A menos de un mes para que entrase en vigor, la sorpresa fue mayúscula. En diciembre de 2025 se aplazó la obligatoriedad de VeriFactu un año más, moviendo el calendario 12 meses respecto a lo que se había estado adelantando durante todo este tiempo. Una prórroga para una normativa que, sin embargo, sigue vivita y coleando, siendo tan inevitable como el IVA para los autónomos. Y justo eso es lo que está haciendo que muchas empresas estén equivocándose, porque se han tomado este aplazamiento como un respiro cuando, en realidad, hace tiempo que deberían tener los deberes hechos.
La adaptación al nuevo sistema de facturación no afecta solo a quien emite facturas desde un ordenador en la oficina, también afecta a quien vende en un mostrador, a quien gestiona en un almacén, a quien lleva la contabilidad… Afecta a todo el tejido empresarial, incluso al negocio que opera con un software tpv para comercio. De hecho, el software debe estar integrado e interconectado con esta nueva forma de validación de las facturas. Tenerlo así es tener ya gran parte del trabajo hecho.
Lo que VeriFactu exige y lo que muchos todavía no tienen claro
VeriFactu es un cambio de paradigma en cómo las empresas generan, almacenan y comunican sus facturas. Cada registro que se hace debe estar firmado digitalmente, ligado a un hash para ser inalterable y estar acompañado de un QR verificable por la AEAT. Puede que antes estas cosas se hicieran con un Excel o un programa sencillo, pero ahora hay que cumplir unos requisitos técnicos muy concretos (inalterabilidad, registro en tiempo real, etc.).
Puede que la obligación se haya movido a 2027, pero los fabricantes de software llevan ya tiempo teniendo que adaptar sus herramientas a este nuevo estándar. De hecho, cualquier programa de facturación contratado o renovado desde hace ya unos meses debe ser compatible con el sistema Verifactu. De lo contrario, está expuesto a sanciones bastante elevadas.
El sistema que articula todo este cambio es lo que se conoce como verificación de facturas digitales: integridad, trazabilidad, inalterabilidad y comunicación en tiempo real con la AEAT. Un proceso que, bien implementado, reduce el fraude fiscal y simplifica las inspecciones, pero que a su vez exige que toda la cadena de facturación de un negocio esté perfectamente coordinado. Para muchos, esto será un esfuerzo considerable.
Además, en España, este cambio es algo que ha pillado a muchos por sorpresa. De hecho, muchas PYMES y autónomos desconocían la existencia de VeriFactu hasta que supieron de su aplazamiento, y muy pocos se habían adaptado ya al nuevo sistema. Datos que dicen mucho de la falta de conocimiento, pero también de la urgencia real de la situación.
El ERP ayuda a hacer mucho más que cumplir la normativa
Por lo general, la gran diferencia entre una empresa que afronta VeriFactu sin sustos y una que llega tarde y mal está, principalmente, en si tiene o no un ERP bien integrado. Con un sistema informático bien implantado se tiene un control total de la gestión de nóminas, el control del almacén, la facturación y la contabilidad. Todo trabaja de forma interconectada, como un ecosistema que se retroalimenta constantemente de forma que, cuando llega un cambio como VeriFactu, se puede afrontar sin turbulencias.
Piensa que una PYME que factura desde el mismo sistema que usa para gestionar su almacén y calcular sus nóminas no va a tener que migrar datos ni cuadrar registros al cerrar el mes. Todo fluye y se reduce considerablemente el margen de error al cruzar datos.
Los ERP hacen todo eso, lo que a su vez agiliza muchísimo la carga de trabajo y permite a los equipos dejar de perder tiempo en tareas repetitivas y tediosas y centrarse en otras más beneficiosas para la empresa. Así, en lugar de tener que pensar en cómo adaptarlo todo al nuevo sistema de facturación, simplemente tienen que aprender a usar el módulo correspondiente, porque todo se actualizará y se integrará automáticamente.
Cada empresa se prepara para el cambio a su manera
Aunque haya una nueva normativa común, no todas las empresas se pueden adaptar por igual a ella. Por ejemplo, un negocio de logística con decenas de albaranes diarios necesita que su ERP automatice la generación de registros de facturación sin que haya intervención manual de por medio. Mientras tanto, una PYME de servicios con facturación mensual puede adaptarse con cambios mucho menos ambiciosos.
La parte positiva de todo esto es que hay ERP que se adaptan a cualquier negocio, de forma que este se puede adaptar también al nuevo ecosistema de facturación sin renunciar a la eficiencia que ya tenía. De hecho, lo más probable es que esta aumente si implementa un sistema moderno.
Se requiere un sacrificio inicial para adaptarse, pero las ventajas son importantísimas y clave para crecer en un entorno cada vez más competitivo y exigente. Aunque antes de mirar más lejos hay que mirar a 2027 y al nuevo sistema de facturación que se acerca cada vez más rápido.
