Organizar un evento corporativo es un reto para las empresas que abarca diferentes áreas y equipos de trabajo. Por ello, es una de las estrategias de marketing más beneficiosas y efectivas. Sin embargo, la organización de este tipo de eventos está cada vez más en auge y demanda una actualización constante de los conocimientos. Teniendo en cuenta esto, un evento corporativo es más necesario de lo que parece.
En la actualidad, un evento empresarial puede dirigirse directamente al público objetivo y generar transacciones significativas para un impacto de los ingresos. Así, según sean las metas de la empresa, podrás ajustar las actividades del encuentro. De modo que, si te gustaría crear una comunidad y mejorar la reputación de tu empresa ante el mercado, te enseñamos cómo hacerlo por medio de la planificación de eventos corporativos.
¿Qué es un evento corporativo?
Los eventos de negocios se han convertido en una de las principales estrategias para mejorar la relación con los clientes o los miembros de un equipo de trabajo. Por esta razón, un evento corporativo es un acontecimiento organizado por los directivos o empleados de una compañía para alcanzar objetivos específicos.
Como, por ejemplo: lanzar un nuevo producto, presentar un informe, captar nuevos clientes, motivar y/o capacitar a los empleados o diferentes acciones que beneficien la imagen de la marca. De esa manera, los eventos empresariales forman parte de la estrategia comercial de la organización y pueden celebrarse en todo tipo de empresas, bien sean grandes o pymes.
Así, la compañía puede dar a conocer su propuesta tanto a clientes físicos como digitales. Por otro lado, la organización de eventos empresariales es una alternativa para mejorar las habilidades y conocimientos de los empleados.
Esto se debe a que se pueden delegar actividades a los diferentes departamentos para el intercambio de ideas y la colaboración. Asimismo, este tipo de eventos aumenta la visibilidad de la organización y el establecimiento de conexiones con personas influyentes en el mercado.
Tipos de eventos corporativos
Un evento corporativo es mucho más que una reunión organizada. Al contrario, se trata de un encuentro que promueve el crecimiento de la empresa desde distintos ámbitos, por el hecho de que permite la adaptación a las diferentes necesidades de la compañía.
En este sentido, la planificación de un evento corporativo puede estar orientada a mejorar las relaciones con el público objetivo o aumentar las ventas a través del posicionamiento en el mercado. A continuación, te explicamos los tipos de eventos corporativos que existen y como pueden ser aplicados según el objetivo:
Lanzamiento de producto
Son eventos corporativos qué consisten en presentar los detalles y funcionalidades de un nuevo producto con el objetivo de generar interés y aumentar las ventas antes de ser expuesto en el mercado.
Talleres o Workshops
Este tipo de eventos corporativos busca impartir conocimiento a los participantes, bien sea empleado o el público objetivo. De esta manera, es un espacio para desarrollar habilidades profesionales y promover el trabajo en equipo.
Congresos y ferias
Es uno de los eventos corporativos con mayor número de asistentes y suele durar más de un día. Además, este formato se utiliza para promocionar productos, conectar con profesionales del sector y establecer contactos en el mercado.
Aniversario empresarial
El aniversario de la empresa es un evento corporativo muy especial, ya que conecta con los empleados y los clientes de la marca. Por ello, es un espacio para fortalecer las relaciones y la imagen de la empresa.
Inauguraciones
Es un evento corporativo que busca que la marca pueda darse a conocer y comenzar a tener una relación con el público objetivo. Así, en este tipo de encuentros se otorgan premios, descuentos y beneficios a los asistentes.
Entrega de premios
Un evento corporativo tiene la particularidad de adaptarse a cualquier necesidad, por lo cual también funciona para hacer ceremonias que premien el esfuerzo de los colaboradores o el crecimiento de la organización.
Foros de debate
Los encuentros como los foros de debate pueden desarrollarse en instalaciones privadas o ejecutar eventos corporativos al aire libre para presentar las diferentes formas de uso de un producto o servicio.
Rueda de prensa
Un evento empresarial es ideal para celebrar acontecimientos importantes de una empresa, como por ejemplo una rueda de prensa para informar por todos los medios de comunicación, cambios en la empresa, productos o datos relevantes.
Eventos de Networking
Esta es una de las formas de diseñar eventos corporativos con inteligencia, ya que los encuentros de Networking ayudan a que los empleados puedan crear una red de contactos con diferentes profesionales del sector.
