Matriz RACI | Mejora la asignación de roles y responsabilidades en los proyectos

La matriz RACI es una potente herramienta para la organización de tareas y definición de responsabilidades, bien sea en una empresa, o en un proyecto específico. Pero ¿cuál es su principal valor?

Pues bien, hay un dicho que reza: «cuando todos son responsables, nadie es responsable». Lo que se logra con la matriz de responsabilidades RACI es que eso no suceda. Este instrumento sirve para asignar compromisos que no den lugar a dudas.

Nada peor que un equipo en el que todos hacen todo. Muchas veces esto lleva a lo contrario: que nadie haga nada, y no por falta de compromiso, sino por falta de claridad. Con el modelo RACI esto no ocurre. Veámoslo con mayor detalle.

¿Qué es la matriz RACI o matriz de responsabilidades?

matriz de roles y responsabilidades RACI

¿Qué es una matriz RACI? Se trata de una herramienta de gestión de recursos humanos que ayuda a clarificar las responsabilidades de los miembros de una organización o de un proyecto frente a las actividades del mismo.

Por lo tanto, y dicho de una forma más concreta, esta matriz de responsabilidades permite lograr cuatro objetivos:

  • Definir quién debe hacer qué en cada momento.
  • Visualizar y consultar quién hace qué de forma clara y rápida.
  • Establecer los vínculos que hay entre los miembros de un equipo, área, organización, etc.
  • Hacerle seguimiento a las actividades y tareas que componen un proyecto.

De otro lado, la metodología RACI también ayuda a definir claramente los procedimientos, ya que este es un requisito necesario para asignar roles y responsabilidades. Por lo mismo, permite asociar las actividades o tareas de un proceso, con el recurso humano disponible para ejecutarlas.

Esta matriz de roles y responsabilidades es particularmente aplicable a los proyectos grandes y/o complejos. También se puede emplear en proyectos pequeños, pero estos quizás no requieren una herramienta tan minuciosa.

Los 4 componentes de la matriz de responsabilidades RACI

Anotaciones de organigrama

La matriz RACI permite hacer un gráfico de responsabilidad lineal. Tiene un diseño sencillo y versátil aplicable a prácticamente cualquier tipo de proyecto.

La palabra RACI es una sigla en inglés que hace referencia a los siguientes elementos:

  • «R» Responsible o encargado: Quien ejecuta una tarea.
  • «A» Accountable o autoridad responsable: Quien vela porque la tarea se cumpla.
  • «C» Consulted o consultor: Quien debe ser consultado con referencia a la realización de una tarea.
  • «I» Informed o informado: Quien debe ser informado en torno a la realización de una tarea.

Veamos más detenidamente cada uno de esos componentes de la matriz de asignación de responsabilidades.

1. Responsible o encargado

Es la persona encargada o asignada para realizar una tarea. Este rol también puede estar en cabeza de un equipo. Como mínimo siempre hay un responsable, pero también puede haber muchos más.

Quienes tienen asignada esta función también son los responsables de tomar las decisiones directamente relacionadas con la tarea que deben realizar. Su función es HACER.

Si el encargado le delega su tarea a un tercero, de todos modos, él mismo es quien debe responder por la ejecución de la misma. Esta persona no tiene capacidad para determinar si la tarea ya se completó o no.

2. Accountable o autoridad responsable

El segundo componente del modelo RACI es la autoridad responsable. Se trata de la persona que se asegura de que la tarea se ejecute, tal y como se solicitó.

Las funciones de la autoridad responsable son las de definir los roles que cada quien asumirá en el proyecto, vigilar el proceso, verificar que la ejecución se completó y responder por la tarea.

Por lo anterior, la autoridad responsable también tiene competencia para establecer las reglas de juego y modificar procesos si lo considera conveniente.  Su papel es el de HACER QUE SE HAGA.

El Accountable debe ser uno y solo uno, ya que esta función no admite una responsabilidad compartida. Sin embargo, esta persona puede ser autoridad y encargado a la vez, aunque esto no suele ser lo más funcional.

Hombre mirando notas en la pared

3. Consulted o consultor

El consultor puede ser una persona, un rol, un equipo o un departamento. Corresponde a quien le da el visto bueno final a la actividad, ya que conoce las características que debe cumplir una tarea para que sea aprobada.

