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Enfoque de sistemas | Visualiza y gestiona tu empresa como un todo

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13 enero, 2021

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Los seres vivos están formados por diferentes subsistemas que se encargan de desempeñar las funciones básicas para la existencia. Estos, aunque son unidades individuales de vida, necesitan intercambiar materia y energía con el entorno para sobrevivir. En resumen, se comportan como sistemas. ¡Este también es el caso de una empresa! El enfoque de sistemas en las organizaciones busca optimizar la coordinación de la empresa como un todo.

¿Por qué? Al igual que un organismo, una empresa necesita del funcionamiento integrado de sus procesos para subsistir. Así como también interactuar con proveedores, clientes, partes interesadas, competidores y otros agentes. ¿Sabías que el enfoque de sistemas es un método elemental para dirigir tu negocio? Conozcamos más sobre este concepto.

¿Qué es el enfoque de sistemas?

El enfoque sistémico tiene como centro el concepto de sistema: conjunto de elementos interrelacionados con un objetivo común. Los orígenes del término se remontan a la Teoría General de los Sistemas (TGS) desarrollada por Ludwig Von Bertalanffy en el siglo XX.

Bertalanffy propone una nueva metodología para abordar la complejidad de los fenómenos científicos: el enfoque de sistemas. Este se puede definir como un esquema metodológico que sirve como guía para la solución de problemas, en especial, hacia aquellos que surgen en la dirección o administración de un sistema.

Su propósito general es estudiar las propiedades aplicables de los sistemas a cualquier campo de investigación. Esta perspectiva heurística se basa en analizar en su conjunto, y no de manera aislada, a las partes que componen un sistema. En otras palabras: el enfoque de sistemas se esfuerza por optimizar la eficacia del sistema total en lugar de mejorar la eficacia de sistemas cerrados.

Esto tiene su explicación en que las propiedades de un sistema no pueden describirse por la simple suma de sus elementos independientes. La naturaleza del todo es mucho más compleja, pues no es derivable de sus partes constituyentes, sino de la sincronización total entre estas y el contexto.

Características del enfoque de sistemas

El enfoque de sistemas cumple con un grupo de características como son:

Interdisciplinario: Involucra numerosas disciplinas para la resolución de un problema.
Cualitativo y cuantitativo a la vez: La solución obtenida mediante este enfoque puede ser explicada por métodos cualitativos, cuantitativos o por una combinación de ambos.
Organizado: Se requiere de la aplicación ordenada de recursos para resolver problemáticas extensas.
Creativo: Los mecanismos para lograr las metas propuestas deben ser creativos y novedosos.
Teórico: Sus bases se encuentran en las teorías científicas. Mediante ellas es que se construye la línea a seguir para afrontar las adversidades.
Empírico: Se basa en la experimentación para separar los elementos más significativos de los insignificantes.
Pragmático: Constituye una herramienta activa para la práctica y la acción.
Integrador: Engloba la totalidad de los elementos del sistema.

Diferentes aspectos del enfoque de sistemas

Cuando definimos lo que era un enfoque sistémico nos referimos a que este está muy relacionado con la terminología de sistema. Pues bien, para poder aplicar el pensamiento sistémico deben tenerse en cuenta un grupo de aspectos que identifican a cualquier sistema.

Todo sistema contiene otros sistemas (subsistemas) y a la vez está contenido en otros sistemas de carácter superior (suprasistema).
Las partes, así como las relaciones deberán evolucionar a partir del todo.
La salida del más simple de los sistemas resulta la variable de entrada para el próximo.

