¿Qué es el PMS de un hotel y que beneficios tiene en la gestión hotelera?

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El Property Management System (PMS) es un sistema de gestión diseñado para mejorar la organización, programación y administración de los diferentes departamentos involucrados en el funcionamiento de los hoteles.

Entre tantas opciones disponibles, Hotel Tech Report es el portal de referencia donde encontrar soluciones para elegir el PMS que más se ajuste a las necesidades de tu alojamiento. Garantizao el disfrute de un sistema que actúe como centro neurálgico de la gestión operativa.

El Sistema de Gestión Integral que todo hotel necesita

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A diferencia de otros sistemas de gestión, el Property Management System enlaza la totalidad de las operaciones vinculadas al cliente con las distintas áreas que conforman el hotel.

De esta forma, su principal ventaja radica en la eficacia, consigue simplificar la relación huésped/alojamiento. Aunque su funcionamiento está especialmente enfocado en la gestión de alojamientos turísticos, son los grandes hoteles los que más se benefician de elegir los PMS para el manejo de su operatividad.

Estos sistemas facilitan la creación de estrategias de optimización que mejoran la rentabilidad. Dejan en descubierto las herramientas necesarias para generar verdaderas ventajas competitivas y seguir un modelo más sostenible.

Principales funciones de los PMS

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Los PMS están diseñados para ayudar a maximizar la rentabilidad de la empresa. Objetivo que consiguen convirtiendo grandes cantidades de datos en información precisa y de valor dentro de un esquema organizado. Esto facilita la toma de decisiones y consolidación de los objetivos.

Durante el proceso,  florecen datos de interés respecto a las preferencias de los consumidores, así como esos aspectos de la operatividad que demandan optimización.

1. Gestión de reservas y control del estado de habitaciones

El PMS elimina cualquier problema vinculado a la disponibilidad de habitaciones. En materia de reservas, la probabilidad de cometer es casi nula.

Indistintamente que provengan de distintas fuentes, está garantizada la efectividad gracias a la automatización y actualización constante de la información. Desde un mismo lugar, son gestionados todos los detalles de las habitaciones.

Esto permite conocer si se encuentran ocupadas, desocupadas o bloqueadas. Del mismo modo, el PMS permite conocer las necesidades de mantenimiento y el desarrollo de los servicios extras, tales como la gestión de TV y el minibar.

2. Manejo eficiente de datos y operatividad

La centralización en una única base de datos optimiza la gestión. El sistema permite la elaboración de perfiles que abarcan diferentes clases de información de los clientes. Aspecto que reviste en la posibilidad de ofrecer trato personalizado tanto de servicios como de ofertas.

Todas las operaciones y procesos financieros involucrados en la gestión hotelera, generalmente controlados a través de diferentes programas, se integran en un único sistema. Asimismo, contar con fichas de huéspedes actualizadas simplifica el proceso de facturación, desde cuentas por cobrar hasta comisiones.

Ventajas del PMS

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Siguiendo el concepto de integración, los PMS brindan acceso igualitario a la información, convirtiéndose en herramienta clave para afinar la RevPAR y la ocupación.

La comunicación entre los diferentes canales involucrados en la gestión de la empresa está garantizada en tiempo real y de manera simultánea.

1. Potencia la marca y ayuda a alcanzar la eficiencia operativa

Los PMS simplifican el objetivo de darles a los clientes un trato personalizado. La conexión cliente-empresa repercute de forma directa en la consolidación de la marca. Ofrecer una buena experiencia permite mantener la reputación y brindar excelencia. Además, garantiza la fidelización. El funcionamiento de estos sistemas no se limita al manejo de los datos de los clientes. También son de importante ayuda en la gestión de reuniones, conferencias y eventos que suelen celebrarse en los hoteles.

2. Menos errores y toma de decisiones optimizada

Los riesgos de errores derivados de la gestión se minimizan, de hecho, el sistema consigue detectarlos con anticipación, permitiendo resolver el problema antes que se presente.

La gestión centralizada supone una ingente cantidad de datos que, correctamente analizados, mejoran la toma de decisiones.