar un seguimiento de la información en tiempo real y de manera automática. Con esta herramienta, los empleados podrán acceder a la información cuando lo necesiten, sin importar el lugar en el que se encuentren y así mantenerse conectados con la evolución del proceso. Esto beneficia a los vendedores, ya que tendrán las respuestas adecuadas para las objeciones de sus clientes. 

7. Ofrecer un servicio de calidad

A pesar de que la automatización de ventas utilice tecnologías avanzadas, esta permite un mejor manejo de las acciones. En otras palabras, promueve un servicio más humano, pues los representantes de ventas tendrán más tiempo para ser empáticos y conseguir un final efectivo con un cliente feliz. A causa de esto, cada nuevo prospecto deseará permanecer vinculado con la marca. 

8. Elevar la productividad laboral

Automatizar la fuerza de ventas, garantiza la unificación de las tareas repetitivas y la reducción de distractores en el espacio de trabajo. Gracias a las herramientas digitales que implementa la automatización de ventas, el ritmo de trabajo es más eficiente, reflejándose en transacciones de procesos largos aprobadas en menos tiempo. ¡Hacer más por menos! 

9. Personalizar la oferta

Como te mencionamos anteriormente, la automatización de ventas recopila y almacena información de cada uno de los clientes. De modo qué te ayudará a observar los hábitos de consumo para ofrecer experiencias personalizadas. Cada consumidor es diferente y está comprobado qué cuando reciben una propuesta que resuena con su personalidad comprarían sin pensarlo. ¡Es mucho más agradable hacer negocios con alguien que sabe lo que te gusta! 

10. Disminuir la pérdida de prospectos

En un proceso comercial es posible tener altibajos que conduzcan a la pérdida de clientes. Sin embargo, las herramientas de automatización de ventas ayudan a la organización a mantenerse conectada con el público en cualquier momento del día e incluso gestionar una compra sin la intervención de un agente. Con esta herramienta se eliminan las limitaciones para procesar respuestas rápidas y se aumentan las transacciones de compraventa. 

¿En qué consiste la automatización de ventas?

En qué consiste la automatización de ventas

Un sistema de automatización de ventas no reemplaza el trabajo humano. Al contrario, apoya el flujo del mismo con plataformas que organizan, analizan y gestionan la información que potencia el viaje de los clientes por el embudo de ventas. De esta manera, se ahorran tiempo y recursos, mientras que se reducen los errores y se personaliza el servicio para enfocarnos en la importancia del cliente durante un proceso de venta. 

El mercado comercial es cada vez más competitivo, por lo cual las empresas deben adaptarse a las demandas de la industria y realizar sus actividades con eficiencia para qué se puedan alcanzar los objetivos organizacionales. En este punto es donde validamos que los procesos de automatización de ventas permiten un cambio en el pensamiento de las empresas, ya que se vuelven más estratégicos en comparación con la competencia. 

Por ejemplo, si tu objetivo es obtener mayor porcentaje de ventas, en lugar de qué un vendedor envíe emails de promociones a cada cliente potencial, puedes implementar la automatización de ventas y generar una lista de datos para que la inteligencia artificial haga esta labor. Como resultado, el empleado se dedicará únicamente a cerrar la transacción con cada individuo. 

En otras palabras, este tipo de programas garantiza que las rutinas de trabajo sean más simples, pero con mayor porcentaje de beneficios y ganancias. El crecimiento de ventas en una organización se puede promover a través de software y dispositivos inteligentes que recopilan datos por horas para transformar el trabajo de los empleados y destinar su atención a tareas prioritarias.  

¿Cómo automatizar los procesos de ventas?

Cómo usar la automatización de ventas

La tecnología puede ayudarte objetivos comerciales, lo único que necesitas es aprender a utilizarla. Automatizar la fuerza de ventas mejora considerablemente el rendimiento y la eficiencia en una organización. Por ende, si te gustaría automatizar los procesos en tu empresa, te recomendamos seguir estos pasos: 

1. Define los procesos automatizar

El primer paso para automatizar la fuerza de ventas consiste en identificar los procesos que quieres incluir en esta metodología. La automatización de ventas puede aplicarse a cualquier tipo de procesos: comunicacionales, de ventas, gestión de datos y mucho más. Por ello, te recomendamos realizar una lista con la cantidad de tareas administrativas que más se repiten en la organización. 