Así mismo, el consulted proporciona información útil para realizar o completar la tarea. Por lo general, esta función la lleva a cabo un experto en el tema y por eso puede ayudar a entender la actividad o a desarrollar el proceso de la mejor manera.

De igual manera, es posible que esta labor la asuma alguien que se vea implicado directamente por la tarea a realizar. La actividad puede tener un impacto sobre algo o alguien y, por lo mismo, deben formularse consultas para no originar efectos indeseables.

Por lo tanto, el consultor es la persona a la que hay que preguntar o pedir permiso. No todos los proyectos requieren de alguien que asuma este rol y por eso este componente puede suprimirse en la matriz de responsabilidades RACI.

4. Informed o informado

El rol de Informed corresponde a la lista de personas que deben ser informadas de la tarea. Ellos están al tanto del avance del proyecto, en cada una de sus fases, pero no tienen competencia para detenerlo o modificarlo.

De igual modo, el encargado debe comunicarle al Informed sobre las decisiones que tome, así como de los inconvenientes o problemas que se presenten en desarrollo de la tarea.

Los informed no revisan, ni hacen comentarios. Simplemente se les debe informar porque pueden verse afectados por el proceso o por el resultado de la tarea, o porque la actividad es de su interés por algún motivo.

Mientras que los consultores deben ser informados antes de que se realice una actividad, los informed lo son tras concluirla. Solo en circunstancias excepcionales se les informa antes. Con el consultor, la comunicación es bidireccional; con el informado, unidireccional.

Beneficios de la matriz RACI

Reunión de trabajo para asignar roles con la matriz RACI

El método RACI ofrece un instrumento muy ágil para identificar las responsabilidades en los proyectos, que además resulta fácil de distribuir y mantener.

También es muy versátil y se puede aplicar en distintos niveles, ya que se puede elaborar un diagrama RACI global. Y a su vez, existe la posibilidad de que cada equipo cree su propia matriz de responsabilidades en un nivel inferior, de acuerdo con las tareas que deba realizar.

Algunos beneficios específicos de esta matriz de asignación de responsabilidades son los siguientes.

Mejora el flujo de la comunicación

Cuando cada miembro del equipo tiene claro cuál es su rol y el alcance de las responsabilidades, la comunicación se simplifica y se vuelve más ágil. Esta estructura permite que las decisiones sean tomadas por las personas indicadas y en el momento adecuado, con lo cual se aceleran tanto las decisiones mismas, como su aprobación y ejecución.

Agiliza el tiempo de ejecución y mejora la productividad

La matriz de asignación de responsabilidades ayuda a que los procesos fluyan con mayor celeridad. Si cada quien sabe qué hacer y cuándo hacerlo, las tareas se desarrollan con mayor rapidez y se evita la pérdida de tiempo derivada de la falta de claridad o del cruce de competencias, etc. El orden contribuye a que se reduzcan los tiempos de ejecución y se incremente la productividad.

Permite un mejor manejo de la información

Al aplicar la matriz RACI, la información llega a donde tiene que llegar y es procesada por quien debe hacerlo. Así se evita que los datos se dispersen y que, eventualmente, no sean conocidos por quien debe conocerlos. Así mismo, ayuda a ejercer mayor control sobre la protección de informaciones que puedan ser sensibles.

Tablero, resaltadores y borrador

Facilita la distribución del trabajo

El modelo RACI facilita la tarea de delegar responsabilidades, lo cual, al mismo tiempo, impide que se dé pie al exceso de carga laboral sobre algún miembro del equipo. La distribución adecuada de tareas y de responsabilidades es un factor decisivo para reducir la posibilidad de error en los procesos.

Contribuye a hacer un seguimiento más eficaz

En tanto cada quien debe responder por tareas específicas, resulta más sencillo identificar los focos o puntos de dificultad o error. Esto es muy valioso, sobre todo en los casos en los que hay que modificar un proceso que no funciona como debería. También contribuye a realizar un mejor seguimiento del desempeño individual.

Focalización de expectativas

La matriz de responsabilidades hace posible que todos los involucrados visualicen las metas globales desde un comienzo. De este modo, cada quien sabe qué se espera de sí mismo y qué puede esperar de los demás. Esa claridad y esa visión de conjunto ayudan a que no se pierdan de vista los objetivos y las metas, lo cual, a su vez, contribuye a que todo se cumpla.

