En la actualidad, las herramientas que promueven la mejora y la calidad en una organización son esenciales para el funcionamiento de las organizaciones. Sin embargo, para poder realizar este tipo de tareas, tienes que comprender a lo que te enfrentas. Por ello, para conocer cómo se desenvuelve tu empresa en los procesos debes implementar el diagrama SIPOC, un esquema gráfico como este será de gran ayuda.
Si te gustaría visualizar cómo funciona cada área de la organización y qué efecto puede causar en el resultado final, te recomendamos diseñar el esquema de tu negocio. Consigue toda la información necesaria, determina tu plan de acción con una guía fácil de interpretar por todos los colaboradores, reduce los errores y mejora la experiencia del usuario. ¿Te interesa? En este artículo te enseñamos cómo lograrlo.
¿Qué es un diagrama SIPOC?
Es una herramienta que forma parte de la metodología Six Sigma a partir de los años 80, puesto que su creación estuvo basada en el marco de la Gestión de la Calidad Total. Desde este momento, se le conoce como una metodología que documenta los procesos organizacionales con un mapa visual dividido en: Proveedores (Suppliers), Entradas (Inputs), Procesos (Process), Salidas (Outputs) y Clientes (Customers).
El diagrama SIPOC de un proceso se utiliza para comprender la experiencia del cliente y, asimismo, desarrollar procesos mejorados. Asimismo, es importante tener en cuenta que este modelo ofrece un panorama sencillo, pero completo de la situación empresarial.
Gracias a la información precisa que arroja el diagrama SIPOC se puede agilizar el flujo de trabajo, solucionar problemas, reducir errores y eliminar las actividades repetidas o que tienen aportes significativos en la operación. Siendo así, una herramienta increíble para facilitar la toma de decisiones y generación de ideas inmediatas.
¿En qué se diferencia el SIPOC de otros diagramas de flujo de trabajo?
Una de las características del diagrama SIPOC es que realiza un análisis de los procesos para desarrollar un mapa que indique los pasos a seguir de forma clara. Mientras que los diagramas de flujo de trabajo crean una línea de acción con orden cronológico.
Si bien es cierto, aunque el modelo SIPOC forma parte de los tipos de diagramas de flujo, su desglose no produce una dependencia entre una tarea y otra. Al contrario, muestra el encargado de cada fase o etapa en el proyecto: encargados, responsables, materiales, resultados y clientes. A causa de esto, el mapeo de proceso resulta siendo más beneficioso de lo que imaginamos.
Por ejemplo, genera aumento en el rendimiento y en la satisfacción del usuario final, dada la calidad y mejora en la operatividad.
Otro elemento, los diagramas de flujo de trabajo, se utilizan para definir de manera detallada los pasos individuales y los recursos a utilizar. Diferente del modelo SIPOC que se enfoca en identificar los puntos de control para centrarse posteriormente en el alcance de los objetivos de la empresa.
¿Para qué sirve el diagrama SIPOC?
El diagrama de SIPOC es mucho más que una herramienta para la mejora de los procesos internos y externos. Hoy en día, gracias a la implementación de la misma en múltiples organizaciones, afirmamos que es una herramienta que gestiona la calidad y mejora. Además, minimiza los errores y enseña a optimizar los beneficios de los recursos que se tienen al alcance. Por ello, el modelo SIPOC puede ser útil para:
- Analizar un proceso e identificar sus posibles variaciones a lo largo de la ejecución.
- Establecer espacios de comunicación para la resolución de problemas, la lluvia de ideas y la retroalimentación con todos los miembros del equipo.
- Identificar mejoras en procesos con irregularidades.
- Organizar la información para disponer de ella cuando se requiera contextualizar a un nuevo miembro de la empresa.
- Aumentar la satisfacción laboral, gracias a la definición de responsabilidad, la apreciación para la toma de decisiones y la inclusión en nuevos proyectos.
Sin duda, desarrollar un diagrama SIPOC te permite conocer a profundidad no solo cómo funcionan tus procesos, sino también cómo se encuentra tu empresa en general. Por esta razón, es un método que te ayudará a mantenerte organizado, a entender cómo se ejecuta el sistema relacionado con procesos y a llevar una mejor relación con la forma en la que se desenvuelve tu organización.
¿Cómo hacer un diagrama SIPOC?
Es una herramienta centrada en la documentación de etapas que conforman un proceso, ya sea para iniciar un nuevo proyecto o mejorar uno existente. Sin duda, se trata de uno de los mejores métodos para trazar una guía hacia el cumplimiento de los objetivos establecidos con anterioridad. Después de conocer cómo armarlo, no tendrás nada que te limite a emplearlo. ¡Veámoslo!
1. Selecciona un proceso
El primer paso para elaborar un diagrama SIPOC, consiste en la selección del proceso en el que nos vamos a inspirar. Todos los procesos de una organización son relevantes, sin embargo, será necesario jerarquizarlos para tratarlos de acuerdo a su prioridad. Puedes escoger nuevos proyectos, procesos existentes o de mejora.
