Si a la ya complicada tarea de llevar adelante un negocio, le añadimos el tener que hacerlo sin las herramientas adecuadas, las probabilidades de alcanzar el éxito bajan considerablemente.

La importancia de utilizar herramientas adecuadas, que hagan uso de la tecnología más avanzada posible y que se encarguen de realizar de forma automática tarea, liberándonos de carga de trabajo es esencial en el mercado actual.

Sin embargo, elegir cuáles son las mejores para cada caso puede ser muy complejo. Si tenemos en cuenta la cantidad de oferta que hay o si no conocemos qué opciones hay disponibles, podemos correr el riesgo de perder tiempo y dinero en una opción que no sea la óptima.

Como cada empresa es un mundo, en este artículo intentaremos hablar de forma general y abordar distintos tipos de herramientas que seguramente pueden ser de ayuda para varios negocios que están tratando de destacar.

Los Mejores Aliados En La Gestión De Tu Negocio

Cuando hablamos de gestión de un negocio, cada uno puede tener una perspectiva distinta de lo que hablamos. En vez de centrarnos en un tipo de herramienta particular, hemos hecho una lista de varias herramientas que pueden ayudar a los negocios con la gestión de distintos aspectos. Su uso individual o en conjunto hará, sin dudas, que la gestión integral se vea optimizada.

1.  Gestor de proyectos

Los software de gestión de proyectos, como Asana o Trello, son herramientas digitales diseñadas para planificar, organizar y gestionar proyectos de manera eficiente. Funcionan mediante la creación de proyectos que se dividen en tareas específicas, asignadas a diferentes miembros del equipo. Cada tarea puede incluir detalles como descripciones, fechas de vencimiento, subtareas, archivos adjuntos y comentarios.

La clave que convierte a estas herramientas en clave es que son visualmente muy intuitivas. Suelen utilizar el método kanban por lo que cada tarea tiene asignada su propia tarjeta en la que se incluyen todos los datos necesarios, así como el deadline, miembros u cualquier otro dato necesario para su resolución.

Por tanto, tenemos una herramienta única en la que podemos encontrar de forma ordenada y personalizada todas las tareas, divisibles por proyectos, fechas, miembros o cualquier otro filtro que queramos aplicar.

Estas herramientas ayudarán a mejorar la productividad y eficacia de nuestro negocio, ya que evitamos perder tiempo en la coordinación de las tareas y la asignación de roles. Cada uno sabrá en todo momento que hacer y cómo, consiguiendo ser la versión más eficiente del equipo.

2.  Herramienta de comunicación

Tener una comunicación fluida y eficaz es crucial para el éxito a largo plazo de nuestro negocio. Debemos intentar evitar a toda costa malentendidos, obstáculos o métodos de comunicación incómodos.

En este sentido, existen herramientas de comunicación empresarial ―que también pueden ser utilizadas en otro ámbito― diseñadas para facilitar la interacción y colaboración en el entorno laboral. Funcionan mediante la creación de espacios de trabajo digitales donde los empleados pueden comunicarse a través de canales temáticos, mensajes directos, videollamadas y compartir archivos.

De esta manera, podemos conseguir que, sin importar donde se encuentre cada miembro del equipo, esté siempre disponible y a mano para ser contactado o contactarnos. Conseguimos romper el obstáculo de la localización, fomentar el trabajo remoto y la libertad individual sin tener que renunciar al trabajo en equipo.

Además, sirve para estrechar lazos entre miembros del equipo. Si estamos buscando crear un equipo compacto y productivo, necesitamos que esté bien comunicado. De la misma forma que podemos hacerlo de manera presencial a través de actividades, podemos hacerlo de forma virtual gracias a estas herramientas.

Siguiendo en esta línea, otra buena manera no-digital que recomendamos es probar uno de los mejores team building en Alicante por TravelPerk para conseguir tener un equipo que esté cómodo y rinda al máximo.

3.  ERP

Si bien no existe un software que abarque la gestión de todo un negocio, un ERP es aquello que más se acerca. Los software de ERP ―Enterprise Resource Planning en inglés―son sistemas integrados de gestión empresarial que centralizan y automatizan los procesos clave de una empresa.

