¿Quieres dejar de procrastinar y planificar tus tareas? El método GTD es una herramienta para concentrar tu atención y determinar el tiempo de ejecución de cada actividad. Las tareas pendientes se alojan en tu mente, disminuyendo tu energía para terminar las acciones importantes. Por ende, tu cerebro se dedica únicamente a almacenar información, lo cual impide la concentración para actuar y promover la productividad.
¿Qué hacer? Elimina las distracciones de tu día a día y estructura tu tiempo para completar con rapidez tus actividades. A continuación, en este artículo te contaremos en qué consiste el método Getting Things Done (GTD) y cómo puede ayudarte a organizar cada área de tu vida tanto personal como profesional.
¿Qué es el método GTD?
El método Getting Things Done GTD es una técnica creada por David Allen y es una herramienta para gestionar el tiempo y la productividad. De esta manera, la técnica GTD es una estrategia para organizar con eficiencia las tareas pendientes. Así pues, el método GTD de David Allen funciona como una alternativa para aumentar la concentración y la productividad aprovechando las capacidades del cerebro.
Además, esta metodología permite que la información de trabajos o tareas pueda ser almacenada en la nube como fuente de referencia para evitar que un detalle especial se pase por alto. A causa de esto, el cerebro permanecerá activo y el individuo dejará de procrastinar, logrando reorganizar con frecuencia las tareas pendientes y agregar nuevas a su lista mental.
De hecho, el objetivo del método de productividad GTD es reducir las distracciones para que una persona pueda centrarse únicamente en las tareas que tiene previstas para el momento. Por esta razón, esta técnica evita que el estrés y la ansiedad afecten al individuo y se interpongan en el cumplimiento de las actividades.
Pasos del método GTD
El método GTD está compuesto por cinco etapas que te ayudarán a lograr tus objetivos, ya qué te permite dividir tus actividades y organizar el desorden mental. Es un hecho, clasificar las tareas y organizar los pensamientos será difícil si no gestionamos aquellas actividades que necesitan atención. Por ello, a continuación, te presentamos los pasos para implementarlo, asegurar un flujo de trabajo eficiente y motivado.
1. Recopilar
El primer paso para tener control de tus tareas y ejecutar correctamente el método GTD consiste en reunir todas las ideas e información en un solo lugar. En este sentido, te recomendamos elaborar listas físicas o electrónicas para notar todo lo que capte tu atención durante un día. Por ejemplo, crea una lista en una libreta o en un archivo de audio con tareas pendientes como revisar tu bandeja de entrada o pedir una cita médica.
Sin embargo, debes tener en cuenta que el objetivo es enumerar tu lista de tareas para que no satures tu mente y pierdas el enfoque. Así que, divide en pequeñas tareas esas actividades que requieren un mayor esfuerzo. Una vez realices este proceso, las distracciones disminuirán y podrás tomar decisiones que estén acordes con tus ideas, deseos y solicitudes.
2. Procesar
Ahora bien, a medida que recopiles la información y tengas claro cómo debes actuar, el próximo paso será procesar lo que necesitas para organizar el flujo de trabajo. Por lo tanto, clasifica tus actividades pendientes y analiza cuáles de ellas requieren ser gestionadas de inmediato, cuáles puedes postergar y si puedes delegarlas.
A partir de la información que tengas podrás determinar si tu tarea es una tarea sencilla o tiene un periodo de tiempo para su ejecución estimada en el mediano o largo plazo. Asimismo, de qué cada tarea tenga la información completa y adecuada para procesarlas con eficiencia. Los datos que debes tener para tu método GTD:
- Título que indique una acción
- Archivos, información, documentos o colaboradores que harán parte de esta actividad
- Lista de tareas pendientes de acuerdo a los objetivos de la actividad
- Tiempos de entrega, etapas y prioridades.
3. Organizar
El método de organización GTD es la herramienta perfecta para definir prioridades y establecer tareas con un mayor impacto en los objetivos. Por ello, al momento de procesar la información y clasificarla tendrás que organizarla para qué realices acciones concretas.
De este modo, cada vez que tengas una nueva tarea o idea por agregar a tu lista de pendientes, especifica el contexto y agrega información relevante para ubicarla según su importancia en los segmentos de actividades. Una vez conozcas cuáles son tus tareas, será necesario crear un plan de acción con: proyectos no urgentes, proyectos prioritarios, lista de cosas por hacer, calendario, siguientes o próximas acciones.
Así qué una tarea que tenga más de una acción se convertirá en un proyecto con pequeñas tareas. Es decir, si tu objetivo es publicar un carrusel en Instagram, tus tareas se dividirán en:
- Analizar lo que está buscando el público objetivo
- Escoger el tema
- Diseñar el post
- Redactar el copy
- Programarlo para ser publicado.
