¿Varias reuniones de trabajo en el mismo día? ¿Te parece que reducen tu productividad? Pues estás en lo correcto. Los pequeños huecos entre reuniones, que pocas veces aprovechamos, son el motivo por el cual sientes que tu rendimiento laboral disminuye.
Al salir de una reunión, es habitual tener 20 o 30 minutos de margen antes de comenzar la siguiente. Por lo general, este lapso se suele malgastar. La poca duración de estos huecos entre reuniones frena, prácticamente, que podamos realizar tareas que requieran un mínimo de concentración.
Si estos gaps entre reuniones suceden una o dos veces por semana, no son un gran inconveniente. Se vuelven un problema cuando son tan habituales que lastran toda nuestra productividad y nos obligan a tener que añadir más horas a nuestra jornada laboral para poder cumplir con todos nuestros objetivos.
¿Cómo aprovechar los huecos entre reuniones?
Agendar de forma más eficiente nuestras reuniones productivas podría ser, en principio, parte de la solución. Por ejemplo, poner una al inicio del día y otra al final, en caso de tener solo dos, nos dejaría el resto de la jornada libre de distracciones. En caso de tener más de dos reuniones, repartirlas a lo largo del día intentando mantener los bloques intermedios lo más amplios posibles.
Seguramente estás pensando que muchas de estas reuniones no son acordadas por ti, o que existen otras partes implicadas como clientes, colaboradores, proveedores, etc. que también imponen sus horarios. En consecuencia, y haciendo lo que está en tus manos, intenta aprovechar al máximo posible los espacios que quedan entre reuniones: es la salida para aumentar la productividad laboral. Existen algunas técnicas que pueden ayudar a lograrlo.
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Técnicas para aprovechar los gaps entre reuniones
En primer lugar, tómate unos minutos al inicio del día para identificar todos los posibles gaps entre las reuniones agendadas y determinar el tiempo del que dispondrás. Luego, crea una lista compuesta por tareas que puedan ser ejecutadas en 30 minutos o menos; de esta manera, comprobarás fácilmente las que has terminado y las faltantes. Para esta lista te presentamos tres opciones: tareas pequeñas, tareas sobre las que vamos a volver o tareas más grandes divididas en pequeñas fases de un mismo proceso.
- Tareas pequeñas: Todas aquellas que no requieran gran concentración y que sean rápidas de solucionar, por ejemplo, el envío de emails, llamadas, lecturas de información etc.
- Tareas sobre las que vamos a volver: Existen algunas que se podrían considerar de larga duración, pero que, en ocasiones, requieren una fase previa de planificación. Por ejemplo, si vamos a escribir un artículo para nuestro blog, podemos hacer una fase previa entre meetings preparando un guion o recopilando información. Del mismo modo, si tenemos que preparar una presentación de resultados, podría venirnos bien 30 minutos dedicados a organizar la exposición.
- Tareas grandes divididas: Otra opción es dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas y asignar cada una de ellas a los pequeños espacios entre meetings. Aunque pueda parecer algo obvio, normalmente no lo hacemos. Con esta división conseguiremos alcanzar pequeños objetivos poco a poco, pero que luego nos ahorrarán un tiempo extra de trabajo.
Por último, al final del día repasa la lista y revisa qué tantas tareas completaste y qué tanto aprovechaste los huecos entre reuniones.
Es importante señalar que también puedes emplear este tiempo en tomar un mini-descanso, relajarte y prepararte mentalmente para la próxima reunión. Socializar y charlar de temas más ligeros con los demás participantes o consultar tus redes sociales. Pero, si te animas a poner en práctica las técnicas que te proponemos, los huecos entre meetings dejarán de ser una pérdida de tiempo.
¿Y tú? ¿Cómo aprovechas los espacios entre reuniones?
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