Las tareas financieras y bancarias pueden desarrollarse de manera rápida y precisa con sistemas inteligentes que reduzcan la intervención humana; de ahí que, la inclusión de la automatización financiera sea una alternativa innovadora para cada vez más organizaciones. En efecto, esta iniciativa tecnológica ofrece múltiples ventajas que ayudan a las empresas a dedicar mayor atención a los desafíos actuales del mercado.
La automatización de los procesos financieros muestra un flujo de trabajo acelerado y optimizado, permitiendo así una mejora en la gestión de las experiencias, tanto internas como externas a la organización. Por lo tanto, si deseas coordinar los movimientos y eliminar las tareas manuales, continúa leyendo este artículo para obtener más información sobre esta implementación tecnológica.
¿Qué es la automatización financiera?
Los procesos financieros de una empresa llevan un tiempo de gestión que puede ser reducido. Por ello, la automatización financiera es una tecnología que elimina o reduce la necesidad de intervención humana en tareas repetitivas. Además, esta tecnología permite que las organizaciones puedan ahorrar tiempo y dinero, enfocándose en otras áreas de la compañía.
La automatización financiera ayuda a acelerar los flujos de trabajo, aumentar el rendimiento, reducir los errores y mejorar las experiencias interpersonales, tanto para los proveedores como para los clientes y empleados. De este modo, implementar este sistema de gestión en el sector financiero promueve el control diario de la fluidez y la productividad.
¿Por qué es importante la automatización financiera para tu empresa?
El objetivo principal de la automatización financiera consiste en acelerar eficientemente los procesos mediante la disminución de tareas que no agregan valor a la operación. Pero ¿por qué la automatización de procesos financieros es una solución exitosa para una empresa? Innovar en la aplicación de tecnologías es una necesidad que se hace presente en cualquier tipo de negocio.
De hecho, es vital que dentro de sus objetivos empresariales se encuentren acciones que mantengan a la organización activa en el futuro. Por esta razón, la automatización financiera es una tecnología que busca facilitar y centralizar las acciones en un solo lugar. A medida que se promueve la estandarización y la integración de los procesos, la empresa puede alcanzar un equilibrio organizacional.
Como resultado, la compañía logrará mantener un flujo informativo y operacional creciente. Por otro lado, la tecnología beneficia la búsqueda o recorrido rápido al momento de generar informes y controlar los gastos operativos. Hoy en día los procesos manuales pasaron a ser automatizados, pues las transacciones ahora son instantáneas y se pueden verificar los datos en tiempo real.
A causa de esto, la transición bancaria y financiera ha permitido la implementación de estrategias de automatización. ¡No olvides que automatizar no significa despedir al personal, sino delegar tareas de mayor complejidad!
Beneficios de la automatización financiera
La automatización financiera simplifica las cosas a través de procesos estandarizados, logrando generar un resultado inmediato sin demoras en la transcripción o generación de informes manuales. Por ello, las instituciones financieras y bancarias apuestan por la integración de esta herramienta en su jornada laboral. Así pues, al automatizar las actividades financieras se obtienen los siguientes beneficios:
- La automatización financiera ahorra tiempo y esfuerzo en las tareas manuales que implican largas horas o, incluso, días para completarse.
- Implementar una tecnología inteligente en los procesos financieros tiene mayor precisión en la integración de datos, por lo cual se reduce el margen de error en la información recopilada.
- La automatización financiera disminuye los costos operativos y la necesidad de contratar personas que realicen actividades manuales o repetitivas como los cargos administrativos.
- En un proceso financiero que cuenta con tareas automatizadas, la experiencia del cliente también es optimizada, por el hecho de que se puede brindar una atención fluida, inmediata y sin demoras.
- La tecnología de automatización permite que el seguimiento de transacciones, la gestión de pagos, la verificación de gastos o las consultas sean actividades resueltas en el menor tiempo posible sin ocupar el talento humano.