Así que, te recomendamos que elijas por dónde empezar, ya que abarcar demasiado no te generará ningún tipo de resultado favorable. Piensa en aquel que le aporte mayor valor a tu negocio o propuesta y comienza a recopilar información sobre él.
2. Conoce el contexto
Para realizar el diagrama SIPOC de un producto es conveniente que conozcas todo el trasfondo del proceso que vas a mapear. Antes de poner en marcha tu propuesta debes conocer toda la información que acompaña este nuevo objetivo. En este caso, asegúrate de responder a preguntas como las siguientes antes de seguir avanzando:
- ¿Quiénes serán los encargados?
- ¿Cuándo inicia y cuando termina?
- ¿Cuánto tiempo se lleva en la ejecución?
- ¿Cuáles son las etapas que lo conforman?
- ¿Cómo se verán los resultados y de qué depende?
- ¿Qué condiciones y reglas tendrá?
3. Define el proceso
El modelo SIPOC tiene un modelo efectivo que subdivide el proceso en pequeñas partes valiosas para el resultado final. En este paso, los gestores del proyecto que conforman el equipo organizacional deben detallar lo más exacto posible, el paso a seguir con cada una de las acciones y sujetos responsables. A continuación, te presentamos con un ejemplo de una tienda virtual cómo puedes organizar el orden de tus tareas:
- El cliente efectúa una compra online.
- Una vez confirmado el pago, el sistema envía la factura al cliente y el personal de almacén comienza el alistamiento.
- En alistamiento, se realiza la verificación de calidad de los productos adquiridos por el cliente.
- La empresa logística recoge el paquete para proceder a incorporarlo en la ruta de distribución.
- El envío llega a su destino y el consumidor final recibe su pedido.
4. Enumera las entradas
El diagrama SIPOC registra todos los recursos que necesita para poner en marcha un proyecto a través de las «entradas». En este paso debes identificar cualquier material, equipo, recursos o incluso datos que se requiera para desarrollar las tareas de forma efectiva. Pongamos por caso una panadería, los recursos que son esenciales para el flujo de trabajo: harina, margarina, huevos, horno, amasadora, entre otros.
¡No olvides que esto variará en función de lo que ofrezcas en tu negocio! Es decir, si tienes más de una categoría, tendrás que hacer este proceso con cada uno según lo que requieras.
5. Identifica a los clientes
Una de las ventajas de desarrollar un diagrama SIPOC es que te permite conocer a detalle lo que busca tu público objetivo. Para este segmento de clientes es que necesitas las «entradas» y ellos son los que reciben tus «salidas». Ahora bien, en este proceso debes ser cuidadoso y realizar un análisis exhaustivo de tu mercado y de sus necesidades.
No obstante, tus «clientes» también pueden ser internos: proveedores, operador logístico, empresa minorista, compañeros de trabajo, socios o jefes. En otras palabras, toda persona que se beneficie de tu proceso es tu cliente, directa o indirectamente. Si tomamos como ejemplo una empresa de alimentos, tus clientes son: proveedores de materia prima, empresa de distribución, operarios, empresas minoristas y, por último, el consumidor final.
6. Clasifica las salidas
En el diagrama SIPOC, los resultados que obtenemos de un proceso se le conoce como «salidas». Por lo tanto, lo que obtengas de tu propuesta debe responder a la solicitud de tus clientes y al mismo tiempo, reflejar una ganancia en comparación con lo invertido. Las «salidas» son: el pago de un cliente, el cliente que recibe su producto, un cliente que recibe una información, una entregia en tiempos determinados, etc.
En el caso de que los resultados que recibas no sean los esperados, tendrás que preguntarte lo siguiente:
- ¿Existen errores en el producto?
- ¿El servicio es malo?
- ¿Los tiempos de entrega se fijaron correctamente?
- ¿El costo es bajo?
- ¿Es apropiado el margen de ganancia en comparación a lo que invierto?
7. Determina los proveedores
La fuente de entradas, salidas e información para un proceso son los «proveedores». En el modelo SIPOC bien sea en el escenario interno y externo, los proveedores son quienes entregan lo que necesita la organización para funcionar de forma adecuada. Finalmente, en este paso puedes comprender cuántas personas están trabajando para ti y tus objetivos.
Por ejemplo, si nos referimos nuevamente al proceso existente en una tienda virtual, los proveedores serían:
- Clientes: proporcionan información de envío y pago.
- Operarios: mano de obra, diseño y armado de artículos.
- Miembros del equipo de almacén: ofrecen servicios de empaque y de revisión de calidad.
- Fabricante de embalaje: cajas, plásticos, rótulos de envíos y/o etiquetas.
- Servicios de entrega: vinculación con empresa logística.
