Protocolo para reuniones: códigos de conducta para celebrar reuniones exitosas

En el mundo empresarial es normal que cada semana se desarrollen una gran cantidad de reuniones de trabajo. Sin importar la industria, estos espacios sirven para realizar propuestas, intercambiar ideas y buscar soluciones, entre otras acciones. De ahí que sea necesario establecer un protocolo de reuniones para fijar normas que se deben respetar en estas actividades.

En este artículo te daremos a conocer los puntos claves que debería tener un protocolo para reuniones empresariales. A partir de esta guía podrás tener juntas más productivas y con todas las garantías para sus participantes.

Protocolo para reuniones: códigos de conducta para celebrar reuniones exitosasInfografía ofrecida por Wrike – Herramientas Gestión De Proyectos

¿Qué debes hacer en una reunión de trabajo?

Si bien no hay una fórmula mágica ni unas acciones que sean obligatorias, sí existen algunas buenas prácticas que deberías incluir en tus reuniones. En este punto te daremos cinco tips sobre acciones o pasos que deberías incluir en una junta de carácter empresarial.

1. Práctica tu presentación

Hombre realizando una presentacion en una reunión laboral

Si tu tarea es presentar un proyecto o los resultados de uno, tendrás que hacer una presentación y esta deberá ser lo mejor elaborada posible. Por eso, es fundamental que con anticipación practiques todo lo que vas a decir y los apoyos gráficos que incluirá tu exposición para reducir cualquier tipo de inconveniente que se pueda presentar. Aquí también hay que señalar que la presentación debe ser lo más corta y concisa posible para que tenga un mejor efecto.

2. Puntualidad

Parece algo obvio, pero es un aspecto que nunca estará de más y que es un símbolo de respeto. Si eres el responsable de una presentación, es tu obligación llegar puntual al lugar e incluso, hacerlo con un buen tiempo de antelación. Esto, además del ya mencionado respeto por los demás, es necesario para tener bajo control el espacio donde la realizarás, las herramientas tecnológicas, entre otros.

3. Presentación personal

Hombre con camisa en una presentación

Si la exposición debe ser agradable visualmente, esto también aplica para la persona que la hará. No quiere decir que tengas que vestirte como un supermodelo o tener un traje costoso, pero sí es esencial que estés bien presentado y con la ropa adecuada. Hay que tener en cuenta que hay reuniones que pueden ser más formales que otras, eso guiará la decisión que tomes a la hora de elegir tu atuendo.

4. Acceso para todos

Ya hemos señalado que debes tener control de todo y el sitio de la presentación también es clave para el éxito de la misma. Si es un espacio pequeño y son pocas personas, no tendrías muchos problemas en cuestión de apoyos gráficos y sonido. Por el contrario, si este es muy grande, debes garantizar que todas las personas puedan ver con claridad las imágenes o videos y que, así mismo, puedan escuchar bien.

5. Dejar un espacio para conclusiones y preguntas

Hombre levantando la mano para preguntar en una reuniónLa presentación debe ser lo más corta y concisa posible para que las personas puedan comprender lo principal de la misma. Eso sí, la exposición también debería contar con un espacio para la retroalimentación. Lo más aconsejable es que este sea al final para señalar las conclusiones y responder las preguntas, si las hay del público presente.

Los anteriores son cinco tips que deberías incluir en el protocolo para las presentaciones empresariales. Como se ha dicho, no son las únicas y tampoco son una fórmula mágica, pero sí te ayudarán a tener una buena experiencia.

¿Qué cosas debes evitar en una reunión laboral?

Ya has visto algunos consejos o tips sobre lo que debería tener una reunión exitosa. Ahora, es momento de descubrir las cosas que debes evitar, ya que podrían entorpecer el objetivo principal de tu exposición.

1. Hacer varias tareas durante la presentación

Mujer chateando en medio de una reunión

Al momento de presentar algo durante una reunión, asegúrate de que estarás enfocado de forma total en la misma. No existe algo más incómodo en una junta, que ver al moderador o presentador hacer varias cosas a la vez, mientras intenta exponer. Por eso, cerciórate que no tienes más obligaciones para ese momento y así evitarás cualquier tipo de interrupción.

2. Mantener conversaciones paralelas

Ligado con el primer punto, en una reunión se debe evitar al máximo tener conversaciones paralelas. Esta situación podría darse en muchas formas, pero hoy la más común sería a través del teléfono móvil. Céntrate en la exposición y limita el uso de WhatsApp, redes sociales o llamadas durante el tiempo que dure esta.

3. Interrumpir a los demás

Persona disgustada porque la interrumpieron en una reunión

Desde el principio debes imponer las reglas a seguir durante la presentación y entre estas debe señalar en qué momento habrá espacio para una retroalimentación. Con esto evitarás que tu presentación sea interrumpida de forma constante y que las ideas se puedan perder entre las diferentes intervenciones. Lo ideal es que las personas puedan participar al final para aclarar sus dudas.

4. Pasarte de la hora pactada

Si has dicho que la reunión dura media o una hora, cumple con ese horario. Otra falta de respeto es contar con el tiempo de los demás y más aún si se trata del mundo empresarial, que tantas ocupaciones presenta para quienes hacen parte de él. Deja claro desde el inicio cuánto durará la presentación y cuál será el lapso para las preguntas o dudas.

5. Terminar sin conocer las opiniones del público

Personas disgustadas en una reunión

Al ser una reunión empresarial, lo más seguro es que el tema a tratar genere opiniones por su importancia. Si, por ejemplo, es la presentación de un proyecto, es fundamental escuchar qué opinan los demás interesados y cuáles son sus sugerencias. Si haces una exposición y no das lugar a la participación del público presente, quiere decir que no está abierto a discusión y que su opinión no importa.

Estas son cinco cosas que debes evitar en una reunión empresarial, en la que seas el encargado de la exposición. De nuevo, son aspectos que se pueden controlar y que no significan grandísimos esfuerzos, pero que sí te acercarán al éxito de la junta.

Conclusiones

Existen una serie de apartados, como lo muestra la infografía y la posterior explicación, que deberían evitarse al máximo en una reunión. Eso sí, como has podido verlos, no son cosas del otro mundo, algunas incluso pueden ser hasta medidas de sentido común, pero que se pueden pasar por alto. Lo importante es tener claro lo que se quiere presentar, a quiénes y en dónde para así tener éxito con la exposición.

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