Ley de Pareto o regla del 80/20 | Ahorra tiempo y esfuerzo con este principio

La ley de Pareto tiene casi un siglo y curiosamente no tuvo mayor impacto cuando se formuló, pero ha cobrado gran importancia en las últimas tres décadas. Quizás eso se deba a que en ese mismo lapso se han multiplicado exponencialmente los estímulos a los que estamos expuestos y muchas veces no sabemos cuál atender primero.

Uno de los responsables de que la regla de Pareto se haya vuelto tan popular es el famoso autor Tim Ferris. Planteó la tesis de que tomando las decisiones correctas, la semana laboral se puede reducir a cuatro horas, sin afectar los ingresos. Y es que gran parte de los métodos de Ferris se basan en el buen Pareto.

Quién sabe si sea posible lograr un milagro como este, pero sí es cierto que identificando lo esencial y priorizando de la manera correcta, se gasta menos tiempo y menos esfuerzo, a la vez que se mejoran los resultados. De esto se trata el principio de Pareto. Te invitamos a conocerlo.

¿Qué es la ley de Pareto?

Letrero en ventana empañada que dice regla 80/20

¿En qué consiste la ley de Pareto? Pues bien, la ley de Pareto, también conocida como regla del 80/20, es un principio según el cual el 80 % de las consecuencias proviene de un 20 % de las causas. También se formula al revés: el 20 % de las causas, origina el 80 % de las consecuencias. O de forma inversa: el 80 % de las causas origina solo el 20 % de los efectos. Esto es aplicable a un amplio número de fenómenos.

Aunque se conoce popularmente como ley de Pareto, en realidad no es una ley, sino una tendencia estadística que se corrobora de manera empírica en una gran cantidad de situaciones.

Hay que anotar que la regla del 80/20 es en realidad una cantidad arbitraria. Hay situaciones en las que la cifra no es exacta, aunque se mantenga la tendencia. Lo esencial es que hay un desequilibrio, de más o menos 4 a 1, entre las entradas y salidas, o causas y consecuencias.

Aplicaciones populares del principio de Pareto

Este principio se ha aplicado a infinidad de realidades, al punto en que ya se hicieron populares varios ejemplos prácticos de la regla de Pareto, como los siguientes:

  • El 80 % de los empleados generan el 20 % de los resultados.
  • El 20 % de los clientes producen el 80 % de los ingresos.
  • El 20 % de los inversores se quedan con el 80 % de las ganancias.
  • El 80 % de los errores de software provocan solo el 20 % de las fallas en un sistema.
  • El 20 % de los productos ocupan el 80 % del espacio.
  • El 80 % de las páginas web son visitadas por el 20 % los usuarios.
  • El 20 % de las calles concentra el 80 % del tráfico de la ciudad.
  • El 80 % de la población tiene el 20 % de los recursos.
  • El 20 % del esfuerzo permite realizar el 80 % de las tareas.

El origen del principio de Pareto

Hombre dibuja un diagrama del principio Pareto en un tablero transparente

El autor de la regla del 80/20 fue Vilfredo Federico Pareto (1848-1923), un ingeniero, economista, sociólogo y filósofo italiano. Habló por primera vez de su principio en su «Cours d’économie politique» de 1896. En realidad, Pareto solo se ocupó de la aplicación de esta regla a las realidades macroeconómicas.

Para definir la regla del 80/20, Pareto simplemente observó y comparó fenómenos como la propiedad de la tierra y encontró que la proporción se aplicaba con notable exactitud a la misma, tanto en su país como en otros lugares. Señaló así que los bienes naturales y la riqueza se repartían siempre en porcentajes similares.

La popularización

La obra de Pareto pasó más o menos desapercibida hasta que en 1941 Joseph Juran la rescató del olvido. Juran era experto en gestión de calidad y encontró que el principio de Pareto también era aplicable a muchas otras situaciones, incluso por fuera de la economía. De este modo, enriqueció sustantivamente la teoría.