Aspectos estructurales y funcionales de un sistema

Los Aspectos Estructurales son todos los rasgos comunes y estáticos en la estructura de un sistema. Se relacionan con la organización y distribución en el espacio de los elementos del sistema. Estos comprenden:

Límite: es la frontera que separa al sistema de su entorno. Delimita lo que pertenece al sistema y lo que corresponde al medio externo, por lo tanto, enmarca el campo de estudio. Los límites pueden ser físicos, jurídicos o mentales.
Elementos: todos los sistemas están formados por elementos. Estos son las partes o componentes organizados y relacionados entre sí que conforman el sistema, es decir, los subsistemas. Pueden ser de distintos tipos, por lo qye se aglomeran de acuerdo a la función que cumplen dentro del sistema.
Depósitos de reservas: son justo aquellas reservas donde se almacenan los elementos que antes mencionábamos, ya sea materia, energía o información. ¿Ejemplos? Son los tanques, reservorios, bancos, memorias de ordenador, bibliotecas, cintas magnéticas, filmes, etcétera
Canales de flujo o redes de comunicación: es la red que permite el intercambio de materia, energía o información entre el sistema y su entorno, o entre los componentes o subsistemas del sistema. Pueden ser tuberías, cables, nervios, venas, pasillos, papeles, rutas, canales, gas, líquido, sólido o espacio vacio.

Los Aspectos Funcionales son aquellos rasgos dinámicos (fenómenos y procesos) que se asocian al funcionamiento del sistema. Este va cambiando de estado con el paso del tiempo debido al flujo de energía, materia e información.

Flujo de materia, energía o información: Por lo general, los sistemas trabajan y a través de ellos circula materia, energía e información que estos procesan y transforman hasta obtener los resultados deseados. La medida de esta circulación es lo que se conoce como Flujo.
Válvulas que controlan el rendimiento del sistema: Regulan los caudales de los diferentes flujos. Reciben una información que se traduce en una acción, la cual pede ser la interrupción o el paso parcial o total del elemento que fluye. Algunos ejemplos pueden ser una canilla, un interruptor, una válvula orgánica, un director, un coordinador, un catalizador (químico), etc.
Transformadores: Elementos por los cuales ocurre la conversión de los flujos. Pueden ser reactores químicos, mezcladores, máquina, artefactos, instituciones, grupos de pertenencia, materiales con propiedades de transformar un tipo de energía en otro, etc.
Retardos: Se relaciona con las demoras que ocurren en la circulación de los flujos. Pueden ser intencionales o ser características de las diferentes propiedades de los materiales o medios que conforman los canales de flujo. Se puede dar el caso de que un retardo implique una transformación sólo por acción del tiempo como, por ejemplo, un elemento químico.
Lazos o bucles de retroalimentación (positivos): Son los mecanismos que ante la variación de un elemento refuerzan la variación inicial.
Lazos o bucles de retroalimentación (negativos): Son los mecanismos que ante la variación de un elemento contrarrestan la variación inicial. Tienden a recuperar o crear estabilidad.

Parámetros de un sistema

Los parámetros son características que identifican a un sistema o a uno de sus componentes por sus propiedades, dimensiones y condiciones. ¿Qué parámetros distinguen un sistema?

Entrada o insumo (input): Proveen los recursos, energía o información para impulsar la operación del sistema.
Salida o producto (output): Es el resultado que se obtiene cuando se procesan las relaciones entre las unidades del sistema.
Procesamiento o procesador (throughput): Es el procesador en el sistema en el cual se llevan a cabo los cambios. Se presenta como el mecanismo mediante el cual se transforman las entradas en salidas. Es representado con frecuencia como un fenómeno de caja negra.
Retroacción o retroalimentación (feedback): Es la función de retroinformación del sistema que tiende a comparar el output con un valor predeterminado. Es decir, tiene el objetivo de llevar a cabo el retorno por parte del sistema, donde se lleva a cabo un punto de comparación con respecto a los criterios que se establecieron inicialmente. Controla además que las salidas se hallen dentro del rango de los criterios aceptables.
Medio Ambiente: Es el contexto externo que rodea al sistema. Puede efectuar transacciones hasta cierto grado con otros sistemas en dependencia de si son cerrados o abiertos.

