Es inevitable que en las empresas surjan inconvenientes en el desarrollo de sus procesos y esto es un gran reto para las mismas. Las compañías deben buscar métodos que les brinden respuestas para la resolución de estas problemáticas. Uno de los más utilizados es la técnica de los 5 porqués, la cual tiene gran tradición y un alto porcentaje de efectividad.
En este artículo te daremos a conocer más a fondo de qué se trata la técnica de los porqués, sus ventajas y cómo se puede aplicar.
¿Qué es la técnica de los 5 porqués?
Se puede decir que el método de los 5 porqués se basa en la realización de preguntas para explorar la causa o efecto de un problema en particular. Se parte de un primer porqué, que va generando otro como consecuencia y así, de manera sucesiva. Esta metodología es una de las más sencillas y quizás, más fáciles de aplicar, sumado a que ha tenido grandes resultados de análisis.
Pero antes de hablar sobre su utilidad y todas las ventajas que puede suponer, debemos dejar claro lo que representa la técnica de los 5 porqués. Para ello, hay que remitirse a los años 30, época en la que esta se desarrolló de la mano de Sakichi Toyoda, fundador de Toyota Motor Corporation. A partir de ahí, se convirtió en un referente para determinar la raíz de un problema y en la actualidad se aplica en diversos sectores e industrias.
Lo mejor de todo es que la técnica de los 5 porqués, gracias a su simplicidad, se puede adaptar a cualquier tipo de situación y momento.
¿Para qué sirve la técnica los 5 porqués?
Tras conocer de qué se trata la técnica de los 5 porqués, es momento de definir para qué sirve esta metodología. La mayor utilidad que tiene es es que por medio de esta se puede resolver un problema o situación negativa que haya en algún proceso de la compañía a través del planteamiento de cuestionamientos en cadena. Luego de plantear el primer porqué, otros se van desencadenando hasta llegar a la una gran conculsión, respuesta o razón de esta problemática.
La idea principal es que con estas preguntas se pueda llegar a un total esclarecimiento de los inconvenientes surgidos. Por ejemplo, si una máquina se ha averiado, la primera pregunta que surge es «¿por qué se averió la máquina?». De acuerdo a la respuesta, el segundo porqué podría ser: «¿por qué tuvo carga excesiva de trabajo?». A continuación, el siguiente cuestionamiento sería «¿por qué no recibía mantenimiento hace seis meses?» y así, de manera sucesiva, hasta llegar a una posible resolución.
Si seguimos el anterior ejemplo, se podría llegar a una conclusión tal como podría ser: la maquinaria tuvo una sobrecarga de trabajo porque no recibía mantenimiento hace seis meses. ¿Y por qué no la había recibido? Por falta de un inventario de mantenimiento adecuado dentro de la compañía. De esta manera, los porqués te han dado una razón para así intervenir en la optimización de los procesos.
Ventajas y desventajas de los 5 porqués
Ya sabes de qué se trata y cuál es su principal utilidad, pero ¿todo es tan bueno en la aplicación de la técnica de los 5 porqués? Pues bien, como casi todo en la vida, en lo empresarial sobre todo, esta metodología tiene ventajas y desventajas. Por eso, en este punto te daremos a conocer los pros y los contras de esta técnica al interior de las compañías.
Ventajas
A continuación, te presentamos algunas de las principales ventajas de la técnica de los 5 porqués y cómo pueden ayudar a optimizar los procesos en tu empresa.
1. Fácil uso
Como ya se ha dicho, el uso de la técnica de los 5 porqués no representa una gran inversión económica al interior de la empresa. Sumado a esto, la metodología es sencilla de ejecutar, ya que no hay más fórmulas que aplicar cuestionamientos sobre un tema en específico. Por esto, no deja de ser un método ideal para las compañías y de ahí que sea tan común su utilización.
2. Rapidez
Esta metodología tiene como gran beneficio que puede aplicarse con rapidez para identificar rápido las causas de un inconveniente. Esto se puede lograr a través de diversas iteraciones con los colaboradores que pueden estar cerca del origen de un problema. Eso sí, todo dependerá de la disposición de los trabajadores, pero lo más probable es que no haya otro método más rápido.
