En la era de la comunicación digital, son muchos los avances tecnológicos que aprovechan las empresas. Una muestra de esto son los beneficios de la telefonía IP que hoy hacen más fácil la vida de muchas organizaciones. Esta, en pocas palabras, es una tecnología que permite la transmisión de voz, fax, video y otros datos a través de internet.
Si deseas conocer más, en este artículo te explicaremos de qué se trata, cuáles son sus beneficios y cómo es utilizada por las empresas. Así que, prepárate, toma nota y déjate sorprender por esta interesante herramienta.
¿Qué es la telefonía IP y cómo funciona?
Antes de hablar sobre los beneficios de la telefonía IP, lo primero que debemos hacer es hablar sobre esta en sí. Cabe señalar que se trata de una tecnología que permite transmitir voz, fax, video y otros datos por medio de internet. Todo esto en contraste con lo que representa la telefonía tradicional, la cual depende de la Telefonía Pública Conmutada (PSTN).
La telefonía IP es una herramienta que emplea el Protocolo de Internet (IP) para transmitir información de voz y otros tipos de datos a través de internet en forma de paquetes. En esencia, esta convierte la voz en datos digitales que son transmitidas por una red de área local (LAN) o internet. Esta, en pocas palabras, permite la comunicación por medio de internet.
Es importante señalar que para desarrollar una llamada telefónica a través de la telefonía IP se necesitan dos elementos principales. Se trata de una conexión a internet y un dispositivo que permita hacer la comunicación. En cuanto a estos últimos, pueden ser computadores con software específico (softphones) o teléfonos IP (hardphones).
Entre otros conceptos básicos de telefonía IP hay que indicar que esta no requiere de una infraestructura física dedicada. ¿Por qué? Porque esta tecnología opera en el entorno de la internet, a diferencia de la telefonía tradicional. Las señales de voz se recogen a través del micrófono, se convierten en paquetes de datos y se envían al receptor a través de internet.
En el receptor de la llamada, estos paquetes de datos se vuelven a convertir en señales de voz. Son varios los operadores de telefonía IP que permiten la comunicación entre teléfonos convencionales y dispositivos IP. De esta forma, la transición de las empresas hacia esta tecnología se facilita.
Relacionado: 10 empresas que innovaron para sobrevivir | ¿Cómo lo lograron? Toma nota
¿Qué servicios ofrece la telefonía IP?
Aunque ya han sido mencionados dentro de los beneficios de la telefonía IP, hay que hablar sobre los servicios que presta esta herramienta. A continuación, conoce algunos ejemplos de tecnología y sus servicios, que te darán una luz sobre las ventajas que esta representa para una empresa:
Llamadas de voz
Dentro de los beneficios de la telefonía IP está el de realizar llamadas de voz, ya sea a través de dispositivos fijos o mediante aplicaciones. Los primeros pueden ser los propios teléfonos IP y estos últimos el software en ordenadores y los dispositivos móviles. Estas suelen ser llamadas más económicas que las de la telefonía tradicional.
Llamadas de video
Otro de los servicios de la telefonía IP es el que da la posibilidad de efectuar llamadas de video. Estas facilitan que las comunicaciones se puedan dar de una forma más personal por medio de internet. Sin duda, esto es algo especialmente útil en entornos comerciales para las videoconferencias o reuniones virtuales.
Mensajería instantánea y chat de voz
Además de estos dos tipos de llamadas, la telefonía IP también proporciona el servicio de mensajería instantánea y chat de voz. Asimismo, este facilita la comunicación en tiempo real por medio de aplicaciones o plataformas como Skype o WhatsApp.
Llamadas internacionales
Otro de los servicios que exhiben los grandes beneficios de la telefonía IP es el de las llamadas internacionales. ¿Qué tiene de novedoso? Nada más y nada menos que a través de esta tecnología, este tipo de comunicaciones son más asequibles. Las tarifas suelen ser mucho menores que las de las compañías telefónicas tradicionales.
