¿Está bien visto utilizar el móvil durante una reunión?

Los smartphones cada vez cuentan con más funcionalidades, y esto, sumado a la conectividad, estimula que los usemos casi en todo momento durante el día. El problema es que, en ocasiones, este uso traspasa el límite de lo socialmente aceptado y puede ser considerado como un comportamiento grosero.

Es habitual ver en reuniones de extensa duración que algunos asistentes saquen el móvil y aprovechen para revisar y responder emails, completar algunas tareas o, en el peor de los casos,​ chatear por WhatsApp con sus contactos. Pero ¿qué opinan los encuestados sobre el uso del smartphone en las reuniones?

El 94% de los participantes de la encuesta consideran inaceptable el uso del móvil en las reuniones de trabajo (solo un punto porcentual menos que el uso de un smartphone en una iglesia según el mismo estudio). Para suerte de algunos, parece que existe una tendencia hacia la aceptación de su uso. Al segmentar la respuesta por franjas de edad, se observa lo siguiente:

• Encuestados de entre 18 y 29 años: ​10% de aceptación.
• Encuestados de entre 30 y 49 años: ​6% de aceptación.
• Encuestados de entre 50 y 64 años: ​3% de aceptación.
• Encuestados de 65 años o más: ​2% de aceptación.

Como se podía esperar, son los más jóvenes los que, precisamente, aceptan de mejor
grado el utilizar el móvil en las reuniones; ya que ellos, como nativos tecnológicos
que son, hacen un uso más intensivo de estos dispositivos y lo tienen más normalizado en su día a día.

¿Por qué se considera inapropiado el uso de smartphones en las reuniones?

Una encuesta llevada a cabo por la ​University of Southern California ​a más de 500 trabajadores llegó a la misma conclusión que el estudio del Pew Research Center.
Las razones que muchas personas expusieron para considerar inapropiado este hábito son que demuestra falta de:

• Interés
• Respeto
• Atención

Está comprobado que cuando una persona intenta hacer dos cosas a la vez (en este caso atender en la reunión y usar el teléfono) pierde hasta un 50% de eficiencia y precisión en las tareas que está realizando.

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¿Cómo evitar el uso de móviles en las reuniones de trabajo?

Aunque sobre esto profundizaremos en próximos artículos, vamos a dar unas claves
rápidas que podrían ayudar a evitar el uso inadecuado de los teléfonos durante las
reuniones:

• Establecer unas normas: ​Como hemos visto en los resultados de la encuesta, hay personas que no conciben el uso de los smartphones en las reuniones como algo negativo. Por ello, conviene, al comienzo de la reunión, establecer una norma básica que prohíba el uso de los móviles, y así, evitar interrumpir a alguien que lo esté usando.
• Mejorar las reuniones: ​Es un gasto de dinero innecesario una reunión en la que los participantes no se muestren plenamente productivos. Por tanto, si una reunión aburre a los participantes y genera una desconexión constante en ellos, se debe identificar los problemas y buscar las soluciones pertinentes.
• Poner un aviso en la sala: ​Hay compañías que enmarcan un aviso en la sala de reuniones o, incluso, ponen un pequeño recipiente para que todo el mundo deje el móvil antes de entrar en la sala.
• Hacer pausas en las reuniones largas: ​Si se realizan reuniones largas, conviene establecer pequeñas pausas para descansar, y de paso, los participantes pueden aprovechar y resolver cualquier urgencia a través de su móvil.
• Predicar con el ejemplo: Si no quieres que la gente utilice el móvil en las reuniones, comienza por dejar de usarlo tú mismo (consigue aumentar tu liderazgo empresarial).

Por último, lo más conveniente es establecer políticas y reglas claras sobre el uso del móvil en determinados espacios de la empresa. Además, se debe explicar el porqué de estas medidas y los efectos negativos que generan en la productividad laboral.

Y tú, ¿consideras aceptable el uso del móvil en las reuniones de trabajo? Déjanos tu opinión en los comentarios.

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Al salir de una reunión, es habitual tener 20 o 30 minutos de margen antes de comenzar la siguiente. Por lo general, este lapso se suele malgastar. La poca duración de estos huecos entre reuniones frena, prácticamente, que podamos realizar tareas que requieran un mínimo de concentración.

Si estos gaps entre reuniones suceden una o dos veces por semana, no son un gran inconveniente. Se vuelven un problema cuando son tan habituales que lastran toda nuestra productividad y nos obligan a tener que añadir más horas a nuestra jornada laboral para poder cumplir con todos nuestros objetivos.

¿Cómo aprovechar los huecos entre reuniones?

Agendar de forma más eficiente nuestras reuniones productivas podría ser, en principio, parte de la solución. Por ejemplo, poner una al inicio del día y otra al final, en caso de tener solo dos, nos dejaría el resto de la jornada libre de distracciones. En caso de tener más de dos reuniones, repartirlas a lo largo del día intentando mantener los bloques intermedios lo más amplios posibles.

Seguramente estás pensando que muchas de estas reuniones no son acordadas por ti, o que existen otras partes implicadas como clientes, colaboradores, proveedores, etc. que también imponen sus horarios. En consecuencia, y haciendo lo que está en tus manos, intenta aprovechar al máximo posible los espacios que quedan entre reuniones: es la salida para aumentar la productividad laboral. Existen algunas técnicas que pueden ayudar a lograrlo.

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Técnicas para aprovechar los gaps entre reuniones

En primer lugar, tómate unos minutos al inicio del día para identificar todos los posibles gaps entre las reuniones agendadas y determinar el tiempo del que dispondrás. Luego, crea una lista compuesta por tareas que puedan ser ejecutadas en 30 minutos o menos; de esta manera, comprobarás fácilmente las que has terminado y las faltantes. Para esta lista te presentamos tres opciones: tareas pequeñas, tareas sobre las que vamos a volver o tareas más grandes divididas en pequeñas fases de un mismo proceso.

• Tareas pequeñas: Todas aquellas que no requieran gran concentración y que sean rápidas de solucionar, por ejemplo, el envío de emails, llamadas, lecturas de información etc.
• Tareas sobre las que vamos a volver: Existen algunas que se podrían considerar de larga duración, pero que, en ocasiones, requieren una fase previa de planificación. Por ejemplo, si vamos a escribir un artículo para nuestro blog, podemos hacer una fase previa entre meetings preparando un guion o recopilando información. Del mismo modo, si tenemos que preparar una presentación de resultados, podría venirnos bien 30 minutos dedicados a organizar la exposición.
• Tareas grandes divididas: Otra opción es dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas y asignar cada una de ellas a los pequeños espacios entre meetings. Aunque pueda parecer algo obvio, normalmente no lo hacemos. Con esta división conseguiremos alcanzar pequeños objetivos poco a poco, pero que luego nos ahorrarán un tiempo extra de trabajo.

Por último, al final del día repasa la lista y revisa qué tantas tareas completaste y qué tanto aprovechaste los huecos entre reuniones.

Es importante señalar que también puedes emplear este tiempo en tomar un mini-descanso, relajarte y prepararte mentalmente para la próxima reunión. Socializar y charlar de temas más ligeros con los demás participantes o consultar tus redes sociales. Pero, si te animas a poner en práctica las técnicas que te proponemos, los huecos entre meetings dejarán de ser una pérdida de tiempo.

¿Y tú? ¿Cómo aprovechas los espacios entre reuniones?

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