4. Revisar
Para continuar con los pasos para ejecutar el método GTD, tendrás que revisar las listas de tareas y verificar el cumplimiento organizado y correcto. Al igual que detectar fallas en la ejecución de las actividades, por lo cual te recomendamos hacer este paso una vez por semana para garantizar el funcionamiento de la técnica. De esta manera, mientras más domines tu sistema de gestión, tendrás mayor control del tiempo y de la motivación.
El método GTD no es solo agregar tareas a un proyecto, sino comprobar su frecuencia y establecer prioridades para cada una de ellas sin generar estrés o dificultad. En efecto, con esa estrategia podrás analizar tu desenvolvimiento semanal y actualizar con nuevas ideas las próximas acciones para los siguientes días. ¡Es hora de vaciar tu mente!
5. Hacer
¡Cumplir con todas tus tareas nunca habría sido tan fácil! El método GTD es la herramienta perfecta para capturar, clasificar, organizar y reflexionar sobre tus tareas y su cumplimiento. Por ello, el último paso para tener el control de tu trabajo o actividades consiste en ¡actuar! Esto quiere decir que no debes quedarte solo en la planificación, debes enfocarte en la ejecución.
Teniendo en cuenta esto, puedes utilizar aplicaciones para aumentar tu productividad y visualizar tu lista de tareas en cualquier momento y lugar. No obstante, para ayudarte a saber por dónde empezar te aconsejamos tener en cuenta estos cuatro elementos:
- Prioridad: ¿Qué es lo que tienes por hacer? O ¿qué tareas tienen mayor prioridad o menor tiempo de entrega?
- Contexto: Desbloquea tu mente y agrupa tareas similares para ejecutarlas en un mismo proyecto. ¡No trates de realizar todo al mismo tiempo!
- Disponibilidad: ¿Cuánto tiempo tienes disponible? Evita dejar tareas a la mitad y comienza solo aquellas qué puedes hacer de acuerdo a tu disponibilidad.
- Energía disponible: ¿Te sientes bien? Es importante que a la hora de elaborar tus tareas tengas una capacidad enérgica real para así esforzarte menos y recuperar la energía en el menor tiempo posible.
Importancia del método GTD
La lista de proyectos en una organización o a nivel personal puede incrementar conforme pase el tiempo. Por esto, implementar un sistema de gestión y organización para las tareas pendientes es una herramienta que te ayudará a conseguir el éxito a largo plazo. Si bien es cierto que, un individuo debe efectuar sus asignaciones en un periodo de tiempo específico.
Sin embargo, la acumulación de actividades puede generar un esfuerzo y estrés mental que impida la correcta ejecución de las mismas. A causa de esto, la técnica GTD asegura una gestión eficaz en donde se sinteticen y satisfagan las necesidades de la empresa o según aplique en el ámbito personal.
La clave para ejecutar correctamente el método GTD consiste en entender que el cerebro no es una máquina de almacenamiento, por lo que sobresaturarlo generará un impacto negativo en nuestra gestión diaria. De esta manera, evitar el agotamiento será indispensable para estar concentrado en el momento presente y ser eficiente en la resolución de actividades.
Como resultado, tendrás una mente libre para organizarte de forma natural y dejar que fluyan las ideas. El método GTD es una opción para analizar la eficiencia de sistemas de trabajo y administrar el estado de cada tarea, ¡las tareas no van en la mente, sino en la realidad, encárgate de ubicarlas para dedicarles toda tu atención!
Ventajas del método GTD
Las técnicas de gestión del tiempo como el método GTD sirve para eliminar tareas repetitivas y crear un sistema que evite la procrastinación y aumente la concentración. David Allen observó que el cerebro es más eficiente procesando información, por lo cual almacenarla no generará ningún resultado.
Así que, la estrategia para organizarte y resolver las cosas con eficiencia tiene grandes beneficios para tu propio flujo de trabajo o para el de la organización. ¡Conoce las ventajas de aplicar el método Getting Things Done!
- Es una metodología para reducir la carga cognitiva y el esfuerzo mental que conlleva tener tareas o actividades pendientes por hacer.
- El método GTD funciona para almacenar información y darle un significado y contexto que nos lleve a lograr un resultado específico.
- Organizar un número de tareas será la clave para tener un flujo de trabajo flexible y fácil de gestionar a lo largo del tiempo.
- Implementar el método GTD reduce los niveles de estrés y brinda más claridad al momento de cumplir con las responsabilidades, tareas o actividades.
- Gracias a la ejecución de esta técnica podrás definir qué, cómo, cuándo y dónde debes gestionar tus acciones diarias para alcanzar la meta propuesta.