2. Utiliza herramientas de gestión de ventas

Joven usa un CRM en su computadora

Para continuar con los pasos para automatizar el flujo de ventas en una organización, es ideal contar con herramientas que te ayuden a tener mayor control en cuanto a la relación con el cliente. Es decir, piensa en herramientas que sean fáciles de implementar y que registre la actividad de un cliente hasta cerrar la venta.  

Por ejemplo, un CRM podría ser una excelente opción, ya que con datos a otras plataformas y software de automatización de ventas. 

3. Automatiza la captación de clientes potenciales

Utilizar un CRM para automatizar la fuerza de ventas reduce los problemas durante la prospección de clientes. En efecto, este tipo de herramientas automatizadas con tecnología e inteligencia artificial recolectan la información de los prospectos y la organizan para los vendedores.  

De ahí, que, si tu empresa está en búsqueda de clientes, la automatización te ayudará a tener un mejor desempeño en esta tarea. Teniendo en cuenta esto, podrás obtener buenos resultados al vincularte con plataformas que consigan leads calificados de acuerdo a los criterios definidos previamente por tu empresa. 

4. Automatizar la recopilación de datos

Mujer de negocios realiza marketing digital

¡Si conoces a tus clientes lo tienes todo! Para automatizar los procesos de ventas en tu organización es crucial que cuentes con un sistema qué tenga datos tanto de la situación actual de la empresa como de los posibles clientes. Por lo tanto, en este paso automatiza tus tareas y conéctate con los datos de la industria, las redes sociales, los proveedores y las responsabilidades de la compañía. 

Asimismo, las herramientas de automatización de ventas te ayudarán a recopilar y obtener información de miles de prospectos en un solo espacio. Más allá de crear una base de datos, tendrás un análisis del perfil completo y actualizado de cada consumidor de tu marca. 

5. Configura la automatización para los registros

En relación con el paso anterior, para automatizar los procesos de ventas de tu organización es ideal que comiences por ahorrar tiempo. De manera que, es conveniente que evites las actividades manuales para conseguir mejores oportunidades de venta en el mercado.

En primer lugar, configura nuevos flujos de trabajo para que el software se encargue de llevar el registro de los clientes y clasificarlos de acuerdo su proceso en el embudo de ventas. Por otra parte, asegúrate de alimentar esta plataforma con diversas fuentes.

En este sentido, de acuerdo a las especificaciones en la plataforma de automatización, podrá recabar datos de: suscriptores, participantes de eventos presenciales u online, encuestados, seguidores de una red social, contacto frío y más. 

6. Haz una lista para correos

Envío de mensajes con IA

Una de las formas de automatizar los procesos de ventas es a través de los correos electrónicos. En este caso, un estudio realizado por Nucleus Research arrojó qué la automatización en el envío de correos aumenta la productividad de los trabajadores. Esta actividad permite que se pueda efectuar una conexión con los clientes potenciales y además personalizar la interacción dentro del mensaje. 

7. Programa tareas internas

El proceso de automatización de ventas puede facilitarte la gestión interna sin incurrir en errores. Esta herramienta te permite programar citas, reuniones, eventos y mucho más en solo un clic. Por ejemplo, si necesitas que tu cliente agende una asesoría, únicamente debes enviarle un enlace y ellos mismos podrán escoger el horario de acuerdo a su disponibilidad.  

Las tareas en una organización son organizadas de forma automática con un registro que lleva el recuento de cada una de las tareas. Por si fuera poco, al automatizar la fuerza de ventas con herramientas tecnológicas tendrás acceso a aplicativos integrados como Google Calendar o Calendly. 

8. Automatiza la atención al cliente

Comentarios de clientes satisfechos

La automatización de ventas te da lo que necesitas para cautivar a tu público objetivo. Con esta herramienta puedes obtener resúmenes de todas las llamadas que se realicen durante una jornada de trabajo. Por esta razón, las plataformas que brindan el servicio de automatización integran aplicativos que sean capaces de extraer momentos claves de una llamada gracias a la inteligencia artificial.  