- Una empresa que practica la automatización financiera tiene la oportunidad de conectar con los colaboradores, pues esta implementación libera espacio para la comunicación y la retroalimentación.
- Implementar una estrategia de automatización financiera aumenta la seguridad de la información que administra la empresa, porque los datos se encuentran almacenados en servidores en la nube.
- Por último, la automatización asegura el cumplimiento normativo, las regulaciones y la transparencia en auditorías y registro digital de transacciones financieras.
¿Cuáles procesos financieros de una empresa se pueden automatizar?
La automatización financiera es esencial para enfocar la estrategia empresarial hacia la innovación. Debido a esto, la organización tendrá proyecciones y planeaciones precisas, oportunas y realistas. Además, la integración de la automatización en los procesos empresariales detectará las áreas y detendrá el estrés laboral. Teniendo en cuenta esto, te mostramos ejemplos de los procesos financieros que puedes automatizar:
1. Contabilidad básica
Las tareas contables se agregan manualmente en sistemas y plataformas, es decir, son prácticas donde digita una persona. Gracias a la automatización se puede mejorar la precisión y consistencia de la información para así dar una respuesta puntual de los datos contables. Ahora bien, para tener estos resultados debes instalar herramientas o software de contabilidad para simplificar los procesos.
De esa manera, todos los datos quedarán registrados en un solo lugar, como son: cuentas por pagar, reembolsos, adquisiciones o compras, factura, inversiones, entre otros.
2. Cuentas por cobrar y facturación
Cualquier negocio tiene facturas y cuentas por cobrar, por lo que automatizar esta gestión permitirá que la información sea precisa y se reduzcan los errores del usuario. La mayoría de las empresas tiene registros de ventas y entregas almacenados en sistemas que se digitan manualmente, lo que aumenta el riesgo y las demoras en la facturación.
Por esta razón, al emplear la automatización financiera puedes cobrar más rápido y generar recibos y enviarlos de manera inmediata. De hecho, con esta tecnología también puedes enviar recordatorios a clientes o proveedores con pagos pendientes.
3. Gestión de gastos
Otro de los procesos financieros que se puede automatizar es la gestión de gastos, ya que a menudo esta tarea requiere una gran cantidad de pasos en su ejecución. Por lo general, los empleados guardan los recibos, realizan informe de gastos, recopilan toda la información hasta que el encargado analiza y aprueba para proceder según sea el caso.
Como puedes ver, esta es una tarea que puede demorar diversos procesos en la organización, por lo cual, al practicar la automatización los pagos y deducciones pueden efectuarse de manera puntual. En este sentido, ya no es necesario tener un archivero, puesto que lo tendrás disponible en la nube para consultarlo en cualquier parte y en tiempo real.
4. Cuentas por pagar
El departamento encargado de gestionar las cuentas por pagar debe administrar diversos procesos manuales, entre ellos: verificar la aprobación de las facturas, cumplir los términos y condiciones de cada pago, interactuar con proveedores, clientes o empleados y más. No obstante, cada una de estas tareas debe ejecutarse por el talento humano, generando una situación repetitiva.
Por esta razón, la instalación de un software de automatización financiera asegurará que el flujo de trabajo tanto de compras como reembolsos sea efectivo. Asimismo, este tipo de sistemas genera una planificación financiera para que cada fondo se destine a un presupuesto específico. De esta manera, las finanzas estarán asignadas de forma automática, incluso antes de que llegue la fecha de pago.
5. Nómina
La realización de nóminas es una de las actividades más populares de las empresas. De hecho, el equipo de recursos humanos debe desempeñar un esquema de trabajo complejo a lo largo de su labor diaria, ya que las actividades se administran una a una manualmente. A causa de esto, la automatización financiera ayuda a reducir el estrés en el equipo de trabajo para así tener un mejor ambiente laboral.
La nómina conlleva distintos niveles de pago. Por ejemplo, antes de hacer el pago de un empleado, el equipo debe revisar: jubilación, derechos de vacaciones, ausencias, pagos de salud y otros beneficios complementarios al sueldo. Una vez se automaticen los procesos de creación de nóminas y pagos de salario, ahorrarás tiempo para que tus empleados puedan planificar otras actividades.