Aunque la ley de Pareto ganó notoriedad con el aporte de Juran, solo se conoció masivamente cuando Richard Koch y Tim Ferris escribieron sobre ella. Koch lanzó el libro The 80/20 Principle (El principio 80/20) en 1997 y alcanzó un gran éxito. De hecho, se convirtió en un clásico dentro de los libros de negocios.

En 2007, Ferris lanzó la obra The 4-Hour Workweek (La semana laboral de cuatro horas), con el cual obtuvo un éxito rotundo. El libro estuvo cuatro años en la lista de oro del New York Times y fue traducido a 35 idiomas. Así la ley de Pareto fue conocida en todo el mundo.

La utilidad de la ley de Pareto

Manos de hombre con letrero que dice eficiencia Pareto y teclado

Se ha dicho que la regla de Pareto es un punto de referencia que nos ayuda a centrarnos en las cosas que de verdad importan. A partir de la regla del 80/20 es posible comprender que hay acciones capaces de arrojar los mejores resultados, evitando gastar energía en otras que solo generan efectos insignificantes.

Lo que se persigue con el principio de Pareto es obtener mayor rendimiento con menor esfuerzo. Por eso se puede afirmar que es una técnica para gestionar las prioridades de una manera más eficiente. Es prácticamente aplicable a todo, pero se usa por lo general para optimizar el tiempo y los procesos.

También es aplicable a la vida personal. No por nada a veces se citan como ejemplo de la ley de Pareto las siguientes aseveraciones:

  • El 20 % de las cosas en la vida provocan el 80 % de la felicidad que se experimenta.
  • El 20 % de los problemas de la vida originan el 80 % de la infelicidad que atormenta.

La ley de Pareto en los negocios

En el mundo empresarial, la regla de Pareto ha sido aplicada particularmente al campo de las ventas, los gastos y la fuerza laboral. Son los terrenos en donde su utilidad es más verificable.

Han hecho carrera varios ejemplos de la ley de Pareto aplicada a las empresas. Estos son algunos de ellos:

  • El 20 % de las partidas concentran el 80 % de los gastos.
  • El 80 % de las ventas son fruto del 20 % de los vendedores.
  • El 20 % de los productos concentran el 80 % de las ventas.
  • El 80 % de los clientes son captados por el 20 % de las campañas publicitarias.
  • El 20 % de los productos o servicios concentran el 80 % de las quejas.
  • El 80 % de los productos almacenados concentran solo el 20 % del valor de todos los productos.

De una manera más puntual, el principio de Pareto aplica para las diferentes áreas de la siguiente manera.

En el área ventas

Cubos de madera con flechas hacia arriba forman escalera

Al aplicar la ley de Pareto al análisis de marketing, es muy probable que se descubra al pequeño grupo de consumidores que más compra. Lo adecuado, entonces, es concentrarte en ese porcentaje y satisfacer sus necesidades tanto como sea posible.

De la misma manera, puesto que solo un pequeño porcentaje de productos concentran la mayor cantidad de ventas, el trabajo de promoción también tendría que enfocarse en estos para explotar al máximo sus fortalezas.

En la productividad

En este caso, el principio de Pareto señala que solo el 20 % de las tareas son verdaderamente relevantes. Así que lo adecuado sería identificarlas de manera puntual para fortalecerlas y especializarlas. El efecto debe ser un incremento en la productividad laboral. También, de hecho, un progresivo ahorro de tiempo para quien realiza la actividad.

En control de calidad

Se ha planteado que el 20 % de las fallas repercute en la calidad del 80 % de los productos finales. El esfuerzo debe orientarse a precisar cuáles son esos errores de mayor impacto para mejorar el resultado final. De otro lado, también se señala que el 20 % de los procesos de control son responsables del 80 % de los errores. En este caso también lo conducente es precisar para mejorar.

En el trabajo en equipo

Se estima que el 20 % del equipo es el responsable del 80 % de los logros. Lo indicado es identificar a ese 20 % y a los miembros restantes delegarles una nueva función o aplicar mecanismos para mejorar su rendimiento. Cuando los equipos se decantan, definitivamente son más productivos.