Propiedades de los sistemas

Estabilidad dinámica: La estabilidad de los sistemas ocurre cuando estos pueden mantener un flujo continuo de materiales, energía e información.
Homeostasis: Representa la capacidad del sistema de ajustarse a los cambios autorregulando las variables internas para conservar el estado de equilibrio.
Entropía: Es la tendencia hacia la desintegración del sistema debido a la degeneración de sus elementos.
Neguentropía: Es la propiedad que permite al sistema importar energía del medio para mantener y desarrollar estados improbables de organización.
Sinergia: Se refiere a que el comportamiento del todo no se puede deducir por el examen aislado de sus elementos.
Variedad: Abarca el número de componentes discretos de un sistema.

Tipos de enfoques de sistemas

De igual modo el enfoque de sistemas se orienta en dependencia de la clasificación de los sistemas.

Los sistemas teniendo en cuenta el grado de dependencia pueden clasificarse en dos grandes grupos:

Autogobernados o autodirigidos: Poseen capacidad propia de dirigir, modificar y corregir sus actos. Sus componentes están enfocados al desarrollo propio del sistema. Estos son los hombres y sus manifestaciones socioculturales. Sin embargo, existen máquinas que se pueden considerar relativamente autogobernadas: un radar o un computador «inteligente».
Gobernados o dirigidos: Aquellos que no tienen la capacidad de autodirigirse y son gobernados por agentes externos (otros sistemas). Por ejemplo, computadores, autos y demás objetos creados por el hombre (sistemas artificiales).

De acuerdo a su constitución, los sistemas pueden ser:

Físicos o concretos: Compuestos por cosas tangibles y reales que pueden ser cuantificadas. Ejemplos: equipos, maquinaria, dispositivos tecnológicos, hardware, objetos de trabajo, así como el cuerpo humano.
Abstractos: Conformados por cualidades y procesos. Ejemplos: conceptos, categorías, planes, hipótesis, ideas y software.

El sistema abstracto complementa al sistema concreto. Los equipos necesitan de programas para poder ejecutar las acciones tanto como los softwares necesitan de una infraestructura que los soporte.

En cuanto a la interacción con el medio, los sistemas se agrupan en:

Cerrados: Presentan muy poco o ningún intercambio con el medio ambiente que los rodea. Son herméticos a cualquier influencia externa. Sus componentes se combinan de forma rígida y su finalidad es inalterable. Ejemplos: una aplicación de mensajería confidencial corporativa y los secretos comerciales o know-how de una empresa.
Abiertos: Interactúan de forma constante o parcial con el entorno, por lo que existe entrada y salida de influencias externas. Tienen la capacidad de adaptarse y crecer ante las condiciones del ambiente. La competencia con otros sistemas es otra de sus características. Ejemplos: los procesos, las organizaciones y todos los organismos vivos.

Los sistemas pueden clasificarse según su naturaleza en:

Vivientes: Son creados por la naturaleza y dotados de funciones biológicas. Evolucionan ante los estímulos del medio ambiente e influyen ya sea de forma positiva o negativa en el ecosistema. Ejemplo: los recursos humanos.
No vivientes o elaborados: Son sistemas artificiales creados por el hombre. Ejemplo: la tecnología.

Características del enfoque de sistemas en la administración

Aunque su aplicación original fue en el campo de la biología, desde entonces, el enfoque sistémico ha sido aplicado por las ciencias físicas y sociales. Asimismo dicho enfoque fue incorporado a la teoría y a la práctica corporativa por Katz y Kahn en su «psicología social de las organizaciones». ¿Cómo se refleja el enfoque de sistemas en las organizaciones?

El enfoque sistémico de la administración propone la gestión integrada de las diferentes dimensiones de la empresa. El tratamiento holístico contribuye a obtener un mayor beneficio para el negocio que si se tratan los elementos por sí solos. Por ello, es una filosofía básica para administrar una compañía con eficacia.