3. Estimula el trabajo grupal
Relacionado con el punto anterior, la técnica de los 5 porqués estimula el trabajo en equipo, ya que se integra a todos los implicados en los procesos. Al ser una cadena, la tarea de hallar las causas de un problema se realizará con la ayuda de diferentes colaboradores. Lo más importante es que todos los implicados y hasta los que no, estén al tanto del caso estudiado.
4. Arranca de raíz el problema
Esta metodología tiene como objetivo ir de forma directa a la causa del problema que ocurre en la empresa. Y lo más valioso es que va hacia el origen del inconveniente de este, para evitar que vuelva a ocurrir en el futuro. Además de lo anterior, el proceso ejecutado se puede tomar para tratar otros inconvenientes que surjan a futuro.
Desventajas
Y sí, no todo es color de rosa, pese a que los beneficios de la técnica de los 5 porqués son muy grandes. En este punto, indicaremos los aspectos negativos de esta metodología, que podrían representar obstáculos en diferentes momentos.
1. Inestabilidad
Uno de los grandes riesgos que hay al emplear esta metodología es que puede haber inconsistencias. Al cuestionar a las personas que puedan estar cercanas al origen del inconveniente, pueden surgir respuestas muy diferentes. De ser así, sería complicado determinar las causas de un inconveniente dentro de los procesos y por ende, su posible solución.
2. Falta de conocimiento
Para llevar a cabo esta acción, el investigador encargado de ejecutar la técnica de los 5 porqués debe tener el conocimiento suficiente sobre diferentes tipos de problemáticas. En caso de no tenerlo, no contará con la capacidad suficiente para profundizar la búsqueda y realizar las preguntas adecuadas. Debido a esto, es crucial que el encargado sea alguien con basta experiencia y formación para este tipo de situaciones.
3. No es adecuado para evaluar riesgos
Dado que a través de esta técnica solo se evalúan eventos que ya han ocurrido, es difícil que sea un buen método preventivo. Sumado a esto, los datos recolectados solo son cualitativos, esto será más difícil de medir que si fuera en cifras. Por eso, no es recomendable si lo que se quiere es prevenir posibles inconvenientes futuros.
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4. Distinción de los síntomas
No siempre será sencillo, a través de la técnica de los 5 porqués, distinguir los síntomas de las causas y decidir cuándo parar. Puede ocurrir que de la investigación se genere una seguidilla de causas, casi sin fin. Por tal motivo, de vez en cuando, puedes determinar el análisis antes de realizar uno completo y minucioso.
Como puedes ver, no todo es tan perfecto a la hora de ejecutar la técnica de los 5 porqués. Más allá de esto, los beneficios son de gran valor, siempre y cuando se definan unos parámetros desde el inicio de la investigación.
¿Cómo aplicar los 5 porqués?
Ahora bien, en este punto definiremos los pasos que se deberían seguir para aplicar la técnica de los 5 porqués. ¿Cómo hacer un análisis de 5 porqué? Es crucial que estos se sigan de forma ordenada, pues el hecho de saltarse alguno puede provocar que la metodología no funcione como debería.
1. Establecer los inconvenientes
Está claro, si quieres resolver algo, lo primero que debes identificar es aquello que buscas solucionar. Luego de que tú y tu equipo de trabajo sepan lo que deben analizar, podrán comenzar a hacer una lluvia de ideas para detectar posibles razones del problema. Lo ideal es usar métodos como el diagrama de causa-efecto, para clasificar las hipótesis de los inconvenientes.
2. Definir «por qué» ocurre la situación a analizar
Aquí llegarás al primer porqué dentro de toda la metodología de los 5 porqués. ¿Por qué está ocurriendo esto?, ¿por qué se averió determinada máquina?, u otros cuestionamientos referentes a un tema en específico. Lo recomendado es que anoten las ideas que surjan, pues cada uno será esencial y podrá aportar en diversos puntos.