Facilita la alineación con mejores prácticas

Son varios los sistemas de calidad que tienen como premisa la asignación y división clara de responsabilidades. Por lo tanto, al aplicar la matriz RACI se facilita la alineación con esos estándares. De este modo, no solo se organiza mejor el equipo, sino que, simultáneamente, se avanza hacia una posible certificación de calidad en alguno o varios aspectos.

Cómo hacer una matriz siguiendo la metodología RACI

Papel y bolígrafo para hacer una matriz RACI

Al elaborar la matriz de responsabilidades de un proyecto, aplicando la metodología RACI, lo primero que se debe hacer es evaluar si dicho proyecto lo amerita. Como se señaló antes, este tipo de matriz es más adecuado para proyectos de gran envergadura o que tienen algún nivel de complejidad.

Por lo tanto, para decidir si se va a aplicar la herramienta se deben tener en cuenta aspectos como la cantidad de personas que van a participar en el proyecto, la cantidad y/o calidad de los procesos a realizar, qué tan familiarizada esta la organización con las actividades que se quieren ejecutar, etc.

Si se decide elaborar la matriz RACI, lo indicado es hacerlo por pasos, de la forma como lo exponemos a continuación.

Paso 1. Identificar las actividades del proceso

Lo que marca la pauta en la matriz de asignación de responsabilidades es el proceso. Por eso, lo mejor es comenzar por la identificación de las actividades que se deben llevar a cabo durante el proceso.

Lo más recomendable es que se definan dichas actividades de forma más o menos general, ya que si se especifica demasiado la matriz podría volverse muy aparatosa y poco funcional. Sin embargo, si generalizas demasiado, después podría haber dificultades para delimitar los roles. Así que lo ideal es usar un punto intermedio.

Las actividades conforman la primera fila de la tabla RACI y constituyen la estructura del trabajo o el desglose del trabajo. En esa fila pueden ir aspectos como «Diseñar una prueba piloto» o «Evaluar la capacidad de respuesta de la competencia», por ejemplo.

Paso 2. Identificar los roles

El segundo paso consiste en definir los roles funcionales requeridos para realizar las actividades que ya se identificaron. Cuando se habla de roles a lo que se hace referencia es a las acciones globales que se deben llevar a cabo para realizar las actividades, expresadas en el tipo de funcionario competente para ejecutarlas.

Lo más aconsejable es señalar primero cuáles son esos roles funcionales, por ejemplo, «técnico en sistemas» o «experto en marketing». Luego, definir el nombre de la persona sobre la cual recae la responsabilidad de ejecutar, supervisar, autorizar o informar de esas acciones.

Cada rol, o cada persona definida, corresponden a una columna en la tabla RACI. Habrá tantas columnas como miembros del equipo de trabajo e involucrados en el proceso haya. De este modo, queda diseñada la matriz básica.

Paso 3. Asignación RACI

Recordemos el significado de la matriz RACI: es una sigla en la que cada letra corresponde a un rol. Así que, en el paso tres, la tarea a realizar es la de determinar a cuál de los diferentes roles RACI corresponden cada una de las actividades a ejecutar.

De otro lado, hay que anotar que cada tarea debe tener por lo menos un encargado (R) y un responsable (A). Lo que se debe tomar en cuenta en este punto es la actividad a realizar, ya que ese es el criterio que finalmente define los roles. Esas dos codificaciones, R y A, son las primeras que se deben asignar. Después, se prosigue con los consultores (C) y con los informados (I).

Hay que tener en cuenta que ninguna tarea debe tener dos «R» o dos «A», si de verdad quieres optimizar la aplicación de la matriz RACI. Si esto ocurre, lo mejor es revisar y desagregar mejor la actividad, de modo que solo haya un encargado y un responsable de la misma.

Mano escribiendo en el papel

Paso 4. El cronograma de trabajo

Siempre es conveniente establecer plazos definidos para la culminación del trabajo o la entrega de resultados o productos. Por eso, el paso siguiente es el de fijar el término aproximado de cada tarea. Esta información es de especial interés para quienes hayan sido codificados como «A» en el diagrama RACI.

Así mismo, conviene recordar que los cronogramas deben tener un cierto margen de flexibilidad, ya que la ejecución de un proyecto siempre está sujeta a eventualidades o imprevistos.