La organización puede ser vista como una unidad ya que se rige por características y principios de los sistemas. Sus subsistemas se traducen en las funciones de dirección, finanzas, logística, etc.

Una empresa se puede definir como un sistema abierto. Establece un intercambio bidireccional de elementos e información con el mercado y la comunidad. En la misma medida en que sus resultados son influenciados por el entorno, la actuación de la empresa también tiene un impacto sobre el mismo.

Importancia del enfoque de sistemas

El enfoque de sistemas facilita la comprensión global de la estructura de un sistema. Ofrece una metodología para mejorar el rendimiento general del conjunto a partir del análisis de las relaciones complejas entre sus elementos y el entorno del cual forma parte.

La aplicación del enfoque sistémico en la toma de decisiones nos brinda la posibilidad de gestionar la organización desde una visión multidisciplinaria. Esto se fundamenta a través del estudio individual de los procesos que componen el sistema empresarial y de sus interrelaciones. La evaluación de la influencia que ejerce cada subsistema nos permite trazar estrategias con un alcance integral.

Considerar la empresa como un sistema sinérgico amplía nuestra percepción sobre la complejidad de los subsistemas que la conforman. El análisis profundo de la combinación de múltiples causas y efectos conlleva a que podamos actuar sobre los problemas desde su raíz. El pensamiento sistémico es un instrumento para identificar y prevenir patrones repetitivos que afecten los resultados deseados.

El desempeño armonioso de cada área empresarial condiciona el funcionamiento de nuestro negocio. En la medida en que este sea mejor, mayores serán los resultados finales alcanzados con respecto a los propuestos. Estos en definitiva, son la razón de existir de nuestra empresa. Por ello, es tan importante el enfoque de sistema para la gestión.

Ejemplo del enfoque sistémico en una empresa

McDonald’s es una de las franquicias de comida rápida más famosa en el mundo. La empresa se puede considerar como un sistema abierto y artificial. Además, por el hecho de ser un sistema, se puede dividir en distintos subsistemas (aprovisionamiento, recursos humanos, comercialización, etc.). Estos están muy relacionados para conseguir una mayor efectividad que si estuvieran separados.

Si algo caracteriza a los sistemas abiertos es su capacidad de adaptación al medio. En este caso, McDonald’s adapta sus productos dependiendo del país donde se encuentre. Por ejemplo, en la india la res es un animal sagrado, entonces McDonald’s ofrece para ese país carne de cordero en vez de lo usual que es carne de res.

Por otro laso los alimentos se preparan de acuerdo a las leyes locales. Por ejemplo, en los menús de los países árabes se cumplen las leyes islámicas de preparación de alimentos al igual que en Israel con la cultura Kosher judía, en el cual no se sirven productos lácteos.

Los insumos aquí considerados son las personas, bienes de consumo, capital, habilidades técnicas, conocimientos gerenciales y otros. McDonald’s emplea un sistema de operaciones muy rígido. Existen reglas específicas para hacer todo, desde establecer la distancia entre la pared y el refrigerador y la temperatura exacta en que se deben freír las papas. Todos estos métodos se encuentran detallados en manuales especiales. Nótese que lo más resaltante de su marca es la brevedad en que sus comidas son servidas a los usuarios.

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Palabras finales

El ser humano en sí es un sistema, y como tal, vive rodeado de sistemas que varían en función de su complejidad y actuación para con el medio. De igual forma la premisa básica para entender y analizar una organización es tener una visión de sistema. Por tanto, los retos actuales para los emprendedores exigen una gestión íntegra de todas las esferas del negocio.

La observación de la empresa como un todo integrado nos permite promover un desarrollo institucional duradero. De este modo el pensamiento enfocado a sistemas ha sido admitido como una máxima a seguir para las empresas que se desenvuelven en el entorno competitivo de hoy.