Reunión de directivos
Por último, el encuentro entre directivos también forma parte de los tipos de eventos corporativos. De hecho, es uno de los espacios más eficientes, puesto que aumenta la cohesión entre el equipo y la productividad en la toma de decisiones y en el trabajo.
10 aspectos fundamentales para organizar un evento empresarial de éxito
¿Qué quieres lograr con un evento corporativo? La organización de eventos empresariales aporta beneficios favorables a la compañía, pero es una tarea ardua si buscas obtener éxito en el proceso. Asimismo, con este tipo de eventos se pretende captar la atención de clientes y fidelizarlos a través de actividades enriquecedoras y entretenidas. Por esta razón, te contaremos cómo puedes planificar un evento corporativo como un experto:
1. Crea un briefing
El primer paso para la planeación de un evento empresarial se trata de definir el objetivo por el cual se realizará el evento. Por ello, el briefing es el punto de partida para organizar de manera estratégica los pasos claves para que el evento corporativo alcance el éxito con las metas propuestas. Así que, asegúrate de tener propuestas creativas y que te permitan definir las acciones para antes, durante y después del evento.
De esta manera, al hacer un briefing tienes un panorama completo del desenlace de tu evento corporativo. Teniendo en cuenta esto, práctica este método para los diferentes tipos de eventos empresariales que tengas pautados en tu compañía. Por último, no olvides incluir datos relevantes para orientar el proceso como los antecedentes de eventos anteriores, tiempos de ejecución o entregables del proyecto.
2. Define a tu público objetivo
Un paso infaltable en el proceso sobre cómo realizar un evento empresarial es la definición del público al que va dirigido el encuentro. De modo que, antes de ejecutar cualquier acción, debes tener claro cómo es el comportamiento del público al que le hablas y cuáles serán sus objeciones al momento de presentar propuestas en el evento.
Para ello, determina cuál es el perfil de quién asistirá: clientes, socios, proveedores, empleados, entre otros. Una vez conoces a tus visitantes, tendrás claro qué tipo de experiencia puedes generar en tu evento para responder a sus necesidades. Por otra parte, al identificar a todo bien sea podrás reunir datos importantes sobre su comportamiento de compra para superar los obstáculos e incluso los beneficios que ofrece la competencia.
3. Determina tu presupuesto
Un evento corporativo tiene el potencial de sacar adelante las propuestas de una organización si se ejecuta correctamente. Por ende, la planificación de un evento empresarial requiere el establecimiento de un presupuesto estimado para las actividades que amerite la estrategia.
De esta manera, el presupuesto será el punto de partida para marcar la diferencia con el evento. Algunos de los elementos infaltables en la planificación del evento corporativo son:
- Costo del alquiler de la locación
- Servicio de Catering
- Decoración del espacio de acuerdo a la temática del evento
- Contratación de oradores, expositores y talentos para el entretenimiento del público
- Publicidad y promoción
- Costos de mano de obra en general.
4. Elige la locación
Elegir un lugar adaptado a tu proyecto determinará el éxito del mismo. Así que, antes de buscar la locación para desarrollar tu evento corporativo, es conveniente que tengas claras las condiciones que requiere para contar con el número de salas y/o espacios necesarios.
Además, al ser un evento relevante para la organización, el margen de error debe ser prácticamente nulo. En este sentido, te recomendamos reservar un espacio con al menos cuatro meses de antelación. No obstante, si se trata de un proyecto inmediato, revisa que la fecha no coincida con periodos de vacaciones o festivos nacionales.
Por otro lado, Existen otras consideraciones que debes tomar en cuenta para la locación de tu evento corporativo, como, por ejemplo:
- La locación debe tener un espacio para parquear o ser de fácil acceso para el transporte público
- Un evento corporativo requiere de condiciones acústicas para conferencias o sesiones para un público numeroso
- Según sea el número de asistentes, tendrás que alquilar salas separadas para gestionar el volumen y sus necesidades
- Si para tu evento tienes invitados de otras ciudades o países, renta una locación cercana al aeropuerto o a hoteles
- Los costos de un evento corporativo son tan amplios que se te puede quedar uno por fuera, evalúa todos los gastos antes de rentar un local. Por ejemplo: seguro, depósitos o aumento por exceso de asistentes.
5. Diseña un plan de acción
Uno de los pasos para un evento empresarial que no puedes olvidar es la creación de un plan de acción para el desenlace de las actividades. De modo que, la planificación es esencial para que cada proceso del evento tenga su rumbo y su líder encargado de ejecutarlo. Por lo general, un evento tiene las siguientes actividades para ser exitoso:
- Locación (decoración, accesibilidad, limpieza)
- Logística (contratos y adquisiciones)
- Catering
- Talento expositor (oradores, presentadores, patrocinadores, directivos, entre otros)
- Timeline del evento
- Registro de los asistentes y del encuentro en general y muchas otras tareas.
