En la actualidad vivimos en un mundo tecnológico, cada vez surgen nuevas herramientas digitales y avances que nos permiten simplificar procesos y mejorar las conexiones personales y empresariales. Desde las reuniones hasta la gestión documental se vuelven mucho más sencillas y eficientes con estas herramientas. Es gracias a estas nuevas tecnologías que ahora se pueden firmar documentos online. Desde siempre la firma ha sido un método de identificación y autenticación vital en cualquier proceso, por lo que implementar la firma digital se convierte en un proceso vital para cualquier negocio o empresa. A continuación, te presentamos 5 ventajas de la firma digital de documentos ¡Conócelas!
5 Ventajas de la firma digital de documentos
La firma digital paulatinamente ha reemplazado a la firma física, sobre todo en un mundo que debido a la COVID-19 se ha apegado cada vez más al desarrollo digital. A nivel empresarial, la firma digital se ha posicionado como una solución que garantiza sostenibilidad, mejoras económicas y operativas y una mejor relación entre la empresa. Gracias a esta tecnología tu empresa podrá controlar y almacenar la documentación de manera más eficiente.
1. ¡Ahorro de costos!
Una de las mejores ventajas de implementar la firma digital en tu empresa es que el ahorro de los costos es significativo. A simple vista no es tan evidente, pero si analizamos lo que se gasta en papel, encontramos que los costos disminuyen. Además, este ahorro se da por cada documento, lo que se visualiza en el ahorro final. Con la firma digital no necesitas destinar recursos a la compra de papel, incluso se ahorran los gastos de impresión de aquellos documentos. En las computadoras se pueden almacenar las copias necesarias, sin necesidad de imprimirlas.
2. El impacto medio ambiental
La siguiente ventaja sobre la firma digital se relaciona con la anterior. Al gastar menos papel, se disminuye el desperdicio. La reducción del uso del papel tendrá un impacto positivo sobre el medioambiente, materia que ha ganado gran importancia a nivel global y sobre todo en el mundo empresarial, ya que los clientes se sienten más atraídos por aquellas empresas sostenibles, que demuestran interés en las consecuencias, oportunidades, obligaciones y riesgos económicos, sociales y ambientales. Además de esto, podemos añadir que la empresa también se libera de un montón de papel que muchas veces suele ser innecesario y estorboso.
3. La eficacia
Debido a la firma digital, los procesos empresariales que solían ser engorrosos ahora se ven optimizados y son más eficaces. Cualquier tipo de operación que requiera de una firma ahora será más rápido y con menos pasos. Incluso, se pueden realizar a larga distancia, ampliando el alcance de las relaciones empresariales y evitando las molestias de desplazamientos. Esto garantizará que la empresa fluya eficientemente y además que aquellos procesos se automaticen, ahorrando tiempos e inconformidades y simplificando las tareas; no solo de gestión documental, también operativas como la distribución y almacenamiento de estos.
4. Mayor seguridad
Otra gran ventaja que tiene la firma digital es que esta es más segura y garantiza la integridad de la empresa. En primer lugar, los documentos de papel pueden ser alterados y falsificados, mientras que un documento que lleve una forma digital no puede ser manipulado. Con los mismos avances tecnológicos, se han desarrollado diferentes sistemas de protección que resultan muy fiables y eficaces. Por ejemplo, distintas plataformas digitales, como el software de Tramitapp, permiten que solo las personas autorizadas tengan acceso a ciertos documentos y que se pueda revisar quién ha firmado qué documento y cuales siguen pendientes o incompletos. Es importante destacar que esto también garantiza la confidencialidad de aquellos documentos. En otras palabras, la firma digital evita problemas como la suplantación de la identidad a la vez que permite la autenticación e identificación de todos los procesos empresariales.
5. La experiencia del cliente será mejor
Mejorar la experiencia del cliente es un ingrediente vital para el éxito de cualquier empresa. Estas mismas ventajas que te mencionamos también se aplican al cliente, pues de igual manera, este podrá ahorrar tiempos y realizar procesos eficientemente. También este podrá tener una mayor confianza en la empresa y realizar los procesos con la mayor seguridad y comodidad. Además, esto amplía las opciones y el flujo de la experiencia del cliente.
La legalidad de una firma digital es igual a la de una firma común, por lo que no puedes posponer su implementación en tu empresa. Por otra parte, no es solo la firma digital una nueva herramienta tecnológica, sino que alrededor de ella se han desarrollado muchos otros instrumentos y softwares que permiten no solo aplicarla sino aprovechar todas sus ventajas. Esperamos hayas encontrado este artículo útil y que además no dudes en comenzar a usar la firma digital dentro de tu empresa o negocio.