3. Determinar razones de la causa
Tras haberse planteado el primer porqué y saber cuál es el problema inicial, lo siguiente es saber por qué ocurre esto. Es posible que dentro del brainstorming o lluvia de ideas, alguien haya llegado a la resolución de por qué la maquinaria se averió. Esto brinda una causa más específica que podría estar provocando el problema y la siguiente pregunta según la ténica de los 5 porqués sería cuestionar por qué la maquinaría no ha recibido mantenimiento.
4. Continuar el planteamiento de preguntas
Ahora, la siguiente pregunta según la técnica de los 5 porqués debería ser para buscar la razón del porqué la maquinaria no ha recibido mantenimiento en los últimos meses. No hay dudas, es muy factible que en muchas ocasiones necesites más de cinco porqués para llegar a la raíz del problema, es algo normal. Lo que sí es crucial es recalcar que el método no debe buscar un culpable y por eso las preguntas no deben plantearse sobre el quién o quiénes.
5. Plantear las soluciones más adecuadas
Después de realizado el análisis y haber logrado llegar a una causa raíz, lo siguiente es comenzar a lanzar sugerencias para solucionarlo. Esto, además, te servirá para evitar estas mismas situaciones a futuro y así lograrás optimizar los procesos. Es vital tener la opinión de todos los implicados, para así recolectar el mayor número de soluciones y alcanzar el objetivo de forma integral.
Técnica de los 5 porqués: ejemplo
Como lo hemos señalado, la metodología 5 porqués pasó de ser algo utilizado en la fabricación de productos a funcionar en otras áreas. Por solo mencionar una, esta técnica puede ser empleada en el área comercial y te los explicaremos con un ejemplo.
Planteamiento del problema
El problema que plantearemos es el de la disminución de las ventas en una compañía.
El «porqué» 1
Ante la disminución de las ventas en una empresa, el primer porqué será el cuestionamiento: ¿por qué han disminuido las ventas?
El «porqué» 2
Se ha podido concluir, que las ventas disminuyeron porque los asesores comerciales no han cumplido con sus objetivos de ventas. En el denominado como segundo porqué se puede indicar la pregunta ¿por qué los vendedores no han logrado llegar a su meta mensual?
El «porqué» 3
Tras conocer que uno de los motivos por los que los vendedores no han llegado a sus metas es el tiempo, sigue la cadena de custionamientos. El que tendría que plantearse ahora es: ¿por qué los vendedores no tienen tiempo para concentrarse en sus ventas?
El «porqué» 4
Una de las principales causas de que los vendedores no tengan tiempo es que deben ocuparse de hacer otras diligencias. Es ahí cuando surge la duda de ¿por qué las diligencias del día no se resuelven de forma más rápida?
El «porqué» 5
Por último y tras conocer las diferentes dedicaciones que tienen los vendedores se llega a una gran pregunta final: ¿por qué la empresa no ha implementado una herramienta de automatización de ventas?
Así, los líderes del área comercial de la compañía han podido concluir que para aumentar sus ventas requieren de otras herramientas. En este caso, sería la de automatización de las ventas, que permitan a los agentes concentrarse en otros deberes que son su responsabilidad. Y podemos decir que se ha llegado hasta este punto gracias a la técnica de los 5 porqués.
Palabras finales
Sí, puede que parezca muy sencillo resolver ejemplos de problemas como los que hemos planteado. Sin embargo, esto requiere de una muy buena y adecuada gestión de la técnica de los 5 porqués, la cual debe ser realizada por un experto. De nuevo, y como en cada proceso, la comunicación es vital y más en el ámbito de la resolución de inconvenientes empresariales.
De ahí que sea fundamental que todos los colaboradores tengan canales y formas de dar a conoer su opinión. Todos los aportes pueden ser de utilidad, siempre y cuando se haga una investigacion idónea. Por eso, es crucial que haya una verdadera confianza con los trabajadores, para así mitigar los riesgos de problemas mayores.
¿Qué te pareció la técnica de los 5 porqués? Te recomendamos siempre tenerla en cuenta y ver cómo puede optimizar los procesos en tu compañía.
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