Paso 5. Verificación de la matriz

Vale la pena que te tomes unos minutos para hacer una revisión de la matriz de responsabilidades. En particular, conviene verificar los siguientes puntos:

  • Personas con muchas R: Si alguien tiene muchas «R» en el diagrama RACI, significa que quizás tiene sobrecarga de trabajo.
  • Personas con muchas A: Cuando alguien tiene muchas «A», probablemente también está concentrando mucha responsabilidad o demasiada autoridad.
  • Tareas que tienen muchas «R»: Es posible que haya demasiadas personas involucradas en una sola tarea.
  • Tareas con muchas «C»: Habría que evaluar si se necesitan tantas instancias de aprobación, ya que esto puede ralentizar la ejecución.
  • Tareas con muchas «I»: Quizás vale la pena repensar el tema y optar por informar inicialmente del proyecto y luego hacerlo únicamente si hay desviaciones o modificaciones al mismo.
  • Ausencia de «R» o «A» en una tarea: Si no requiere roles «R» o «A», quizás sea una tarea que puede eliminarse.
  • Inexistencia de «A»: Significa que no hay responsable y, por lo tanto, la tarea va a la deriva.
  • Inexistencia de «I»: ¿Seguro no es necesario incorporar al menos un informado?

Paso 6. Socialización interna y ajustes

Es momento de que el equipo se reúna para conocer y evaluar el diagrama RACI. La socialización siempre es muy enriquecedora por dos razones. La primera, porque permite detectar vacíos o aspectos que a veces se pasan por alto. Esto da pie a hacer los ajustes del caso.

De otro lado, la puesta en común de la matriz de responsabilidades es una manera de comenzar a alinear al equipo en función de los objetivos y metas que se persiguen. Que cada quien sepa cuál es su rol desde el comienzo, contribuye a potencializar el uso de la matriz RACI.

Paso 7. Informar a las partes interesadas

Tanto en el caso de la matriz RACI de una empresa, como en el caso de la matriz de responsabilidades de un proyecto, siempre hay partes interesadas que son externas al equipo de trabajo.

Por lo tanto, conviene que al final se comparta la información de la matriz con las partes interesadas. Estas pueden ser otros departamentos de la organización, los directivos del más alto nivel, proveedores o agentes externos, etc.

Algunos aspectos para tener en cuenta

Lo más conveniente es aplicar la matriz de responsabilidades con la ayuda de alguna herramienta en línea, como Google Drive y Google calendar o similares. Este tipo de instrumentos facilitan la gestión de proyectos y ayudan a desplegar un flujo de información adecuado.

De otro lado, es aconsejable revisar con cuidado los roles «R». Estos deben estar asociados a tareas suficientemente específicas para no dar lugar a confusiones o ambigüedades. Entre tanto, se debe verificar que quienes tengan el rol «A» en realidad posean suficiente autoridad como para desempeñar su papel sin problema.

Así mismo, hay que tener en cuenta que la matriz RACI es un instrumento vivo, que debe actualizarse o ajustarse cada vez que se detecte la necesidad de hacerlo.

Matriz RACI: un ejemplo

Personas en mesa de trabajo

Veamos ahora un ejemplo de la matriz RACI, aplicado a un proyecto sencillo. El objetivo es hacer una ilustración básica de la forma como se aplica la herramienta. Tomaremos el caso de una empresa que quiere hacer el lanzamiento interno de un nuevo producto, solicitado por un cliente.

Primer paso

Lo primero que se debe hacer es identificar las actividades del proceso. Así, queda establecido que dichas actividades deben ser las siguientes:

  1. Reunión de lanzamiento.
  2. Asignación del equipo de trabajo.
  3. Contratación de los recursos necesarios.
  4. Planificación de la actividad.
  5. Facturación del anticipo.
  6. Reunión de Kick off con el cliente.
  7. Gestión del alcance.

Segundo paso

Lo que sigue es la asignación de roles. Para efectos de este ejemplo de la matriz RACI, dichos roles se identifican de la siguiente manera:

  • Funcionario del departamento comercial: Su rol es facturar el anticipo y es quien tiene la relación directa con el cliente. Queda finalmente designado el señor Lucio Fernández, subgerente de ventas.
  • Funcionario de planeación: El rol es asignar el equipo de trabajo, planificar el proyecto y gestionar el alcance. Queda designada la señora Sandra Pérez, asistente de planes corporativos. Así mismo, el señor Juan Rodríguez, asistente del subgerente de planeación.
  • Funcionario del departamento de desarrollo de productos: Su rol es verificar que en todas las actividades se respete la integridad y los valores de marca del nuevo producto: Queda asignado el señor Martín Herrera, gerente de línea.
  • Funcionario de Relaciones Públicas: Su rol es coordinar la reunión de lanzamiento, hacer la reunión de kick off con el cliente y contratar los recursos. Queda designada la señora Marcela Higuita, relaciones públicas de la empresa.
  • Funcionario de departamento financiero: Su rol es hacer el presupuesto, gestionar los recursos y hacer los registros correspondientes. Queda designado Luis Fernando Silva, técnico contador.