A medida que tengas definidas las tareas del evento podrás añadir nuevos elementos y delegar funciones al equipo de trabajo. Por último, crea un documento con los soportes de contratos e información legal para salvaguardar la logística del evento.
6. Selecciona a tu equipo de trabajo
Si estás aprendiendo cómo realizar un evento empresarial, es ideal que construyas un equipo de trabajo sólido para desempeñar cada una de las funciones que amerita este acontecimiento. Por esta razón, tienes que distribuir las labores entre los diferentes apartamentos de una organización, ya que esto no solo te ayudará a tener todo organizado, sino también a que todos los colaboradores se sientan parte del proceso.
Asigna roles y responsabilidades para que el evento salga adelante, incluso si es pequeño. De hecho, el objetivo principal es que exista un personal para atender las necesidades específicas del evento, como, por ejemplo: entregar el refrigerio a los oradores o coordinar el talento humano que lleva la logística del proceso.
¡Evita que el anfitrión se encargue de dar el café de bienvenida y presentar la recepción, destina cada pieza de manera estratégica!
7. Consigue patrocinios
Al momento de desarrollar un evento corporativo, la vinculación con patrocinadores es crucial para tener éxito en la asistencia y en el cumplimiento de los objetivos de la compañía. Por lo tanto, se requiere construir una red de embajadores que apoyen el evento para aumentar la confianza en el consumidor. Así que, los patrocinadores deben comprender el valor de la propuesta para obtener un beneficio de ellos para el evento.
Teniendo en cuenta esto, debes buscar patrocinios que tengan una audiencia similar a la tuya y que al mismo tiempo ofrezcan servicios complementarios. De esta manera, podrás crear propuestas personalizadas para los clientes y fusionar el reconocimiento de ambas marcas para obtener un resultado favorable y común: conversiones.
8. Enfócate en los detalles
Otro de los pasos fundamentales en un proceso de creación de un evento corporativo tiene que ver con los detalles invisibles a la vista. Es decir, es necesario que no se pierda de vista ningún detalle, ya que esto influirá en el resultado del encuentro. Por esta razón, como anfitrión debes tener claro cada paso y los responsables de su ejecución.
De esta manera, si algunos asistentes llegan antes de la hora prevista, puedes tener un protocolo de bienvenida para superar sus expectativas incluso antes de comenzar con el evento en sí. A causa de esto, te recomendamos realizar un seguimiento a la gestión del evento para corroborar que transcurra de forma exitosa.
9. Elabora un plan de marketing
El marketing es una herramienta que puedes utilizar en una infinidad de proyectos empresariales. De hecho, es un elemento clave al momento de organizar un evento corporativo, puesto que ayuda a llegar al segmento de clientes elegido. Ahora bien, para tener éxito en la campaña de marketing debes dividir el proceso en diferentes fases, es decir:
- Prelanzamiento: Busca generar interacción en los diferentes canales de comunicación para que el público conozca que hay una marca interesada en su participación en un evento presencial o digital.
- Anuncio principal: Se presenta como un llamado a la acción a registrarse en el evento para obtener beneficios y conocimientos como sesiones de temas atractivos con oradores y talentos especiales.
- Cierre del registro: Es la última oportunidad para acercarse al público antes del evento. Se pueden implementar anuncios publicitarios, comunicados de prensa o anuncios en redes sociales para reunir al mayor número de participantes posible.
- Post evento: Se emplea para demostrar al usuario el agradecimiento por participar en el evento y se envían encuestas de satisfacción o beneficios bonos y descuentos por la asistencia.
10. Ten una segunda opción
Un evento corporativo tiene más beneficios de los que podrías imaginar. Sin embargo, durante su proceso de ejecución pueden existir contratiempos o bloqueos inesperados, por lo cual es indispensable contar con un plan B. De esa manera, podrás tener el control en caso de que ocurra una falla en alguna de las etapas del evento.
Asimismo, es un requisito que te permitirá ahorrar gastos, mantener la reputación de la marca y continuar con el evento sin que los asistentes perciban un error. Tener un plan alternativo es una buena práctica y demuestra que se valora el esfuerzo y los recursos internos destinados a su desarrollo. ¡No importa cuántos planes tengas, el objetivo es cumplir las metas del evento!
