Encontrar fácil y rápidamente un documento archivado es la problemática central de cualquier empresa. Para simplificar este proceso, hay que optimizar la gestión documental de los archivos.
¿Por qué es necesario mejorar la gestión documental?
1. Garantía del cumplimiento de la ley
¡La conservación de los archivos no es un juego de niños! La gestión responsable y eficiente permite a las empresas e instituciones cumplir la ley. Sobre todo porque la conservación representa para algunos un verdadero rompecabezas, ya que la duración legal varía en función del tipo de documentos.
Gracias a un mejor conocimiento de la información y de los procesos documentales, las empresas mejoran la calidad de su gestión documental y reducen el número de casos de incumplimiento. Mejorar su archivo debe ser una de las prioridades de los directivos, puesto que permite, en particular, estar en condiciones de defender sus derechos con los documentos adecuados en caso de conflicto o necesidad. Además, con la gestión digital de documentos, puedes convertir un archivo PDF a Word en cualquier momento para imprimirlo.
2. Garantía de una mejor organización
Nóminas, contratos, seguros… el volumen de documentos en una empresa crece con los meses. Puede convertirse rápidamente en un freno a la eficacia de los equipos en sus tareas cotidianas. Al confiar la gestión documental a sociedades especializadas, aprovechan la oportunidad de revisar en profundidad el método de clasificación de los documentos, sus identificaciones y sus tratamientos.
3. Garantía de ahorrar tiempo
El tiempo es dinero. Para una empresa no se pierde ni un minuto. Al optimizar la organización de la gestión documental y del tratamiento de la información, la empresa se beneficia de la instauración de procedimientos eficaces para archivar sus datos. De este modo, puede encontrar más rápidamente un documento, clasificarlo en el lugar correcto en el momento adecuado y consultarlo fácilmente.
4. Garantía de ahorrar espacio
No siempre se puede empujar las paredes de una empresa. Y no se puede permitir que el papel los invada. Dado que el espacio es cada vez más limitado ante el aumento de los documentos que deben conservarse, la empresa tiene todo interés en optar por un sistema de gestión documental eficaz.
5. Garantía de una gestión optimizada
La tecnología avanza y permite a las empresas especializadas en la gestión documental proponer soluciones electrónicas para la conservación de determinados documentos. Una oportunidad para limitar tanto los costes logísticos relacionados con el tratamiento de la información en papel como para ganar espacio, al mismo tiempo que se beneficia de una protección eficiente de los documentos.
6. Garantía de aumentar la productividad
La mejor organización, el ahorro de tiempo y el ahorro de espacio significa necesariamente una mayor productividad. Un mejor sistema de clasificación de documentos y la adaptación a los procedimientos más eficaces permiten a las empresas mejorar la fluidez en toda la cadena de trabajo. Los intercambios entre la empresa y los empleados son más fluidos y se facilita el trabajo colaborativo.
7. Garantía de una mejor atención al cliente
Cuando una empresa encuentra más rápidamente un documento que concierne a uno de sus clientes, está necesariamente satisfecho con el servicio prestado. Y lo hace saber. Una buena gestión documental permite a la empresa fidelizar a sus clientes y ganar otros nuevos.