Tercer paso

En este paso se codifica o clasifica todo en función de los componentes RACI. De este modo, las cosas quedan así:

  • Lucio Fernández (departamento comercial). Queda encargado de coordinar la realización de la reunión (R-A); así mismo, debe emitir la orden de facturación del anticipo (R-A) y la gestión de recursos (R-A); y gestionar la reunión con el cliente (A). Debe ser informado de cualquier cambio en la planeación del proyecto (I).
  • Sandra Pérez (departamento de planeación). Queda encargada de planificar el proyecto (R) y de gestionar el alcance (R). Debe ser informada de los cambios en la realización de las reuniones (I).
  • Juan Rodríguez (departamento de planeación). Queda encargado de la conformación del equipo de trabajo (R y A); debe aprobar la planificación del proyecto y la gestión del alcance (C). Así mismo, debe ser informado de cualquier cambio en la realización de las reuniones (I).
  • Martín Herrera (departamento de desarrollo). Debe responder inquietudes asociadas a las reuniones y aprobar la realización de las mismas (C).
  • Marcela Higuita (relaciones públicas). Queda encargada de la realización de las reuniones (R). Debe ser informada de cualquier cambio en la planeación del proyecto (I) o en la gestión de relaciones públicas de la empresa
  • Luis Fernando Silva (departamento de finanzas). Queda encargado de tramitar y registrar los recursos correspondientes (R) y la facturación del anticipo (R). Debe ser informado de cualquier cambio en el plan de ejecución.

El diagrama RACI

Llegados a este punto, ya está diseñada la matriz RACI. Gráficamente, las tareas deben ubicarse en la primera columna, cada una en una fila. Los responsables se marcarán en las columnas restantes. En cada celda irá la letra correspondiente al rol que cada uno desempeña en las diversas tareas. Veamos:

Roles

/

Tareas

Lucio

Fernández

Sandra

Pérez

Juan

Rodríguez

Martín

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Herrera

Marcela

Higuita

Luis

Silva

Reunión de lanzamiento. R-A I I C R
Asignación del equipo de trabajo. R-A
Contratación de los recursos necesarios. A I R
Facturación del anticipo. R-A R
Planificación de la actividad. I R C I
Reunión de Kick off con el cliente. A I I C R
Gestión del alcance. R C

Palabras finales

La matriz RACI es una excelente herramienta para la organización de tareas y definición de responsabilidades en una empresa o proyecto. Sin embargo, siempre es importante analizar si realmente se requiere. En procesos complejos facilita las tareas, pero en proyectos simples podría introducir complejidades innecesarias.

Por lo anterior, no está de más hacer una reflexión antes de darse a la tarea de elaborar la matriz de responsabilidades. Lo aconsejable es responder a las preguntas: ¿en qué beneficia al proyecto aplicar la matriz RACI? ¿Cómo se va a utilizar? La respuesta puede dar valiosas pistas para las acciones a seguir.

De otro lado, es fundamental dedicarle tiempo a la correcta definición de actividades y roles. Si estos aspectos no están suficientemente claros, o son imprecisos, con toda seguridad habrá lugar a muchas confusiones y probablemente se va a perder tiempo, en lugar de ganarlo.

Finalmente, este instrumento siempre debe ser revisado con el equipo de trabajo. Con frecuencia, las personas que están directamente encargadas de una actividad ven detalles que para otros pasan desapercibidos. Así mismo, la socialización es clave para garantizar el compromiso con el proceso.

Fuentes de apoyo

  • Longarini, C. (2011). La Matriz RACI, una herramienta para organizar tareas en la empresa. Fecha de consulta, 10, 08-15.
  • Figuerola, N. (2012). Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM).
  • Albéniz, I. (2015). Matriz RACI: definiendo roles y responsabilidades.

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