Cómo preparar una licitación | Elige la mejor solución para tu proyecto

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Cómo preparar una licitación

Aprender cómo preparar una licitación te ayudará a exponer tu marca y consolidarla en el mercado. A medida que transcurren los años, podemos apreciar que los términos van cambiando por lo que adquirir nuevos conocimientos es vital para sacar adelante cualquier tipo de negocios.

Los proyectos pueden llevarse a cabo de diversas maneras, sin embargo, lo que lo hace especial es la cantidad de ofertas económicas que se puedan recibir parar asegurarnos de escoger la propuesta con mejor ventaja competitiva. Ahora bien, es probable que aún te quedes pensando en qué significa «licitación», así que te enseñaremos en qué consiste, cómo funciona y cómo puedes aprovechar esta gran oportunidad en tu empresa.

¿Qué es una licitación?

Persona observa montos de una licitación

Una licitación puede definirse como el proceso mediante el cual una empresa reconoce y da a conocer la existencia de una necesidad, solicita soluciones para satisfacer su necesidad, evalúa las distintas alternativas y elige una.

Esta es una nueva modalidad de trabajo que llama mucho la atención de las empresas. La razón de esto es que su función principal es garantizar que, al realizar distintas asociaciones, las actividades se dirijan a un interés general, el cual es generar un beneficio social donde se brinde el mayor número de oportunidades.

Una de las principales características de una licitación es que el método participativo funciona por medio de jornadas grupales donde se hacen convocatorias entre diferentes proveedores para que la empresa pueda escoger entre las mejores opciones. La adquisición de una nueva contratación es posible únicamente si el proveedor cuenta con los pliegos de condiciones definidos de forma previa. 

Tipos de licitación

Licitación en negocios

Existen distintas modalidades en las que se pone en práctica la licitación, las cuales pueden variar en función del objeto, del régimen jurídico de derecho comunitario o del régimen jurídico de derecho administrativo o de derecho privado. A raíz de esto podemos decir que se han creado dos modelos bien definidos y sobre ellos se habla a continuación: 

¿Qué es una licitación pública?

Son las más reconocidas, ya que el proceso de licitación pública consiste en una contratación realizada por un organismo estatal, donde este es el encargado de realizar la visualización de todas las postulaciones.

Además, esto facilita y optimiza el trabajo, debido a que la empresa no debe hacer más que aceptar la propuesta. Una de las características de la licitación pública es que obliga a los organismos públicos a hacer publicidad para que se garantice un proceso transparente y legal. 

¿Cuáles son las licitaciones privadas?

Se efectúa un proceso similar al de las licitaciones públicas, con la excepción de que las invitaciones se envían de manera personalizada, estableciendo un grupo concreto de proveedores.

Es importante destacar que las licitaciones privadas no se hacen de forma frecuente, al contrario, se emplean en situaciones de emergencia, para tener mayor confidencialidad o para adjudicar un proceso público que no haya tenido la cantidad suficiente de ofertantes. 

Diferencia entre licitación y cotización

Facturas para una cotización

Como vimos antes, una licitación no es más que una respuesta a una oferta para ofrecer un producto o servicio a un precio y calidad determinados, bajo ciertas condiciones.

Mientras tanto, la cotización puede definirse como un compromiso formal por parte de un proveedor potencial para proporcionar ciertos bienes o servicios solicitados por el comprador a un precio estipulado de forma previa y en determinadas condiciones. Incluye los términos de venta, pago y garantía, incluido el precio cobrado por el producto o servicio, la fecha, hora y lugar de entrega, y el período de validez de la oferta. 

Las cotizaciones ayudan a los compradores a comprender el costo de los bienes o servicios antes de realizar una compra. Para recibir una cotización (es decir, el precio de los materiales requeridos), las empresas gubernamentales a menudo presentan licitaciones. Y es aquí donde radica la relación entre ambos conceptos. 

Las empresas gubernamentales, las instituciones financieras o las grandes corporaciones envían invitaciones a licitar para varios proyectos cuando quieren comprar bienes a gran escala, subcontratar servicios o comprar/construir algo, pero no es posible hacerlo por cuenta propia. Para ello, se invita a los proveedores externos a ofertar y presentar cotizaciones. 

¿Por qué es necesaria la licitación?

Reunión de asociación empresarial

Las licitaciones reflejan la necesidad de compra de las empresas, por lo tanto, se debe tener previamente organizada la información de requisitos para participar en las contrataciones públicas. Las empresas que emplean licitaciones tienen beneficios por lo que se recauda en la incorporación de las ofertas de los proveedores.

Para que este proceso sea transparente, las entidades deben cuidarse al momento de realizar la publicidad de las contrataciones. Ya que, al elegir alguna licitación, las personas que vieron la cantidad de solicitudes y ofertas publicitadas pueden dar fé del ejercicio legal a la hora de escoger un proveedor. 

Ahora bien, para saber cómo hacer una licitación tienes que tener claro que el objetivo principal es brindarles la oportunidad a algunas empresas para que ofrezcan sus servicios mediante la presentación de una mejor propuesta. Esto se debe a que resulta una herramienta para «ganar-ganar» por un lado, ofrecer reconocimiento a la marca y, por otro lado, genera nuevos proveedores. 