¿Cómo aplicar la ley de Pareto en la empresa?

Una agenda con el diagrama Pareto gafas un bolígrafo y un sombrero

En principio, la ley de Pareto es aplicable a la empresa a partir de un análisis básico que incluye cinco puntos generales. Este permite obtener un panorama general del rendimiento en términos de procesos y de tiempo. Se deben completar los siguientes pasos:

Identificación de los 80/20

Este es el paso más tedioso, pero también el más crucial. Tómate tu tiempo para hacerlo con calma. Básicamente debes llevar a cabo tres actividades:

  • Lista de productos 80/20: Elabora un inventario de los productos que ofreces. Revisa los porcentajes de venta y califica con «A» los que más se venden, con «B» a los de segunda línea y con «C» los que apenas se venden.
  • Lista de servicios 80/20: Lleva a cabo el mismo procedimiento anterior, pero esta vez aplicado a los servicios que prestas.
  • Lista de tareas 80/20: Nuevamente debes hacer un listado como en los dos puntos anteriores, enfocado a las tareas más y menos relevantes de tu empresa. En este punto, sé tan detallista como sea posible.

Evaluación

Examina muy bien los listados que elaboraste y reclasifica, si es necesario. En particular, concéntrate en lo que has catalogado como «A» o «C». Lo más adecuado es evaluar si existe algún «A» que pueda pasar a formar parte del grupo «B». Así mismo, piensa muy bien si hay elementos de «C» tan poco relevantes que merecer ir a parar a una nueva categoría: «D».

Eliminar

Todo aquello que finalmente haya quedado clasificado como «D» son productos, servicios o tareas que deben ser eliminados. Implican tiempo y esfuerzo, pero no aportan valor. Es muy probable que estén ahí solo por costumbre o por un cálculo fallido, así que es hora de desecharlos.

Conviene revisar de nuevo la lista «C» y determinar si hay más elementos que puedas eliminar sin afectar la calidad o productividad de tu negocio. Suele haber gran resistencia a eliminar, pero es conveniente si quieres aprovechar mejor tus recursos.

Sustituir

Flechas clavadas en el blanco de una diana

Después de hacer esa especie de «limpieza general», resulta conveniente que analices si es posible sustituir alguno de los elementos que aún están en la lista «C», por otros que sean más relevantes o aporten más valor. Esto aplica principalmente para las tareas. Tomemos un ejemplo. El jefe de personal debe estar al tanto del absentismo laboral, día por día, y registrar las causas del mismo. Quizás si hace un formulario que debe llenar el empleado, esa tarea puede ser sustituida por «aplicar formulario».

Posponer

Finalmente, conviene clasificar todas esas tareas o proyectos que se pueden posponer indefinidamente, sin que afecten tu emprendimiento. Van a una lista de «pendientes» y solo saldrán de allí si existe una razón poderosa para ello.

Llegado a este punto, ya tienes un panorama general acerca de qué es lo relevante y qué es lo trivial en lo que haces. Sin embargo, si quieres hacer un trabajo más detallado y aplicar la regla de Pareto de una forma más precisa, lo más aconsejable es que elabores un diagrama de Pareto. Y enseguida te decimos cómo hacerlo.

El diagrama de Pareto

El diagrama de Pareto es una herramienta derivada de la ley de Pareto que ofrece las pautas para aplicar el principio general. Es decir, para identificar cuál es ese 20 % que causa el 80 % de las consecuencias.

¿Cuándo se debe emplear el diagrama de Pareto? Los expertos recomiendan elaborarlo en cuatro situaciones:

  • Cuando hay muchos problemas, o muchas posibles causas, y se quieren identificar los más relevantes.
  • Cuando se quiere identificar la frecuencia con la que aparece un problema.
  • Si se quiere analizar la frecuencia con que determinadas causas inciden en un proceso.
  • Cuando se quiere identificar el componente específico que más peso tiene en una causa ya reconocida.