En este sentido, podrás conocer qué temas se abordaron, cuál fue el tono de la comunicación y si tuvo elementos de acción. Además, para los empleados la automatización también es beneficiosa, ya que con estas plataformas es posible crear cotizaciones de forma inmediata, incluyendo la información del cliente, los detalles de la oferta y el precio. 

9. Registra el seguimiento de las operaciones

Uno de los deberes de toda organización es efectuar el seguimiento a toda la gestión. Sin embargo, también es una de las tareas que mayor estrés genera. Pero con la automatización de ventas puedes evitar estas actividades tediosas al registrar en un CRM cada uno de los movimientos que ejecutes. Por ejemplo, el número de llamadas, si las personas hacen clic en los enlaces, cuantos documentos fueron descargados, etc. 

10. No te excedas

Planificación empresarial y flujos de trabajo

El éxito de una estrategia de automatización de ventas radica en saber cuándo es suficiente. Por lo tanto, te recomendamos no excederte al automatizar la fuerza de ventas, porque puedes generar una imagen con poca humanidad en los clientes potenciales.  

Evalúa tu estrategia comercial y utiliza un parámetro que determine las áreas en las que se requiera el uso de esta metodología. No olvides que para obtener los resultados que deseas el impulso de ventas no puede hostigar al consumidor. 

5 herramientas para la automatización de ventas

Automatizar la fuerza de ventas en comunicaciones

Automatizar la fuerza de venta dentro de los procesos operativos requiere de estrategias y herramientas idóneas. Por ello, después de conocer qué es la automatización de ventas, los beneficios que aporta y cómo puedes utilizarla, queremos presentarte a continuación los softwares que pueden ayudarte: 

Pipedrive

Logo Pipedrive

Es una plataforma CRM de ventas y gestión de proyectos que diseña la representación visual del embudo de ventas. Además, esta plataforma es totalmente personalizables de acuerdo al estilo de trabajo de la organización, puedes nombrar las etapas cómo seleccionar plantillas para rellenar la de acuerdo a los tratos que cierre tu empresa.  

Pipedrive es una herramienta que acelera las tareas de acuerdo a la conversión de leads calificados. No obstante, también puede ejecutar estrategias comunicacionales, reducir las actividades repetitivas, rastrear el progreso hacia los objetivos y medir el rendimiento de la empresa. 

MailChimp

MailChimp herramienta de inteligencia de mercado

Conocida por ser la plataforma número uno en la automatización de estrategias de email marketing, MailChimp es una herramienta que consigue nuevos clientes, clics y ventas por medio de correos personalizados. De hecho, es posible efectuar pruebas A/B, administrar bases de datos y programar envío de emails en distintas fechas.  

Además, no solo puedes enviar información relevante a tus clientes, sino vender, recuperar carritos abandonados, llegar a nuevas personas y por supuesto concretar transacciones. ¡Aumenta tus ventas y el reconocimiento de marca con interacciones a través de contenido atractivo en un chat! 

Active Campaign

Automatización de ventas con Active Campaign

Es una de las herramientas que puedes utilizar para automatizar la fuerza de ventas en tu organización. Active Campaign cuenta con 180.000 usuarios y está disponible en 170 países. Destaca por ser una plataforma que promueve el crecimiento organizacional, puesto que optimiza la gestión de ventas con el cliente y ayuda a calificar a los visitantes que ingresan a tu sitio web de acuerdo a su comportamiento como consumidor.  

A pesar de qué es una herramienta que se le relaciona únicamente con el email marketing, también cuenta con funciones de un CRM para generar una experiencia favorable con resultados específicos. De esta manera puedes gestionar el área de marketing y ventas en una misma aplicación. 

Efficy

CRM Efficy

Automatizar la fuerza de ventas en tu empresa es posible con flexibles y útiles para gestionar correctamente el mercado. Efficy es un CRM con la capacidad de manejar problemáticas vinculadas al marketing, la atención al cliente, las ventas y en general, toda el área comercial.  

