Pocas cosas generan tanta adrenalina, movimiento, dinamismo e incluso estrés, como la organización de un evento empresarial. Si eres el encargado de organizar todo para la conferencia, la fiesta o la reunión de tu empresa, te darás cuenta de que hay un sinfín de detalles que tendrás que cuidar para que todo salga tal como lo imaginas. Desde los servicios audiovisuales para conferencias, la decoración del lugar, la coordinación del protocolo para los asistentes, hasta temas como el catering, serán factores decisivos para que el evento culmine en un éxito total.
En este sentido, son muchas cosas las que podrás hacer por tus propios medios, y otras más en las que necesitarás ayuda profesional. Recuerda que hay asuntos vitales a los que debes prestarle más atención, pues de fallar, terminarían arruinando la jornada. Para aspectos como la instalación de sonido profesional, lo más recomendable es buscar la asesoría de expertos en la materia. Sigue leyendo y encontrarás los consejos más importantes para que esa conferencia o evento tan importante, salga tal y como lo deseas. ¡Empecemos!
5 Consejos para el éxito de tu evento empresarial
1. Busca el lugar ideal
El lugar es uno de los puntos más determinantes en el hecho de que un evento sea o no exitoso. De acuerdo al tipo de reunión planificada, podrás apostar a salones amplios, más reducidos e íntimos, o incluso propuestas al aire libre. Si se trata de conferencias, que son de los eventos empresariales más comunes, puedes apostar por salones elegantes, con espacios cómodos y amplios, una buena distribución en el escenario y también áreas para colocar servicios de alimentos y bebidas.
Si es una fiesta empresarial, como las que suelen hacerse a fines de año, puedes permitirte un poco más de flexibilidad. Fincas, lugares con muchas áreas verdes, o también salones de fiesta, pueden ser el escenario ideal para este tipo de jornadas. Considera también quienes serán tus invitados, y qué tal fácil o difícil puede resultarles llegar al lugar de reunión. Si planificas un evento muy lejos de la ciudad, probablemente el transporte sea un elemento que afecte la asistencia de los invitados.
2. Garantiza el sonido y la iluminación
Y tan importante como la selección del lugar, es garantizar que el sonido y la iluminación del evento estén en óptimas condiciones. Y en esto es vital no improvisar y solicitar el servicio de expertos en la materia. ¿Te imaginas una conferencia en la que los micrófonos dejen de funcionar? ¿O que se quede a oscuras en medio de una ponencia? ¿O una fiesta en la que de un momento a otro se silencie la música? Estos accidentes darán al foso con todo el esfuerzo, así que no improvises en esto. Busca una empresa con experiencia, que garantice que el montaje del sonido y la iluminación serán óptimos.
3. Haz invitaciones creativas
La invitación es la carta de presentación de un evento, así que no escatimes recursos creativos en conseguir una versión de invitación realmente asombrosa. De acuerdo al rubro y la naturaleza de la empresa, tendrás que ajustarte a ciertos patrones, como los colores corporativos o el lenguaje de la marca. Pero fuera de ello, tienes un terreno abierto para seducir a tus invitados, y para convencerles de que no deben perderse el evento que estás organizando para ellos. La ventaja de la era del internet es que no tendrás que asignar grandes presupuestos en imprimir invitaciones en papel, pues puedes hacer versiones geniales y creativas, en formato digital.
4. Crea una experiencia memorable
Cuando asistimos a un evento, empezamos a vivir una experiencia desde el primer instante. El lugar escogido, la decoración, el recibimiento de los invitados, el cuidado del protocolo, la musicalización, el catering, la apertura y el cierre… todos los detalles son importantes. Procura cuidar todos estos aspectos para que, desde el inicio hasta el fin, las personas que asisten a tu evento se lleven el fiel reflejo de la filosofía de la empresa. Desde una suave música para recibir a las personas, un cóctel de bienvenida, una persona de protocolo que les acompañe hasta sus asientos, cada pequeño gesto sumará un montón a la calidad del evento.
5. Difunde tu evento
Si estás planificando un evento y deseas que salga por todo lo alto, pues ¡bien vale la pena invertir en difundirlo! En este sentido, según la naturaleza del evento puedes recurrir a diferentes herramientas. Si es una conferencia o fiesta de carácter más interno, puedes hacer grabaciones y fotografías que luego sirvan de material a los departamentos de recursos humanos y comunicaciones internas. Ahora, si se trata de una conferencia grande, con ponentes de renombre en el rubro en el que se maneje la empresa, incluso valdría la pena coordinar la cobertura mediática de la jornada.
Siguiendo estos consejos prácticos y llevando una estrecha planificación, tendrás asegurado que tu evento resulte tan fantástico como lo has pensado en tu imaginación.