¿Cómo hacer un diagrama de Pareto?

Papel con el análisis Pareto y un teclado

El diagrama de Pareto se realiza básicamente para separar los factores que inciden de manera determinante de aquellos que no tienen mayor relevancia.

Para elaborar el diagrama, se deben completar las siguientes fases.

Fase de acopio de datos

Esta fase incluye las siguientes acciones:

  1. Definir la categoría que se va a analizar.
  2. Elegir una unidad de medida para el análisis.
  3. Seleccionar el periodo de tiempo a analizar.
  4. Recaudar los datos y clasificarlos.

Veamos esto con un ejemplo. Un restaurante ha recibido más quejas de lo habitual en el último mes. Así que el factor a analizar son los motivos de dichas quejas. Luego se decide que la unidad de medida a utilizar es la frecuencia de las quejas.

Para recoger la información toman como base las quejas mismas, los testimonios del personal de servicio al cliente, del personal de servicios generales y las encuestas de calidad que llenan los clientes por Internet.

Esto les permite hacer una clasificación o categorización de las variables. De este modo, encuentran que las causas son:

  • Tiempo de espera (20 incidencias).
  • Mala atención de los meseros (10 incidencias).
  • Calidad de la comida (8 incidencias).
  • Temperatura de la comida (2 incidencias).
Elaboración del diagrama

El diagrama de Pareto es un gráfico de barras. Estas se organizan en forma descendente, de izquierda a derecha. Así, la barra más alta irá a la izquierda y la más baja irá a la derecha.

A su vez, y como es lógico, la barra más alta corresponderá al aspecto o elemento de mayor incidencia, según la clasificación que se hizo en la fase anterior. Entre tanto, la barra más baja coincidirá con el elemento menos incidente, también sobre la mencionada clasificación.

Hombre con tabla que contiene algunas siluetas encerradas en un círculo rojo

En el diagrama hay dos coordenadas. La horizontal corresponde a la categoría (problema o causa) que se está analizando y la vertical a la unidad de medida que se eligió.

Una vez elaborado el diagrama, el panorama será mucho más claro. Sin embargo, aún es necesario adelantar la última fase.

Volviendo al ejemplo anterior, la barra más alta es la que corresponde al tiempo de espera, seguida, respectivamente, por la mala atención de los meseros, la calidad de la comida y la temperatura de la misma.

Interpretación

Lo que sigue es traducir los valores encontrados a porcentajes. Con llamativa regularidad aparece evidenciada la ley de Pareto. Es decir, una situación en la cual el 20 % de las causas origina el 80 % de los efectos. Como ya lo hemos anotado, los porcentajes no son exactos, pero generalmente se mantienen alrededor de estos números.

Enseguida, se deben aplicar correctivos para esos factores que dan origen al grueso del problema. Si se considera necesario, se puede hacer un nuevo diagrama de Pareto para los aspectos que componen el factor detectado.

En nuestro ejemplo, es claro que la causa más relevante es el tiempo de espera. El equipo decide hacer un nuevo diagrama de Pareto para esa causa específica y descubre que ha aumentado el número de clientes en los últimos meses, pero no se ha incrementado el personal de cocina.

Esto lleva a que los servicios se presten con mayor demora y también incide en la mala actitud de los meseros, que frecuentemente son apremiados por los clientes. Así mismo, ha reducido la calidad de la comida, pues el personal de la cocina no da abasto y esto los lleva a cometer errores, entre ellos, olvidar la entrega de algunas órdenes que llegan frías a la mesa.

En este ejemplo es claro el efecto de una causa que equivale al 20 %, el cual incide sobre el 80 % del proceso. A veces no es tan fácil de detectar y se necesita elaborar varios diagramas antes de llegar al factor exacto.

La ley de Pareto en la vida diaria

Dados blancos con letrero full y part time y dedos de mujer

Uno de los aspectos más llamativos de la ley de Pareto es que también puede ser aplicada a infinidad de situaciones cotidianas y personales. Finalmente, todos queremos lograr más con menos esfuerzo y puede ser buena idea aplicar la lógica de este principio a la vida personal.

