Cuando se constituye una empresa hay obligaciones con los empleados que se deben respetar y cumplir a cabalidad. Dentro de dichas obligaciones se encuentra el pago del salario en contraprestación a los servicios prestados. Este es un proceso que, si se hace manualmente, puede generar muchos desafíos para la empresa, en términos de tiempo, especialmente. Es por ello por lo que saber cómo hacer una nómina desde cero e identificar las mejores herramientas tecnológicas para desarrollar el proceso es un aprendizaje fundamental en cualquier tipo de negocio.
La gestión de nóminas dentro de una compañía es una actividad que requiere de mucho tiempo y esfuerzo. Esto porque para realizarla es imprescindible llevar a cabo un proceso muy riguroso y detallista. Esta es la razón por la que lo programas o softwares de gestión de nómina son cada vez más necesarios. Ellos tendrán la función de apoyar a las áreas de la empresa involucradas en la automatización y optimización de la generación de nóminas teniendo en cuenta aspectos como las jornadas completas y parciales, los atrasos, finiquitos, las comisiones, nóminas con retribución flexible, entre otras.
Es debido a lo anterior que los siguientes consejos para la gestión de nóminas son imprescindibles. Ellos facilitarán la generación de nóminas automatizadas, la actualización legal y gestión de trámites administrativos completa y eficiente, además de la elección adecuada del software de gestión de nómina que tu empresa necesita.
¿Cómo gestionar adecuadamente tu nómina? ¡Ten en cuenta estos consejos!
1. Crea espacios de capacitación y consulta
Estos espacios serán los indicados para enseñar a las personas encargadas de la gestión de nómina y a colaboradores y empleados de la empresa lo necesario sobre el proceso. En la mayoría de las ocasiones, cuando la empresa contrata un servicio externo, como los softwares de gestión y digitalización de nómina, estos servicios brindan asesoramiento exclusivo y enfocado en la situación real de la empresa. Estos asesores buscarán impactar en la reactividad, la validez legal y la proximidad entre empresa, servicio externo y trabajadores.
2. Toda la información en la nómina debe ser clara y precisa
Todos los datos que hagan parte de la nómina deben ser precisos. Los datos identificativos básicos deben contener dos tipos de información: los datos de la empresa y los datos del trabajador. En el primer caso, deberán ser claros el domicilio social de la empresa y el código de cuenta de cotización. De la mano con esto, en los datos del trabajador deben ser identificables el nombre, tipo de contrato, categoría y tiempo de antigüedad en la empresa.
Seguidamente, el periodo de facturación es fundamental. Este es el periodo sobre el que se calculan las bases y tipos de liquidación. Ahora bien, las cantidades que recibe el empleado—devengos—, tanto salariales como extrasalariales deben estar adecuadamente identificadas. Aquí se incluyen el salario base, los complementos, el salario en especie y otros conceptos como dietas o gastos en transporte.
En el caso de contar con un software de gestión de nóminas online es fundamental que la empresa asegure que este esté parametrizado adecuadamente. Así se evitarán errores por malos cálculos y se disminuirá el riesgo de sanciones por parte de entes de control o demandas de empleados.
3. Identifica y tramita adecuadamente las deducciones y pagos obligatorios por Ley
Estas deducciones son aquellas cotizaciones que resultan de los impuestos que se pagan. Estas se restan del total del salario y, algunas, son obligatorias. Dentro de estas deducciones obligatorias se encuentra la seguridad social, el IRPF (impuesto personal que grava la renta), los anticipos y el salario en especie. Frente a esto, se hace indispensable que las empresas cuenten con un proceso de auditoria interna que permita identificar errores o incumplimientos al respecto.
Los softwares permiten visualizar constantemente la información y los datos de los empleados para evitar estos errores. Además, dan acceso a informes y gráficos actualizados sobre el proceso.
4. La fiabilidad y la actualización legal son claves
Todas las empresas deberán contar con un historial actualizado de la información de sus trabajadores. Si se contrata un software es fundamental asegurarse de que la plataforma se adapte al convenio colectivo y se encargue de mantenerse al día con las novedades y cambios legales que se presenten a lo largo del proceso, además de ofrecer un seguro de validez legal. De esta manera, te asegurarás de que la plataforma se adapte a las necesidades de tu empresa.
5. Incluye procesos y tecnologías que te permitan ahorrar tiempo
Aquí cumplen un papel fundamental los softwares de gestión de nómina y Recursos Humanos. Con ellos, las empresas tendrán acceso a tecnologías como la firma digital o la firma avanzada biométrica. De esta manera, la empresa se asegura de haber identificado al firmante y comprobar así la validez del documento que se ha firmado.
A modo de conclusión, vale la pena resaltar que el proceso de nómina no se limita únicamente al pago de una cantidad correspondiente al préstamos de un servicio. Este proceso debe ir enfocado necesariamente a responder a las normativas vigentes y a promulgar el bienestar de los trabajadores y colaboradores de la organización.