Movilidad
Los servicios de telefonía IP son altamente móviles, lo que permite a las personas realizar y recibir llamadas desde cualquier lugar. Eso sí, cabe señalar que el sitio en el que se encuentre el usuario debe tener conexión a internet. Por supuesto, esto es una gran ventaja, pues ahora en casi cualquier lugar existen estas redes.
Además de los anteriores, la telefonía IP también brinda una integración fácil con otros servicios en línea como correo electrónico, agenda, directorios, entre otros.
Telefonía IP vs. Telefonía Convencional
Más allá de que hayan sido adelantadas algunas, es necesario indicar cuáles son las grandes diferencias entre la telefonía IP y la telefonía convencional. En cuanto a infraestructura, la primera utiliza redes basadas en Protocolo de Internet (IP), mientras que la segunda usa una red de conmutación de circuitos, la más tradicional.
Por supuesto, no se puede dejar de lado el tema de los costos. Uno de los grandes beneficios de la telefonía IP es que suele ser más económica en llamadas de larga distancia o internacionales por la transmisión de datos a través de internet. La telefonía convencional tiene a presentar tarifas más altas para este tipo de comunicaciones.
¿Y la calidad?, ¿es alguna mejor que otra? Pues bien, la calidad de voz de la telefonía IP puede variar según la conexión a internet. Esto puede generar problemas de latencia y pérdida de paquetes. La telefonía convencional ofrece una calidad de voz estable y constante debido a la dedicación de circuitos para cada llamada.
Por los lados de la movilidad, es claro que la telefonía IP supera a la convencional en este aspecto. La primera permite realizar llamadas desde cualquier lugar en el que haya acceso a internet. Mientras tanto, la convencional está limitada a la ubicación física de la línea telefónica, que la pone en una gran desventaja frente a la otra alternativa.
Finalmente, otro ítem que es de gran relevancia: la escalabilidad. En la telefonía IP puede ser sencillo el hecho de agregar o eliminar líneas telefónicas según las necesidades de la empresa. Para la telefonía convencional, la escalabilidad puede ser un poco más limitad y suele requerir de añadir hardware para adicionar línea, si así se requiere.
¿Las empresas utilizan la tecnología IP?
Hasta el momento, has podido reconocer o recordar qué es la telefonía IP y en qué se diferencia de la telefonía convencional. Sin embargo, nos imaginamos que te estás preguntando si realmente son muchas las empresas que emplean este servicio. Para hablar de su crecimiento, te daremos unos datos que puede ilustrar el mismo.
Como lo indica Statista en su web, la previsión del volumen de tráfico IP a nivel mundial entre 2019 y 2022 muestra un aumento. Expresado en exabytes y de acuerdo a la información facilitada por Cisco Sistems, se apuntó a un crecimiento continuado de consumo y tráfico en el mundo. Para el 2019 fueron 137 exabytes, pasando al 2020 con 174 exabytes, el 2021 con 2019 y finalmente, el 2022 con 273.
Lo anterior indica un crecimiento general en este servicio, pero que da señales sobre las tendencias en cuando los servicios de telefonía. Sin duda, la adopción de la telefonía IP en el entorno empresarial es el camino ideal para muchas compañías. Incluso, esto se debe en parte al acceso generalizado al internet de banda ancha en gran parte del mundo.
De acuerdo a esto, a medida que más y más empresas se den cuenta de los beneficios de la telefonía IP, la migración de la convencional a esta será una decisión estratégica y casi inevitable.
¿Qué se necesita para tener telefonía IP?
Ahora bien, ya sabes qué es telefonía IP, cuáles son sus servicios y en qué se diferencia de la telefonía convencional. Sin embargo, todavía hace falta indicar lo que se necesita para hacer esta migración. A continuación, te daremos algunos fundamentos de la telefonía IP y qué requiere una empresa para implementarla:
Conexión a banda ancha de internet
Por supuesto, y como es obvio, para implementar cualquier de los tipos de telefonía IP es necesario contar con una conexión a internet de banda ancha. Esto es debido a que, como ya fue mencionado, este servicio funciona a través de internet. Por este motivo, es necesario contar con una conexión de alta velocidad que sea confiable para garantizar la calidad de las llamadas.