El funcionamiento de un ERP comienza con la recolección de datos de diferentes departamentos, los cuales se ingresan y se almacenan en la base de datos central, accesible a todos. Este sistema permite la sincronización de actividades y la comunicación entre departamentos, eliminando tener distintas bases de información y reduciendo duplicidades. A la vez, consigue que toda la información esté accesible y disponible por los distintos departamentos.

El uso de ERP mejora la gestión de los negocios, ya que nos ofrecen una visión holística y en tiempo real de las operaciones, mejorando y facilitando la planificación y control. A su vez, consiguen alcanzar la eficiencia operativa mediante la automatización de procesos repetitivos y la reducción de errores manuales.

Además, los también ERP ayudan a virar hacia la estandarización de proceso, asegurando que todas las áreas operen de acuerdo con las mejores prácticas establecidas.

4.  CRM

En el mundo de los negocios actual hay dos aspectos que se han convertido en imprescindibles: la correcta gestión y atención de los clientes y una buena estrategia de marketing. El conjunto de estos dos aspectos pueden influir significativamente en el éxito de nuestro negocio.

Los software CRM son la solución ya que están diseñados para gestionar y analizar las interacciones con clientes y prospectos a lo largo del ciclo de vida de la relación comercial.

Por un lado, se encargan de recopilar, analizar y almacenar la información de los leads y clientes. Esta información se actualiza en tiempo real y se puede segmentar según criterios específicos, como el historial de compras, la demografía o el comportamiento en línea.

Gracias al uso de CRM mejoraremos la gestión de nuestro negocio, ya que podremos contar con una visión completa y detallada de la relación con los clientes, lo que nos permitirá personalizar la atención y mejorar la satisfacción del cliente. Ayudan, además, a identificar oportunidades de ventas cruzadas y adicionales, incrementando los ingresos.

En lo que respecta al marketing, el poder contar con toda esta información hará que conozcamos más a nuestro público, pudiendo crear estrategias y campañas específicas y dirigidas a una demografía concreta, atrayendo su atención y, consiguiendo unos mejores resultados.

5.  Gestor de redes sociales

Si bien las redes sociales están muy ligadas al marketing y la atención al cliente, la relevancia que han adoptado estos últimos años en particular para los negocios crecientes, hacen que las herramientas de gestión de redes merezcan un apartado aparte. Es imposible tener relevancia y éxito sin un perfil en redes sociales, por tanto, una herramienta que nos ayude a gestionar los perfiles de manera óptima puede ser de gran ayuda en el camino hacia el éxito.

La manera en la que estas herramientas funcionan es centralizando todas las cuentas de redes sociales en una única plataforma. De este modo se simplifica enormemente la gestión, la organización y, a la vez, nos permite programar, publicar, monitorear y analizar contenido de manera eficiente y rápida.

Entre sus funciones, proporcionan análisis detallados del rendimiento de las publicaciones y las campañas, ofreciendo datos sobre el alcance, la participación y el crecimiento de la audiencia. Por tanto, nos permiten analizar las mejores horas en cuanto a nuestra audiencia y programar las publicaciones de manera que tengan el máximo alcance,  maximizando el retorno de inversión en marketing digital.

El impacto de las herramientas correctas

El uso de herramientas en sí no es tan importante como el uso de las herramientas correctas. Pueden ser herramientas como los ERP, CRM u otros software de gestión de los que hemos hablado que se encargan de proporcionar una estructura sólida y coherente para manejar diversas áreas críticas del negocio.

Reflexionando sobre su impacto, estas herramientas pueden transformar radicalmente la forma en que las empresas operan. No solo les permite adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, sino que también mejoran la satisfacción del cliente al proporcionar una atención más personalizada y eficiente. Además, la capacidad de automatizar tareas repetitivas libera tiempo para que los empleados se concentren en actividades más estratégicas y de mayor valor agregado.

El papel de estas herramientas va más allá de la simple gestión de tareas; fomentan una cultura de colaboración y comunicación efectiva, tanto internamente como con los clientes. Esto mejora no solo la eficiencia, sino también la moral y el compromiso del equipo.

En un mercado tan saturado y con una competencia tan feroz y no siempre leal, contar con las herramientas adecuadas puede ser el factor diferenciador que permitirá a los negocios no solo sobrevivir, sino prosperar y crecer de manera sostenible durante muchos años.