El mundo de las empresas y los negocios ha venido transformándose en los últimos años a pasos agigantados. De los formatos de gerencia tradicionales, en los que un jefe bajaba una línea que no admitía discusiones, y sus subalternos simplemente se limitaban a obedecer las órdenes, se han generado nuevos formatos mucho más dinámicos, interactivos y colaborativos. Ya las empresas modernas han venido transformando las jerarquías, para dar paso a la construcción de equipos de colaboradores verdaderamente cohesionados, en los que cada miembro esté consciente de sus funciones y su valor, y todos se muevan en torno a un objetivo en común. Y justamente en el marco de estas nuevas dinámicas surgen las OPG o PMO (por sus siglas en inglés). Acompáñanos a ver de qué se trata este singular concepto que ha venido revolucionando las gestiones empresariales.
¿Qué es una OGP?
Infografía ofrecida por Wrike – Gestión De Proyecto
Estas siglas en español se traducen como Oficina de Gestión de Proyectos. Si trabajas en una empresa grande seguro que sabrás de qué te hablamos o al menos la has escuchado nombrar. Y en el ámbito de las Pymes también es un concepto que viene incorporándose con gran velocidad. La gestión de proyectos se define como la aplicación de procesos, aptitudes, métodos, conocimientos y experiencia con el fin de lograr objetivos específicos, medidos por una serie de parámetros previamente acordados.
Cuando especificamos gestión de proyectos, separándola del mero concepto de gestión, aclaramos que se trata de un proceso que no es continuo, sino que tiene un plazo de tiempo finito y una entrega final pautada. Entonces, una Oficina de Gestión de Proyectos es un departamento que forma parte de una empresa y que está enfocado en mejorar la gestión de cada proyecto en que se trabaje, unificando procesos y teniendo la estandarización y la eficiencia como norte.
Aunque se trata de un área bastante novedosa, el mundo empresarial ha sabido ver su valor y aportes en la eficiencia y la mejora en los resultados. Es justo por ello que más del 90% de las empresas grandes cuentan con una Oficina de Gestión de Proyectos, mientras que un 61% de las pequeñas la han incorporado. Los integrantes de esta oficina pueden formar parte de la nómina regular de la empresa, o también ser contratados como asesores externos o consultores.
¿Qué funciones en concreto realiza una Oficina de Gestión de Proyectos?
En líneas generales la función de la Oficina de Gestión de Proyectos es hacer las operaciones empresariales más eficientes, ganando en aspectos como los tiempos operativos, la efectividad y la rentabilidad. Se trata de equipos de trabajo que se focalizan en estrategias de corto, mediano o largo plazo, según las necesidades del modelo comercial. Trabajan en colaboración estrecha con la alta dirección de la empresa, para coordinar las políticas que mejores resultados puedan aportar. En líneas generales, las principales funciones que debe cumplir una oficina de este tipo son las siguientes:
- La Oficina de Gestión de Proyectos se encarga de la asesoría, el control y el seguimiento, así como de velar porque se cumplan las buenas prácticas en el desarrollo de proyectos dentro de la empresa.
- También asumen generalmente el desarrollo y la formación de los Project Managers o jefes de proyecto, que son asistidos en la mejora de sus capacidades así como en las herramientas que necesitan para alcanzar los objetivos que han sido establecidos.
- La OGP también debe asumir funciones de soporte administrativo y de coordinación, así como dar soporte a la dirección en la toma de decisiones. En los casos en que así sea requerido, esta oficina también puede ser la encargada de gestionar activamente el portafolio de proyectos.
- Y por último, el equipo que integra la OGP también debe asumir la definición de estándares y metodologías para ejecutar el trabajo.
¿Cómo saber si tu empresa necesita una OGP?
Las Oficinas de Gestión de Proyectos son una tendencia que llegó para quedarse. El motivo es simple: sus resultados en el aumento de la eficiencia son notables. Sin embargo, existen algunos indicadores que te pueden señalar que tu negocio está necesitando incorporar una visión profesional en este sentido:
- Implementas proyectos, pero siempre los culminas después de lo que planificaste inicialmente, y además es común que superen el presupuesto que estimaste al comenzar.
- Los proyectos en los que trabaja tu equipo no siempre están bien coordinados con los objetivos generales de la empresa. La falta de planificación estratégica y visión en conjunto hace que se pierda tiempo, esfuerzo y recurso en temas que probablemente no sean los prioritarios.
- Las partes interesadas en la concreción del proyecto en cuestión no tienen una visibilidad real sobre las acciones y los avances que se están consiguiendo con el trabajo.
- No cuentas con una metodología estandarizada para hacer avanzar un proyecto desde su fase inicial hasta su culminación, por lo que cada persona o equipo trabaja de manera diferente.
En definitiva, la Oficina de Gestión de Proyectos en una empresa es sinónimo de estándares, procesos, organización y resultados, vitales para llevar al negocio a su siguiente nivel de evolución.