Software o dispositivo de telefonía IP
En segundo lugar, otras de las características de la telefonía IP es que se requiere de un programa informático o aplicación para la misma. Estos deben permitir realizar y recibir llamadas por medio de la red. A menudo, estos software incluyen características avanzadas que mejoran la comunicación y la productividad.
Proveedor de servicios de telefonía
Puedes tener la mejor conexión y el software más avanzado, pero sin un proveedor de este servicio, esto será inútil. Para este caso, es fundamental elegir un proveedor de telefonía IP que sea confiable y que ofrezca las herramientas y soporte técnico necesario. La selección de este impactará en la calidad y la eficacia del servicio para tu compañía.
En general, estos son los tres elementos cruciales para implementar y ser testigo de los beneficios de la telefonía IP en tu empresa. Como ves, esta puede ser una gran inversión, pero también generará un gran impacto en tu compañía.
Te puede interesar: 31 herramientas de productividad | ¡Gánale la batalla al tiempo!
10 Beneficios de la tecnología IP para las empresas
Después de haber explorado sobre lo que es la telefonía IP y sus características, además de lo que se necesita para implementarla, es hora de hablar de los beneficios. Te lo adelantamos, pueden ser muchos, pero en este artículo hemos elegido los que consideramos son los principales:
1. Ahorro en costos
Para empezar a hablar de los beneficios de la telefonía IP, es casi imposible no hablar del ahorro que representa para las empresas. Esta, como ya se ha dicho, por lo general es más económica que la telefonía convencional. Recuerda que no se requiere de una inversión en hardware específico, las llamadas internacionales son más económicas y los planes de las compañías son adaptables.
2. Flexibilidad y escalabilidad
Otro de los beneficios de la telefonía IP que mayor relevancia puede tener es el de la flexibilidad. Cabe señalar esta herramienta se adapta a las necesidades de las empresas, que suelen ser cambiantes. Además, también hay que hablar de la escalabilidad, pues es posible agregar o eliminar números de manera inmediata y solo se paga por los recursos utilizados.
3. Implementación sencilla
La telefonía IP permite configurar fácil y de forma rápida una centralita virtual. Así las cosas, con una conexión de banda ancha, es posible configurarla en menos de un día sin interrumpir las diferentes operaciones comerciales. De esta manera, los empleados pueden acceder al sistema telefónico a través de computadoras o aplicaciones móviles.
4. Integración con sofware empresarial
En cuarto lugar, otra ventaja de la telefonía IP es que esta se integra de forma fácil con software de CRM y Helpdesk ampliamente usados. Entre estos pueden estar Zendesk, Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics, Shopify y Slack. Esto, a su vez, mejora la productividad al proporcionar información relevante sobre los clientes durante las llamadas.
5. Presencial global 24/7
Como ya fue indicado, de los beneficios de la telefonía IP está la movilidad que esta herramienta presenta. Cabe indicar que este tipo de comunicaciones elimina las barreras geográficas, ya que no requiere de una ubicación física para alojar la centralita. Así, es posible contratar agentes en diferentes zonas horarios, ampliar el horario de atención al cliente y ofrecer números gratuitos en todo el mundo.
6. Análisis de rendimiento preciso
Un aspecto que demuestra la importancia de la telefonía IP es que permite hacer análisis de rendimiento precisos de los agentes. Esto permite corregir errores, mejorar el desempeño y capacitar de una mejor manera a los nuevos empleados. Los análisis avanzados permiten el seguimiento en tiempo real de datos específicos para la empresa.