5 software de automatización financiera
Un software de automatización financiera crea, informa y recopila transacciones que se reflejan en el flujo de caja de una empresa. De ahí que, el objetivo de estas plataformas sea administrar los movimientos de ida y vuelta relacionados con los ingresos y gastos. A continuación, te enseñamos una lista de herramientas que puedes instalar a la hora de implementar la automatización financiera en tus procesos empresariales:
Bonsai
Es un software de gestión empresarial y financiera que funciona para grandes y pequeñas empresas. Bonsai, ayuda a administrar las finanzas y la rentabilidad. Por ello, esta plataforma incluye herramientas para la facturación, pagos, contabilidad, impuestos, banca, entre otros.
Con Bonsai, las organizaciones pueden rastrear sus ingresos y categorizar los gastos de acuerdo a los entradas y salidas registradas en la caja. Asimismo, dentro de esta plataforma se pueden gestionar proyectos con soluciones como: firmas electrónicas, CRM, seguimiento, formularios para clientes y mucho más.
Work Day
La automatización financiera tiene plataformas que permiten planificar las transacciones, los gastos y los ingresos. World Day es un Software con funcionalidades relevantes en el mercado financiero, ya que emplea tecnologías de procesamiento de datos de última generación como el Machine Learning.
Además, con esta herramienta podrás detectar anomalías en las ejecuciones financieras y ahorrar tiempo en áreas comerciales como marketing y ventas. Work Day gestiona el riesgo en cada transacción y monitorea el cumplimiento de las normativas y regulaciones.
Financial Force
Financial Force es una plataforma financiera completa para integrar la gestión, el análisis y la planificación empresarial en un solo lugar. Por otro lado, su sistema está basado en la nube, lo cual permite acceder a los datos de manera inmediata para la toma de decisiones. Así pues, con Financial Force tendrás herramientas comerciales como:
- Gestión de inventarios
- Facturación
- Contabilidad y control financiero
- Gestión de operaciones
Xero
Otro software de automatización financiera es Xero. Sin duda, esta herramienta de contabilidad permite que las pequeñas, medianas y grandes empresas puedan gestionar las finanzas de manera óptima. De hecho, en Xero es posible crear cotizaciones para clientes, ingresar y enviar facturas, digitalizar recibos, recopilar transacciones, entre otras tareas.
Xero actúa como un tablero que transforma la contabilidad con funcionalidades integradas para el seguimiento de proyectos, la gestión de contactos o el almacenamiento de archivos. Por si fuera poco, en este software también podrás encontrar flujos de efectivo, saldos de cuentas, transacciones bancarias o facturas pendientes para monitorear la salud económica de la empresa.
Causal
Por último, es una herramienta que presenta una hoja de cálculo simple y en ella se pueden gestionar cálculos complejos de finanzas comerciales. De este modo, Causal administra la previsión de datos y la planificación de transacciones en distintos escenarios. Además, arroja visualizaciones en formato de texto, tablas y gráficos.
También, integra funciones como un software de contabilidad, ERP y base de datos. Por esta razón, Causal es una plataforma de automatización financiera apropiada para empresas emergentes, equipos de marketing o finanzas y organizaciones sin fines de lucro.
Palabras finales
La automatización de procesos financieros continúa evolucionando y transformando las gestiones bancarias y empresariales de manera significativa. Hoy en día, el crecimiento de la tecnología y la digitalización es inminente, por lo cual conforme pasan los años se crean nuevas tendencias tecnológicas; siendo así una medida para mejorar la eficiencia, reducir los costos operativos y aumentar la productividad en una compañía.
A medida que una empresa avance hacia el futuro tecnológico, las posibilidades de automatización serán mayores. ¡Comienza a automatizar los procesos de tu empresa, los beneficios que aporta generan grandes resultados!
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