8. Presenta el diagrama
Una vez que ya conoces cómo elaborar un diagrama SIPOC y tienes el proceso detallado, llega el momento de presentarlo a toda la organización. De hecho, esta es una de las ventajas que aporta este método, que te permite conectar a toda la empresa con el objetivo principal.
Más allá de convertirse en un reglamento, el modelo SIPOC es la herramienta para llevar un control de las acciones y medir con ella el resultado de los esfuerzos realizados. En una empresa la mejora continua es una decisión y este método te facilita esta acción.
Así que, olvídate de archivar este mapeo, al contrario, compártelo tantas veces sea posible. Todas las personas que hacen parte de tu empresa deben tener acceso libre a esta información y, asimismo, observar los resultados de cada etapa en tiempo real.
¿Dónde puedo hacer un SIPOC?
Los diagramas de flujo como el modelo SIPOC ayudan a comprender y gestionar tareas complicadas de forma efectiva y rápida. Ilustra con pequeñas acciones todo el trabajo que conlleva el desarrollo de un nuevo proceso organizacional y compártelo con tus colaboradores para encontrar una solución óptima. Para diseñarlo, podrás apoyarte en las siguientes plataformas:
1. Creately
Es una herramienta que permite hacer mapas de procesos en línea. Cuenta con plantillas prediseñadas para facilitar el trabajo. Además, es efectiva en cuanto a rapidez y sencillez en su interfaz. Al ingresar, la aplicación te enseña el significado de cada figura en un diagrama o mapa de trabajo. Por último, Creately puede ser usada de manera offline y online sin interferir en la actualización en tiempo real de los datos.
2. Diagrams
Si estás buscando realizar diagramas de flujo, mapas, tablas y almacenar en Google Drive o Dropbox, esta herramienta es para ti. Esta aplicación, además de ser gratuita, también tiene distintos elementos para agregar significado a tu proyecto de acuerdo a tu propósito y objetivo. En efecto, gracias a la versatilidad e interfaz intuitiva de Diagrams, es posible diseñar diagramas de cualquier complejidad.
3. Edraw
Con más de 50.000 gráficos vectoriales, Edraw es una plataforma disponible para sistemas operativos como Windows, Mac y Linux. Un plus de esta herramienta es que tiene una interfaz fácil de utilizar para los que ejecutan este tipo de diagramas por primera vez, con solo arrastrar y soltar puedes armar tu proyecto gráfico. A propósito, es una de las aplicaciones con mejor costo de suscripción.
4. Microsoft Visio
Visio forma parte de la licencia de Microsoft Office y con él puedes realizar mapas mentales, diagramas, organigramas, gráficos vectoriales y mucho más. Al igual que las herramientas anteriores, si estás pensando hacer un diagrama SIPOC, la plataforma cuenta con variedad de formas, símbolos y plantillas para inspirarte. Por otro lado, se puede colaborar entre equipos desde cualquier lugar y en tiempo real.
5. Lucidchart
Es un generador de diagramas que dispone de la herramienta de arrastre para diseñar con libertad en un lienzo blanco. Lucidchart permite vincularte con el espacio de trabajo en la nube de Google Drive y aumentar la productividad con la integración de herramientas de Microsoft Office. Otro elemento a destacar es que emplea el Lenguaje Unificado de Modelado (UML), para unificar los significados y conceptos de las formas empleadas.
Ejemplo de diagrama SIPOC
Para guiarte en el diseño de tu proceso de negocios a través del modelo SIPOC, queremos ayudarte con la ejemplificación de un mapeo para un establecimiento de reparación de celulares:
- Proveedores (Suppliers): Vendedor de software, cliente usuario del dispositivo, proveedor de materiales y repuestos.
- Entradas (Inputs): Solicitud de soporte técnico, herramientas y materiales, repuestos, dispositivo en mal estado o averiado, información del cliente y del dispositivo.
- Proceso (Process): Recibir la solicitud, analizar el problema del dispositivo, encontrar la solución, informar al cliente sobre el paso siguiente, reparación del artículo, entrega al cliente.
- Salidas (Outputs): Reporte de solicitud de soporte técnico, dispositivo reparado, garantías, cliente satisfecho, pago por servicio.
- Clientes (Customers): Usuario del dispositivo, cajero o personal de atención al cliente (en caso de que la tienda cuente con ello).
Palabras finales
Aprender a dominar el mapeo de procesos puede ser una tarea sencilla si implementas el diagrama correcto. El modelo SIPOC es una plataforma que te permite conocer por completo de una organización sin detenerte en detalles que reducen la eficiencia. Sin duda, al usar estas herramientas tienes una idea clara de lo que debes hacer para alcanzar los objetivos de tu compañía.
Si buscas optimizar los procesos, relacionarte mejor con tus colaboradores, incluirlos en la mejora de los proyectos y ofrecer un servicio/producto final de calidad, saca provecho de este artículo.
También puedes leer:
