Reuniones efectivas | 5 Claves por Steve Jobs

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Steve Jobs ha sido uno de los CEOs más carismáticos en los últimos tiempos, y para explicar cómo desarrollar reuniones efectivas con tu equipo nos apoyaremos en 5 métodos aplicados por él en sus reuniones de trabajo. Este visionario tecnológico, que supo plasmar su creencia de que los ordenadores personales fueran una extensión del ser humano, fue decisivo en el éxito cosechado por el gigante Apple. Según algunas personas que trabajaron a su lado, fue un líder disciplinado y metódico en todos los aspectos de su vida, incluidas las reuniones.

Creadas inicialmente para proporcionar información relevante, discutir ideas, concretar planes de acción, etc., las reuniones, más de alguna vez, terminan siendo una verdadera pérdida de tiempo, algo que parecía no tolerar el cofundador de Apple. De hecho, en su biografía autorizada han quedado reflejadas algunas anécdotas ocurridas durante reuniones que demuestran su duro carácter.

5 Claves de las reuniones efectivas por Steve Jobs

1. Deben mostrar pasión

La falta de motivación y pasión es uno de los principales problemas que algunos partícipes manifiestan en las reuniones. Para evitarlo, es trascendental que las personas que asumen un rol de liderazgo transmitan su pasión al resto del equipo. Steve Jobs pretendía en sus reuniones, que, si existían discusiones, estas fueran apasionadas y críticas. Esperaba que las personas implicadas en cada proyecto dieran el 200% de su motivación, ya que es en ese ambiente donde surgen las mejores propuestas.

Para ello se mostraba entusiasta y convencido de sus ideas, además, su capacidad de comunicación transmitía y contagiaba esta pasión de un modo excelente.

Otro elemento importante para mantener los meetings apasionados y enérgicos es: limitar la participación únicamente a las personas imprescindibles que puedan aportar valor al tema a ser tratado. Esto nos lleva directamente al siguiente punto de la lista.

2. Solo las personas necesarias

personas necesarias sentadas alrededor mesa reunion efectiva

Es un error común confundir a las personas que deben aportar algo en la reunión y, por tanto, tienen que estar, con las que necesitan estar informadas de lo que pase en ella. Para lograr reuniones efectivas, Steve Jobs tenía muy claro que solo los miembros del equipo directamente implicados, cuya presencia fuera totalmente necesaria, asistieran. Esta medida produce grandes ventajas:
● Logra reuniones más concisas, y los miembros implicados se sienten más involucrados.
● Evita el aburrimiento en las reuniones y que este se transmita al resto del equipo.
● Reduce los costes, ya que las personas que no son completamente necesarias
pueden seguir realizando su trabajo sin interrupciones.

Como anécdota relacionada podemos citar la que cuenta Ken Segall, colaborador de Steve Jobs, en su libro ​Insanely Simple. Según Segall, Jobs comenzó a hablar cuando de repente fijó su atención en alguien de la sala que no debía estar allí. Señalando a Lorrie le preguntó “¿quién eres tú?”, Lorrie, un poco cortada por la interrupción, explicó que le habían dicho que tenía que asistir a esta reunión porque estaba trabajando en unos proyectos de marketing relacionados con el tema. Jobs, al oír esto, simplemente dijo: “No creo que te necesitemos en este meeting, Lorrie, gracias” y, mientras Lorrie se marchaba de la sala, él continuó como si nada de esto hubiera ocurrido.

3. Objetivos y prioridades claras

persona estableciendo objetivos y prioridades en reunion efectiva

Las reuniones de Apple no se hacen por hacer: todas tienen la clara misión de
rendir valor tangible, y es por esto que antes de cada reunión los objetivos y las
prioridades de la misma están definidas para todos sus participantes.
Las reuniones efectivas requieren cierta planificación, una agenda y unos objetivos
que se deben cumplir al finalizar. Si la reunión se sale de estos objetivos, comienza a
perder eficacia y su valor se reduce. En este vídeo grabado durante un retreat de
NeXT, una startup que fundó Jobs cuando salió de Apple en 1985, se puede observar
cómo, en varias ocasiones, Steve Jobs no duda en cortar las exposiciones del resto
de compañeros si ve que estas se alejan del tema principal o los objetivos centrales
que se están tratando.

https://www.youtube.com/watch?v=BNeXlJW70KQ

Es fundamental para mantener la eficacia deseada y reconducir la reunión hacia el
objetivo principal, saber interrumpir a alguien cuando es preciso. Normalmente, es la persona que lidera el proyecto quien se encarga de hacer estas interrupciones, sin embargo, todas las personas involucradas deberían tener la confianza suficiente para hacerlo.

4. Asignar responsabilidades personales

personas apuntando objetivos asignados en reuniones efectivas

Este punto es otra de las claves para potenciar reuniones eficaces. Cada participante debe estar claro de cuáles son sus responsabilidades y de qué preparar. De esta forma, no se producirán atascos y la reunión se desarrollará de manera fluida.

Para lograr la efectividad de sus reuniones de equipo, Steve Jobs designaba un responsable para cada punto de la agenda. De este modo, al finalizar cada reunión, se podía evaluar de manera individual el rendimiento de los participantes. Como resultado, era sencillo averiguar quién había fallado en el cumplimiento de sus responsabilidades si surgían problemas por falta de preparación en algunos de los puntos a tratar. En Apple llamaban a esta asignación de tareas DRI, siglas de (Directly Responsible Individual), por lo que era muy habitual escuchar en sus reuniones “¿quién es el DRI de este tema?”. En el siguiente enlace puedes leer la opinión de Gloria Lin (formó parte del equipo de ipod de Apple) sobre el DRI.

5. Se debe retar a los participantes

Retar a los participantes es una buena forma de estimularlos para que den lo mejor
de sí mismos. Steve Jobs estaba consciente y, por ello, no dudaba en desafiar a sus
empleados y ponerlos a prueba. Si alguien afirmaba una cosa que no acababa de
convencer a Jobs, este seguía preguntando y hostigando a esta persona hasta que
daba una explicación convincente o retiraba su afirmación sin argumentos.

En Apple, todo el mundo tiene que estar preparado para retar, ser retado y saber defender sus ideas de críticas honestas. ¡Mejor no asistir al meeting si no eras capaz de ello! Por otro lado, las formas en las que Jobs incitaba a sus empleados eran muy
diversas, así lo cuenta Ken Rosen que trabajó en NeXT junto a Jobs. En una
ocasión Jobs pidió a sus empleados que trajeran un producto por el que
sintieran admiración y respeto. A pesar de que el desafío parecía sencillo, escondía un
complejo objetivo: Jobs buscaba que sus empleados pensaran en las
características y propiedades que hacían a cada uno de los productos elegidos
únicos y valiosos, una manera original de potenciar la capacidad de diseño de
productos de sus empleados.

Ahora que ya conoces la metodología que aplicaba Steve Jobs y Apple en sus
reuniones en aras de que fueran efectivas, puedes extraer tus propias conclusiones e introducir los elementos que creas más valiosos en las tuyas. En futuros artículos, seguiremos profundizando sobre las formas de lograr mayor efectividad en las reuniones por algunos de los líderes de las compañías punteras del mundo.

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