- Aplicar el método GTD, evita las distracciones y bloquea los elementos externos que afectan de manera significativa la productividad y el rendimiento.
- Una metodología que te ayuda a organizar pendientes, también te permitirá liberar tu mente para generar nuevas y buenas ideas que den vida a un proyecto innovador.
- Finalmente, el método GTD tiene un impacto en la toma de decisiones y en la ejecución de estrategias, ya que con los criterios de cada etapa es posible clasificar según la importancia y la utilidad a desarrollar.
Aplicaciones que nos permiten trabajar con el método GTD
Planificar y gestionar tu tiempo es mucho más que escribir listas de tareas. De ahí, sea necesario probar e instalar aplicaciones de productividad para organizar tu flujo de trabajo y administrar el método GTD con exactitud y claridad. Si no conoces cuáles plataformas pueden ayudarte a administrar todos los aspectos de tu vida, hemos seleccionado las más populares para que comiences a organizarte mejor:
Todoist
Una de las principales aplicaciones para mejorar tu productividad y gestionar tus tareas con eficiencia es Todoist. Esta plataforma te permite organizar tu día a día definiendo ideas claras y tareas importantes. Además, con esta herramienta podrás compartir tus archivos con otras personas para gestionar proyectos compartidos.
Todoist es una herramienta donde puedes personalizar tus vistas de tarea en paneles o tableros con etiquetas, filtros y plantillas. También, podrás observar el progreso de tus objetivos diarios y semanales con visualizaciones de productividad, historial de actividad y archivo de tareas completas.
Trello
Otra de las herramientas que te ayudará a implementar el método GTD y a administrar tus tareas con control de tiempos es Trello. Sin duda, con esta plataforma podrás trabajar en colaboración y completar cualquier tipo de proyecto inspirado en el tablero Kanban. Asimismo, Trello es un paquete de herramientas que con su formato de pizarra digital podrás recopilar información con imágenes, textos y comentarios.
Por otro lado, la plataforma está diseñada para impulsar la productividad en equipos de trabajo, de marketing, recursos humanos, ventas, entre otros departamentos. Organiza tus tareas en tarjetas y evalúa su avance en cada movimiento de arrastre. Una vez completes tus asignaciones, el tablero comenzará a tomar forma.
Things
Things es uno de los mejores gestores de tareas. Por ello, dentro de su interfaz podrás generar un equilibrio entre la funcionalidad y la facilidad de uso para llevar el control de tus actividades pendientes, crear proyectos, generar notas y establecer fechas concretas. Things es una aplicación con listas inteligentes y función de planificación para que el flujo de trabajo sea eficaz.
Del mismo modo, esta aplicación agrupa tareas, pequeños proyectos en donde podrás agregar una descripción y un icono para marcar su estado o etapa. La herramienta Things está disponible solo para iOS y Mac, siendo limitada únicamente a los usuarios con estos procesadores.
Notion
Si estás buscando una plantilla o una plataforma con panel personalizado, Notion es la herramienta perfecta. Ahora bien, se trata de una plataforma tecnológica de productividad que puedes utilizar a diario y sincronizarla con distintas herramientas para generar a tu gusto un tablero para gestionar tus proyectos y tareas.
Notion permite hacer documentos, notas, archivos de manera ilimitada. Además, puedes acceder a ella con procesadores Windows, Mac, Android y iOS. Por último, en Notion tienes la libertad de elaborar categorías de todos los ámbitos: trabajo, personal, hábitos, listas de ideas o tareas, viajes y mucho más.
Nozbe
Para finalizar, Nozbe es una de las aplicaciones para ejecutar el método GTD que debes tener si quieres realizar un seguimiento a las tareas y proyectos. Con esta plataforma podrás agrupar, clasificar y etiquetar actividades según su tipo y prioridad. Por otro lado, esta aplicación se sincroniza con Evernote, Dropbox, Google Calendar, entre otras.
Nozbe ofrece un formato fácil de gestionar para delegar y compartir proyectos con tu equipo de trabajo. Al igual que Notion, esta plataforma está disponible para procesadores como Android, iOS, Windows, Mac y Linux. Otro elemento a tener en cuenta es que Nozbe funciona sin Internet, por lo que acceder a la información es muy fácil.
Palabras finales
Llevar el control de las tareas es más fácil de lo que piensas. De hecho, si se implementa el método GTD, tendrás un nivel de productividad aliviará tu estrés o fatiga mental. Además, esta metodología es capaz de reducir las cargas de tu cerebro a través del cumplimiento y seguimiento del trabajo diario.
Los resultados de planificar y ordenar tus tareas serán inmediatos, ya que optimizar el tiempo te ayuda a tomar mejores decisiones con recursos que tienes a la mano. ¿Estás listo para adoptar el método Getting Things Done?