Importancia de organizar eventos empresariales
Los eventos empresariales son una herramienta determinante en el crecimiento y desarrollo de una organización, ya que cada empresa ofrece presentaciones de productos o servicios de manera frecuente. No obstante, este proceso supone una serie de acontecimientos que involucran gastos de recursos para lograr obtener un beneficio de la celebración.
Sin duda, una de las principales ventajas de invertir en la realización de un evento corporativo es la capacidad y el alcance que tiene para llegar a los diferentes sectores del mercado. Hoy en día, el marketing trabaja en conjunto con las empresas para aumentar su notoriedad y ROI con estrategias que conecte directamente con los intereses del público, bien sea clientes, proveedores y/o empleados.
De hecho, de acuerdo con un informe de Visme, un 83% de las marcas afirma que han aumentado sus ventas gracias a los eventos corporativos, lo que los convierte en herramientas de marketing muy eficaces. Al igual que, Travel Perk afirma que, «el 46% de los encuestados indicó que los eventos de la empresa ayudan a aumentar la motivación y les proporcionan una mejor alineación y visión de los objetivos de la empresa».
A causa de esto, los eventos corporativos son una excelente oportunidad para a través del esfuerzo posicionar a la empresa dentro de su sector comercial. En definitiva, este encuentro puede no solo comunicarse con el público objetivo de la organización, sino mejorar el clima y las relaciones laborales. ¡El proceso interno se refleja en el exterior y deriva en transacciones exitosas!
Tendencias en eventos corporativos
El mundo digital, la transformación laboral y la innovación tecnológica exige cambios en la implementación de estrategias como celebraciones empresariales. Sin duda, el público demanda un conocimiento actualizado acerca de las nuevas actividades o parámetros a desarrollar en la planificación de eventos. Por ello, ya que conoces cómo organizar un evento corporativo, estas son las 5 tendencias más populares que debes tener en cuenta:
Eventos de alta tecnología
Las nuevas tendencias en eventos corporativos han cambiado la presentación tradicional y han transformado la forma en la que los anfitriones llegan a su público objetivo. De modo que, se han implementado herramientas que permiten incorporar la tecnología los diferentes procesos de un evento, como por ejemplo presentar la programación en aplicaciones o crear puntos de información con pantallas táctiles.
El metaverso en eventos corporativos
El mundo digital está cada vez más presente en las actividades cotidianas del ser humano y los eventos corporativos no podían quedarse fuera de ello. Por esta razón, en la celebración de eventos presenciales y digitales, el metaverso se ha hecho notar con la personalización y la organización de un espacio dónde es posible presentar análisis con desarrollos gráficos elaborados con inteligencia artificial.
Eventos a la carta
Hoy en día, los eventos corporativos pueden llevarse a cabo con la temática que el público elija gracias al crecimiento acelerado del Internet. De esta manera, el público tiene una cantidad de opciones para elegir el contenido y las actividades a desarrollar en un evento presencial o digital.
Así, el objetivo de una empresa es realizar una selección cuidadosa de contenidos atractivos y variados para que la audiencia pueda participar e invertir en la adquisición de nuevas habilidades. ¡El público tiene el poder!
Experiencia híbrida: digital y presencial
Los eventos corporativos se transforman de acuerdo a los cambios de la sociedad. Por ello, debido a la exigencia del mercado, se genera una experiencia híbrida que satisface las necesidades del público, generando experiencias digitales y presenciales en simultáneo. En efecto, esto permite que la empresa llegue a un público más amplio, lo cual genera mayor interacción y trazabilidad de los resultados obtenidos en el evento.
Eventos sostenibles
La última tendencia en eventos corporativos hace parte de las propuestas sostenibles y locales que no solamente por una venta sino también por la responsabilidad social. En este caso, se emplean diferentes alternativas como: evitar el traslado del público a una locación, apoyar empresas locales para el catering, no abusar de la electricidad, reducir el uso de plástico y otros envases.
Palabras finales
La organización de eventos empresariales va más allá de una tarea retadora, ya que además de ser compleja, requiere el análisis de una compañía desde cero. Es decir, para organizar un evento de este tipo debes conocer desde de la organización hasta el comportamiento de su consumidor.
Además, una vez dómines esta información, tendrás que realizar planes para mejorar el proceso dependiendo de la cantidad de eventos que realices. Define una meta para tu próximo evento e identifica las oportunidades de crecimiento para tratar estas temáticas con los asistentes. Un evento corporativo es una herramienta estratégica para el acercamiento con el éxito. ¡Aprende a usarlo correctamente!
