Planear un viaje de negocios es fundamental para considerar todos los detalles que puedan perjudicar el éxito de la experiencia. Asimismo, sirve para optimizar los recursos y evitar que se presente cualquier contratiempo a la hora de viajar.
Por tal motivo, para poder librarse del estrés que genera un viaje y aprovechar al máximo el tiempo fuera, así como disminuir las complicaciones por horarios, te dejamos algunas claves para planificar tu viaje de negocios.
Claves imprescindibles para planear un viaje de negocios
Lo principal al planear un viaje de negocios es escoger una aerolínea de calidad, como es el caso al volar con Vueling. Pues, además de la calidad de su servicios, ofrece ofertas y una amplia variedad de destinos.
Por otra parte, debes tener en cuenta que los viajes de negocios no siempre suelen tener el mismo propósito. Dependerá mucho del sector y el rubro donde se desempeñe la empresa. De forma general, los objetivos de un viaje puede ser el acercamiento a posibles alianzas o el reforzamiento de las mismas, ampliar la cartera de clientes, optimizar los medios de distribución, descubrir nuevas maneras de producción, para mejorar el grupo, entre otros.
Lo cierto es que cualquiera que sea el propósito, dependerá mucho de la manera en que se planifique. No solo se trata del presupuesto, por ejemplo, sino que también influyen otros factores.
1. Definir el destino
Puede que sea una tarea muy sencilla, pero será la base del resto de claves para planear un viaje de negocios. Establecer un destino es de gran relevancia, dado que también influirá en el itinerario de actividades por hacer.
En ese sentido, no es lo mismo hacer un viaje al extranjero que trasladarse por el mismo país donde reside la empresa. En el primer caso, es preciso conocer las costumbres, gastronomía, cultura, clima, y muchos otros aspectos importantes.
2. Preparar el itinerario de viaje
La planificación de un viaje de negocios pasa, principalmente, por un itinerario de viaje bien preparado con anterioridad. Puede ser un documento con las tareas o actividades que se realizarán, los sitios a visitar, los medios de transporte, potenciales reuniones, entre otros.
Para ello, se debe tener presente la hora local, sobre todo si viajamos al extranjero, al igual que el tiempo que hay entre los sitios. Lo recomendable es hacer un cronograma ordenado por tiempo, añadiendo también un margen de demora por si se presenta algún imprevisto. También se deben incluir los momentos para descansar.
3. Transporte y hospedaje
Otro de los aspectos de gran importancia al planear un viaje de negocios es tener claro los medios de transporte y el lugar donde hospedarse. No hay que olvidarse de gestionar bien los recursos de la empresa, buscando siempre un equilibrio entre la calidad y lo económico.
En lo que respecta al hospedaje y su ubicación, lo más recomendable es que se encuentre cerca del centro de trabajo o de los posibles sitios que se visitarán durante la estadía. Algunos detalles como el internet, los horarios de restaurante, los servicios extra de habitaciones, lavandería y salas de reuniones es preciso echarles un vistazo.
Luego, con relación al transporte, es crucial contar ya con el traslado a los destinos, bien sea que el viaje sea a otra ciudad o a otras conexiones como el aeropuerto, tren o metro.
4. Organizar el equipaje
Una de las claves para planear un viaje de negocios es tener organizado y preparado el equipaje del personal. Los empleados deben llevar sus objetos personales más importantes, al igual que las herramientas del trabajo imprescindibles para desempeñar sus funciones. A su vez, llevar la ropa adecuada para posibles eventos y reuniones, como trajes y camisas.
Por otro lado, lo recomendable es evitar llevar cualquier otro objeto que no sea necesario. Al final, se trata de un viaje de negocios y no un viaje turístico. Es por eso que el equipaje debe ser lo más cómodo posible para evitar incomodidades. Incluso, también, para no pagar cargos por sobrepeso en los medios de transporte.
5. Contar con un seguro de viaje
Una de las principales medidas preventivas es contar con un seguro de viaje que sea capaz de cubrir cualquier imprevisto que se presente. Siempre es posible que ocurra algún contratiempo, como puede ser la pérdida del equipaje o que sufra algún tipo de daño.
En ese sentido, los seguros de viaje son de gran utilidad, incluso para cuando el viaje se retrase o se llegue a cancelar. También hay que tener presente que cubre cualquier gasto de asistencia médica o de un posible accidente.
6. Planificar también el tiempo libre
A la hora de planear un viaje de negocios, no se debe olvidar el tiempo libre o de entretenimiento del personal. Es de gran utilidad para despejar la mente de las personas y que puedan seguir desempeñando sus funciones laborales de la mejor manera posible.
Además, tampoco requiere de una gran inversión de dinero. Muchas veces, basta con un ligero paseo a alguno de los sitios atractivos del lugar, destino del viaje de negocios. O, incluso, la planificación de algún tipo de actividad grupal donde todo el personal pueda tener participación directa.
Con esto concluimos el artículo. Esperamos sigas estas claves al planear tu siguiente viaje de negocios. Recuerda que lo primordial es escoger una aerolínea de confianza, como Vueling, y llevar un cronograma. Si bien no se trata de un viaje turístico, también debes velar por tu comodidad al viajar.