Requisitos para licitar

Informes de archivos empresariales

Cada oferta tiene requisitos específicos que se derivan de las necesidades de la organización solicitante, estos se describen en los documentos que acompañan a la invitación a licitar. Pero para empezar a aprender cómo preparar una licitación también debes tener en cuenta que hay algunos requisitos generales básicos a seguir: 

  • Estar registrado en el sistema electrónico para la contratación pública. 
  • La empresa debe estar inscripta formalmente en la Cámara de Comercio del país correspondiente. 
  • Si deseas licitar con empresas extranjeras debes estar registrado como proveedor. 
  • Tener la contabilidad en orden según lo indica la ley. 
  • Presentar los estados financieros del último año. 
  • Disponer de las copias de contratos que acrediten la ejecución de las obras, o la entrega de bienes o servicios. 

Cómo preparar una licitación paso a paso

Cómo hacer una licitación

Cada país tiene sus propias indicaciones o requisitos de licitación. Sin embargo, al tratarse de una selección abierta se pueden encontrar unos parámetros específicos, los cuales constan de 6 fases: 

1. Preparación de los pliegos de condiciones

Los pliegos se caracterizan por ser condicionantes administrativos a través de la estructura de cláusula que presentan. Ahora bien, uno de los pasos claves antes de aprender cómo preparar una licitación es que tengas conocimiento de que los pliegos son realizados por personas que tengan un amplio desenvolvimiento en el tema a tratar, debido a que esta es una de las etapas de licitación que puede resultar más costosa. 

Revisar muy bien la información contenida en los pliegos te ayudará no solo evitar fraudes, sino también a evitar costos adicionales del proceso. Además, dedica especial atención al contenido, ya que este formato incluye todo lo que es relevante para la realización de un determinado proyecto

2. Acreditación de la personalidad jurídica del empresario

Persona jurídica

Para presentarse y ofertar en una licitación la persona encargada debe tener una personalidad juridica probada ante la ley. De este modo, la forma de obtener el reconocimiento de la personalidad jurídica es a través de una constancia que confirme que la persona ha inscrito su DNI en el Registro Mercantil.

Por lo general, para formalizar esta personalidad juridica las empresas que solicitan la licitación requieren copias notariadas de los documentos mercantiles, por lo que antes de presentar la oferta se debe recurrir a una autoridad administrativa para la autenticación. 

3. Publicación de la convocatoria

Si no sabes cómo hacer una licitación y estás buscando qué hacer después de preparar los pliegos y la acreditación de la personalidad jurídica, el próximo paso es comenzar a difundir por todos los medios la información. Esto puede darse por medio de: 

  • Boletines oficiales 
  • Periódicos 
  • Sitios y portales web especializados 
  • Correo electrónico directo a las empresas inscritas en la sede electrónica de la organización licitante. 

4. Presentación de ofertas

Presentación de ofertas en una reunión corporativa

En cualquiera de las formas de licitación existe una posibilidad de fraude, por lo que es recomendable que conozcas los dos tipos de ofertas: Técnica y Económica. Además, se considera que el conocimiento de estas ofertas hace la combinación para crear la etapa más importante para los participantes.  

Es necesario estudiar todas las condiciones para poder presentar la solicitud en tiempo y forma. También debes demostrar capacidad contractual, comprensión de las obligaciones fiscales y capacidad financiera. En esta etapa, las empresas presentan sus proyectos y son seleccionadas de la mejor manera posible para llegar al final del proceso de adjudicación. 

5. Evaluación de ofertas

La empresa que organiza y solicita la licitación debe excluir las propuestas que no cumplan con los requisitos que se establecieron en los pliegos. En el caso de que existan numerosas cantidades de parámetros, se ejecuta una lista con puntajes para verificar con qué requisitos cumple la empresa que esta ofertando.

6. Adjudicación y formalización del contrato

Ejercicio contractual de una colaboración con una empresa

Para finalizar, la realización de un formato contractual público inicia un proceso de análisis y evaluación, que inspecciona a profundidad diferentes solicitudes. Después de un tiempo determinado, la entidad declara qué propuesta es la ganadora de acuerdo con los criterios establecidos en la segunda etapa. El proyecto ganador suele ser aquel que combina la relación técnica y calidad-precio más beneficiosa. 

Ejemplo de licitación

Proveedores presentando una licitación

Las empresas que licitan contratos de productos o servicios brindan al público reglas y estándares de calidad que los proveedores deben cumplir para competir en estas licitaciones. Cualquier proveedor que cumpla con las funciones y características descritas en estas bases de datos puede competir. Adicional, para realizar cualquier tipo de propuesta la licitación debe contar con esta estructura: 

  • Nombre del proyecto. 
  • Fecha de publicación. 
  • Día de cierre de la licitación. 
  • Fechas de reuniones importantes o apertura de propuestas. 
  • Bases de la licitación: reglas que se seguirán, características que deben de cumplir los proveedores y formato de entrega de propuestas 
  • Descripción de los trabajos a realizar o productos y servicios que deben de proveerse. 
  • Anexos que sirven para ampliar la información sobre los productos y servicios licitados. 

Palabras finales

Tener la posibilidad de consolidarse y crecer en el mundo de los negocios es algo que no podemos dejar pasar. Saber cómo preparar una licitación es un libro abierto para conseguir firmar contratos con proveedores que cambien el rumbo de tu empresa y la lleven al éxito.

El punto principal y el más delicado es elaborar un presupuesto, ya que esta es la base para determinar cuáles son los pasos que debes dar. En efecto, es una oportunidad que no debes desaprovechar. Infórmate bien, recuerda que es esencial estar capacitado para negociar con éxito.