Los siguientes son algunos de esos aspectos en los que la regla de Pareto va como anillo al dedo.

En el manejo del tiempo

Si tienes un trabajo de 40 horas a la semana, de seguro son más o menos ocho las que resultan verdaderamente determinantes. Identificar las tareas decisivas te llevan a sacarle el máximo provecho a ese lapso que, en general, debe corresponder a lo primero que hagas cada día.

Lo ideal es que en esas ocho horas logres que funcionen las otras 32. Toda tu atención y todo tu esfuerzo en ese lapso y un mayor relajamiento en el tiempo restante.

En el ahorro

Es muy probable que solo el 20 % de aquello en lo que gastas cada mes sea lo genuinamente relevante. El 80 % restante son gastos que podrías evaluar para mirar el modo de hacer recortes. Incluso, y siguiendo la regla, valdría la pena dedicar un 20 %, de ese 80% restante, al ahorro de forma directa.

Incremento de los ingresos

Vale la pena analizar qué es lo que realmente alguien paga, cuando paga por tu labor. ¿Qué hace valioso tu trabajo? ¿Los conocimientos, la experiencia, la creatividad, la destreza, la fuerza, etc.? Hay que determinar cuál es ese 20 % que determina lo demás y preguntarte si hay alguna manera de sacarle mayor provecho a esa faceta que vale más. Quizás ampliando las actividades en ese aspecto, quizás enfocándolas hacia otro rumbo.

En el aprendizaje

Transparencia de reloj con dos mujeres detrás trabajando

No puedes asimilar por completo cada libro que lees o cada clase o conferencia a la que asistes. Así que lo más adecuado es concentrarte en ese 20 % del cual puedes sacar el mayor provecho, o que resulta más aplicable a tus circunstancias específicas. Así que deja lo demás de lado y olvídate de ello.

Los problemas cotidianos

Hazte a la idea de que el 80 % de los problemas cotidianos solo te producen dolores de cabeza innecesarios. Enfócate en atender solo al 20 % de lo que verdaderamente importa y concentra tus energías en resolverlo, en lugar de preocuparte por esa masa de pequeñeces que al final no cuentan para nada.

En las relaciones interpersonales

Solo el 20 % de lo que haces causa un impacto real en los demás. ¿Cuáles son esos aspectos a los que prestan atención tus familiares, clientes, pareja, amigos, etc.? En eso debes enfocarte para que todo fluya mejor y los vínculos sean más significativos.

Recuerda además que el 80 % de las críticas que recibes, provienen del 20 % de las personas que conoces. Así que ubícalas y no te olvides que el 80 % de lo que dicen, poco o nada vale.

Palabras finales

Cuaderno con letreros ley de Pareto y regla 80/20

El tiempo, la energía y los recursos de los que toda persona dispone son limitados. La manera más inteligente de lidiar con esa limitación es identificando el valor real que tiene cada cosa o persona a la que le dedicamos tiempo, energía y recursos.

La ley de Pareto es una tendencia estadística que sorprendentemente opera en multitud de situaciones. Dice que solo la quinta parte de cada realidad es auténticamente decisiva. El secreto está en precisar qué es y en dónde está ese 20 % que lo determina todo.

No se logran mejores resultados dedicando más tiempo o esfuerzo a algo. La clave está en concentrar tiempo y esfuerzos en lo que verdaderamente cuenta. Para eso sirve la ley de Pareto: para separar lo vital de lo trivial y así identificar lo que realmente merece nuestra atención.

Fuentes de apoyo

  • Borjas, C. M. B. (2005). Ley de Pareto aplicada a la fiabilidad. Ingeniería mecánica, 8(3), 1-9.
  • Ferris, T. (2016). La semana laboral de 4 horas. México: RBA Editores México.
  • Dagum, C. (1980). Sistemas generadores de distribución del ingreso y la Ley de Pareto. El trimestre económico, 47(188 (4), 877-917.

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