Lo más seguro es que cuando tuvieras que ir a un centro de atención para llevar a cabo algún tipo de trámite o servicio, hayas tenido que lidiar con largos tiempos de espera. También, grandes colas que parecen interminables, llenas de desorden y caos, para luego tener que pasar por la atención al cliente que generalmente deja insatisfecho a los usuarios. Sin embargo, gracias al avance de la tecnología, se crearon sistemas de administración de turnos, lo que ha permitido organizar la gran asistencia de personas y reducir sus periodos de espera. Puedes encontrar más información en: turnovirtual.co
Las empresas empiezan a integrar este tipo de sistemas como producto de las fallas en su proceso de atención presencial. El objetivo es mejorar y optimizar los procesos, disminuir el tiempo de espera en las oficinas, y por ende, reducir la congestión. De esa manera, se tiene una mejor idea sobre la concurrencia de usuarios y se puede llegar a la satisfacción del cliente, ofreciendo inmediatez y eficiencia. Un claro ejemplo son las citas en Cruz Verde.
¿Qué son los turnos virtuales?
Se trata de un sistema pensado para facilitar la planificación de citas y turnos de forma rápida y optimizada. Su funcionamiento se basa en el uso de una interfaz web intuitiva, o una aplicación móvil para mayor versatilidad. Por medio de esta, los usuarios son capaces de ingresar a una base de datos que posee los horarios disponibles para todos los servicios ofrecidos.
En efecto, los usuarios tienen la posibilidad de escoger el día y la hora dependiendo de sus preferencias y necesidades. Luego, tan solo tendrán que confirmar la cita con un solo clic.
5 razones para integrar un sistema de gestión de turnos
La implementación de un sistema de turnos virtuales permiten optimizar una enorme cantidad de procesos. Pero, sobre todo, mejoran la eficiencia y administración de citas para la resolución de trámites y servicios. Es por eso que sus ventajas son innumerables, pero aquí te presentamos 5 razones por las que debes integrar un sistema de gestión de turnos.
1. Menores faltas
Una de las ventajas de los turnos virtuales es que permite ahorrar todos los costos generados por las faltas sin aviso. En efecto, disponer de un servicio de turnos online permite administrar mejor las cancelaciones y la reorganización de las agendas.
Asimismo, permite reducir la saturación de las líneas telefónicas, que son el medio común de atención para la toma de turnos para la atención al cliente. En efecto, el proceso de llamada para la cancelación de una cita es una práctica muy evitada por parte de los solicitantes. Es por tal motivo que los turnos online pueden obtener un 50% menos de incumplimientos de último momento.
2. Mejora en el proceso de toma de decisiones
Los informes detallados y automatizados proporcionan información precisa y estadísticas fundamentales que permiten optimizar la toma de decisiones. Por ejemplo:
- Cantidad de ausencias por día, mes o año.
- Comparativa de ventas o productividad por sucursales.
- Total de turnos tomados por cada agente de atención al cliente.
- Suma de turnos gestionados por cada agente de servicio al cliente.
- Cantidad de turnos registrados derivados de una campaña de promoción en línea.
- Historial de turnos de cada paciente y cliente.
3. Mejor organización gracias a los turnos virtuales
Los turnos en línea permiten lograr una mejor distribución de trabajo para el personal de la compañía, quienes en todo momento pueden verificar cómo será su siguiente jornada laboral. Asimismo, visualizar el total de las citas registradas y la información personal de cada próxima visita.
Por medio de este método, por ejemplo, un vendedor es capaz de formular su discurso personalizado acorde al historial de cada usuario. O, también, prevenir una posible situación de reclamo si se detecta un historial complicado.
4. Facilitar operaciones
Los turnos virtuales pueden mejorar el proceso de cancelación de pago por medios online y la captación de información personal y financiera. Para poder solicitar una cita en línea es imprescindible un registro de datos. De esa manera, se puede explotar la oportunidad de incorporar a nuevos clientes a la base de datos, o actualizar información de viejos contactos.
5. Reorganización de citas
Muchas veces, no todas las sedes están plenamente capacitadas o especializadas para atender determinados tipos de consultas. Por tal motivo, resulta frustrante para los usuarios aproximarse y conocer que deben redirigirse a otra sucursal. De esa manera, podrán encontrar una solución a sus problemáticas. En ese sentido, ofrecer turnos virtuales puede promover una mejor distribución de las citas, por lo que el proceso es más eficiente que con las citas presenciales.
No queda duda que las citas online permiten facilitar todos los procesos. Pero, sobre todo, ahorra los costos y promete mejores resultados para cada uno de los usuarios. Sin embargo, siempre es importante medir antes de la integración, de manera que se puedan apreciar las diferencias y establecer un camino de innovación y evolución continua.
