La digitalización es un proceso que avanza a pasos agigantados en el ecosistema empresarial y comercial. Requiere de la debida atención de toda persona que está a cargo de una empresa o compañía, en los tiempos que corren.
Cada vez más, en todo tipo de rubros como la atención médica, la educación, la gestión estatal y empresarial, así como en el comercio nacional o internacional, dar el paso hacia la digitalización y estar al día con las nuevas formas de organización y gestión, marcan la diferencia en el mercado y en los resultados.
Por eso, es necesario asegurarse de acceder a servicios de calidad y softwares que estén a la altura de los objetivos empresariales. De esto te hablaremos en este artículo.
Primero que nada, ¿qué es un software de gestión de contratos?
Para que se entienda, CLM (por sus iniciales en inglés: contract lifecycle management), es la gestión e implementación de los elementos contractuales de una empresa o cliente, por el que se deben cumplir determinadas etapas: desde el inicio y desarrollo del contrato, hasta la ejecución, evaluación y la posterior y eventual renovación del mismo.
En otras palabras, involucra el proceso que lleva a cabo todo lo pertinente a establecer un contrato, de forma que sus condiciones, sus licencias y términos sean claros para las partes involucradas.
Pero, además, involucra apuntar hacia la automatización y digitalización de las maneras clásicas analógicas en las que se generaban los contratos. Todo esto, resulta en la agilización de los procesos, facilita la burocracia y permite que el acceso a la información esté unificado, sea más claro y, por tanto, transparenta los acuerdos y condiciones.
Y todo esto puede realizarse a partir de los software para la gestión contractual, de allí que su importancia y avance en el mercado sea tan veloz y, a la vez, necesario.
Factores claves en un buen software
Existe una gran variedad de los que se puede elegir y siempre conviene el que mejor se adapte al funcionamiento específico de la empresa. No obstante, hay algunos elementos que resultan como requisito mínimo e indispensable para garantizar que se contrata uno de buena calidad.
- A primera vista debe parecerte intuitivo, es decir, que se sepa dónde encontrar la información de su uso, de sus herramientas, y que su aplicación pueda llevarse a cabo por parte de personal que no esté necesariamente especializado en el uso de este tipo de softwares.
- Tener disponible el almacenamiento en la Nube, ya que de esta manera los archivos, documentos, y todo tipo de material que esté relacionado con los acuerdos y contratos podrán estar almacenados en una base de directo acceso por parte del personal involucrado. Además, de esta forma, los elementos digitalizados estarán guardados de manera segura, con la posibilidad de sincronización automática para que ningún contrato esté desactualizado y se sepa en tiempo real si todos los requisitos se cumplen.
- Su legislación debe estar al corriente de los contratos actuales, ya que, de otra forma, se corre el riesgo de potenciales problemas legales en el futuro, por lo que un buen software debe garantizar que cumple con las normativas vigentes y que se actualiza cada vez que es debido.
Softwares óptimos
Así las cosas, entre la amplia variedad de programas desarrollados para los usos anteriormente descritos, enlistamos casos de softwares que pueden optimizar y agilizar tu gestión de contratos:
- Webdox
- Panda doc
- Icertis
- Gatekeep
- Pactum
- Conga contracts
- Comforce
- Trackado
Para concluir
De todas maneras, el factor clave aquí es destacar que más allá de las especificidades, ventajas y servicios que ofrece cada uno, el “mejor”, siempre será el que resulte mejor en cada caso cliente o empresa. Ya que un mismo software puede no ser óptimo para los procesos y maneras de un lugar, y en otra compañía puede dar resultados excelentes.
Como toda herramienta, lo importante no es solo su calidad como software, sino que para el usuario que lo use le resulte práctica, fácil de usar, y con condiciones claras y seguridad demostrables, de forma que sea lo que mejor se adapte a su esquema de gestión contractual.