A causa de esto, se presenta como una de las mejores plataformas si deseas obtener un alto nivel de automatización, pues permite que elijas cada una de las tareas que quieres que realice. Por otro lado, es una herramienta que permite la integración de aplicativos para prospectar generar leads. 

Sendinblue

Campañas de automatización de ventas con Sendinblue

Es un software de automatización que integra áreas de marketing y servicios con flexibilidad, la plataforma permite qué se siga generando utilidad aun cuando la operación incremente tanto en necesidades como en transacciones de ventas. Sendinblue impulsa el crecimiento de los negocios a través de la programación de actividades, desembocando en la posibilidad de hacer más cosas en menos tiempo.  

Esto se puede notar en qué la plataforma cuenta con un respaldo disponible las 24 horas del día. Con esta herramienta puedes hacer email marketing, marketing automation, campañas de chats, notificaciones Push y más. 

Ejemplos exitosos de automatización de ventas: 3 casos reales

Ejemplos de automatización de ventas

La automatización de ventas mejora las estrategias comerciales. Una muestra de ello son las empresas que ya la han ejecutado con éxito en cada uno de sus procesos. Si quieres inspirarte y conocer lo que hay detrás de esta herramienta innovadora, te dejamos tres ejemplos de empresas que consiguieron más de lo que esperaban: 

1. H&M

Tienda H&M

H&M es una de las cadenas de ropa más populares en el mundo y ha utilizado la automatización de ventas para asegurarse de qué no te quedes con las ganas de hacer una compra. Hoy en día, los clientes pueden acceder a una oferta por medio de sus dispositivos inteligentes. Sin embargo, en medio del ajetreo de la rutina puedes perder de vista aquello que te ha gustado.  

Siendo así, la principal causa por la que está reconocida marca de ropa decidió automatizar la fuerza de ventas. Entre las funciones que tiene la automatización de ventas encontramos que puede servir para recuperar los carritos abandonados. En efecto, H&M se atrevió a innovar en sus procesos organizacionales y obtuvo mejores resultados de los que esperaba. 

La tasa de recuperación de carritos abandonados de H&M después de usar la automatización es más alta de lo habitual. Pero ¿cómo fue posible esto? Sencillo, por medio de un recordatorio para que el cliente volviera a realizar el pago antes de que el producto desapareciera del carrito. 

2. Expedia

Viajes y turismo con Expedia

El sector turístico no se puede quedar por fuera de la automatización de ventas. Es el caso de Expedia, una compañía que proporciona opciones de viajes que se ajustan a los intereses de cada cliente. Automatizar la fuerza de venta es un reto que genera increíbles resultados y un ejemplo de ello es la obtención de contactos que ha logrado conseguir esta empresa al momento de aplicarla en su estrategia comercial.  

Por medio de las plataformas de automatización, Expedia ha logrado utilizar sus listas de contacto para enviar mails personalizados a cada uno de ellos. Como consecuencia, el aumento en la base de contactos no ha sido su único beneficio. Al contrario, ha logrado registrar más transacciones efectivas en el área de ventas. 

3. Renault

Publicidad vehicular Renault

Los clientes desean tener diversos puntos de contacto a su disposición en cualquier momento. Sin duda, esta premisa fue lo que generó la automatización de ventas en la empresa Renault en Colombia. Las agencias de automóviles cuentan con canales que conducen al consumidor por el embudo de ventas, desde prospectos hasta convertirlo en cliente. 

En este ejemplo de automatización, la marca dio un paso más allá para optimizar el flujo de entradas en sus procesos. Renault ofrecía en su sitio web un Test que llevaba al usuario a contactarse con un concesionario y podía descargar los catálogos digitales. Este ejercicio generó como resultado un incremento en las conversiones de más de 250%. 

Palabras finales

¿Administrar tu negocio las 24 horas del día y los siete días de la semana? La automatización de ventas puede hacer esto y más por ti y por tu empresa. La transformación digital está revolucionando el mundo y si tu objetivo es vender, los viejos métodos manuales y repetitivos han quedado atrás. No tengas miedo a innovar, estamos seguros de que los resultados te van a impactar. 

Optimiza el tiempo en tu organización, realiza más tareas en menos tiempo y cierra clientes en el momento oportuno. ¿Te animas a probar estas plataformas?