7. Funcionalidades avanzadas
Uno de los beneficios de la telefonía IP que la diferencia de la convencional es que presenta funcionalidades avanzadas. ¿Cuáles pueden ser? Entre estas se encuentran la respuesta de voz interactiva (IVR), la definición de horarios comerciales y la grabación de llamadas. Adicional a estas también están el enrutamiento de llamadas y las transferencias cálidas.
8. Teletrabajo
Sí, hoy el teletrabajo es una modalidad que tomó gran fuerza desde los confinamientos y muchas empresas decidieron mantenerlo. En este caso, la telefonía IP facilita el trabajo a distancia, pues requiere de recursos mínimos como conexión a internet. Además de esto, solo se necesitaría un dispositivo con micrófono y auriculares.
9. Actualizaciones y soporte
¿Qué ocurre cuando hay fallas con la telefonía tradicional? Lo usual es que se llame a un técnico para que acuda a reparar el daño, si es que lo hay. La telefonía IP, por su parte, no requiere de hardware costoso ni mantenimiento técnico, pues esta ofrece actualizaciones de software constantes. Esto simplifica el proceso y reduce los costos de mantenimiento.
10. Fidelización de clientes
Es claro, los clientes de la telefonía IP se benefician de esta al tener una atención personalizada y eficiente. Además, los horarios de contacto se amplían y las llamadas son enrutadas más rápidamente. Sumado a esto, las llamadas son enrutadas de una forma más rápida y se proporciona información de interés por medio de la respuesta de voz activa (IVR).
Como ya fue mencionado, las anteriores son solo algunas de las principales ventajas de la telefonía IP. Como vez, son beneficios muy relevantes para las empresas, pues representan ahorro y flexibilidad, a grandes rasgos.
Desventajas de la telefonía IP
Como todo en la vida, los beneficios de la telefonía IP también tienen su contraparte. Esta tecnología cuenta con algunas desventajas que puedes hacer que las personas acudan a la telefonía convencional. Por ejemplo, una de estas es la dependencia que este servicio tiene de la electricidad. O sea que, en caso de un corte de energía, el servicio podría interrumpirse.
Otra de las que se podría considerar como una desventaja es que existe la necesidad constante de conexión a internet de alta velocidad. Una conexión de banda ancha es esencial para garantizar la calidad de las llamadas. Si esta es deficiente, puede afectar la calidad de la voz y problemas de latencia.
Adicional a esto, el uso compartido de la red de internet para otras actividades como descargar o navegación también pueden afectar la calidad del servicio. Además de esto, la telefonía IP suele requerir que los dispositivos estén encendidos y conectados durante largos periodos. Lo anterior podría sobrecargarlos si no están diseñados para uso continuo.
En general, estas son las principales desventajas que puede presentar la telefonía IP. Así que, lo recomendable es evaluar las necesidades y lo que requiere su empresa a la hora de adquirir un servicio de este tipo.
Recomendados:
-
20 herramientas de Business Intelligence | ¡Los datos sí importan!
-
Automatización financiera | ¡Integra tus datos de manera inteligente!
-
Método GTD | Alcanza la productividad gestionando tus tareas
Palabras finales
Sin dudas, la telefonía IP es una tecnología que ha transformado la forma en que las empresas se comunican. Esta ofrece una amplia gama de beneficios, tales como el ahorro en costos, la flexibilidad, la integración con el software empresarial y la posibilidad de ofrecer una experiencia de cliente mejorada.
A pesar de algunas desventajas, la telefonía IP se ha convertido en una opción atractiva para empresas de todos los tamaños. El hecho de requerir una conexión de internet confiable y el apoyo de un proveedor de servicios hace de esta opción una muy interesante. Las compañías pueden aprovechar al máximo esta herramienta para mantenerse competitivas.
De esta forma, es posible decir que la telefonía IP es el futuro de la comunicación empresarial. Su adopción está en constante crecimiento a medida que más empresas reconocen sus ventajas y deciden implementarla en sus operaciones diarias.
