Uno de los tipos de diagramas más universales son los diagramas de flujo. Estos sirven para plasmar de forma gráfica cada una de las actividades que componen un proceso y cómo estas se organizan. Y como herramientas visuales, pueden ser muy útiles para desarrollar, documentar y mejorar los procesos, sistemas y algoritmos.
¿Quieres ayudar a tu equipo u organización a entender las partes que componen el proceso de negocio en general? Si quieres ilustrar las etapas de un proceso, este tipo de diagrama es perfecto para ti. Descubre qué es un diagrama de flujo de una empresa, cómo se elabora y qué ventajas tiene.
¿Qué es un diagrama de flujo?
El diagrama de flujo, de actividades o flujograma, es una herramienta de organización que le permite a las personas evaluar, mejorar y comunicar sus ideas con mayor facilidad.
El concepto de diagrama de flujo se entiende como la esquematización gráfica de un algoritmo, el cual representa los pasos u operaciones a seguir en un proceso. Se utiliza mucho en programación, economía y procesos industriales para visualizar, diseñar o mejorar un flujo de trabajo de varios pasos.
¿Por qué diagrama de flujo? Se le llama así pues su representación está compuesta por símbolos o formas para esbozar aspectos únicos de sus flujos de trabajo. Estos se conectan por medio de flechas o líneas para indicar el flujo o la secuencia de operación.
Los símbolos fluyen de arriba-abajo o de izquierda a derecha, con el uso ocasional de carriles o filas, que representan diferentes responsabilidades. Es importante señalar también que tienen un orden secuencial, ya que los distintos pasos expuestos están relacionados de forma cronológica entre sí.
Elementos de un diagrama de flujo
Un diagrama de flujo se distingue por su símbolo de proceso asociado. El flujo de acción comienza en el indicador de inicio y sigue las líneas hasta que alcance el indicador del final.
Es importante emplear las formas convencionales en la estructura de un diagrama de flujo, así cualquier profesional podrá interpretar con facilidad lo que se quiere comunicar. ¿A qué formas nos estamos refiriendo? Estas son las más utilizadas:
- Proceso: rectángulo que representa un proceso, acción u operación.
- Decisión: diamante o rombo que muestra las dos direcciones únicas que se pueden seguir para cada respuesta. Ello implica una pregunta que debe responderse, que suele ser sí / no, o verdadero / falso.
- Terminal: rectángulo con bordes redondeados que indica el inicio o fin de un algoritmo. También puede representar una parada o una interrupción programada que sea necesaria realizar en un programa.
- Datos: paralelogramo que muestra los datos que se introducen o extraen del proceso. En otras palabras: los recursos utilizados o generados.
- Operación manual: resulta un símbolo muy útil cuando la mayoría de las acciones son automatizadas o electrónicas.
- Demora o retraso: símbolo con forma de «D» que muestra dónde se produce un tiempo de espera.
- Documento o multidocumento: rectángulo con lado inferior con doble curva. Muestra que determinada acción creará uno o varios documentos.
- Unión: triángulo equilátero con uno de sus vértices hacia abajo utilizado para simbolizar la unión de múltiples ramas de un flujo de trabajo.
- Recopilación de datos: símbolo con forma de reloj de arena que se utiliza cuando los datos o materiales de un proceso tienen que ser recopilados y organizados en un formato estándar.
- Conector: círculo que indica que el paso siguiente (o anterior) se encuentra en otra parte del dibujo. Se utiliza en diagramas de flujo grandes, pues de lo contrario, se debería usar un conector largo, que puede ser difícil de seguir.
Tipos de diagrama de flujo
A pesar de que los diagramas de flujo se utilizan para una amplia gama de procesos, en ocasiones se recomienda utilizar tipos más específicos de diagramas de flujo. Por ejemplo:
1. Diagrama de carriles o de funciones cruzadas
Permite agrupar los procesos del flujo de trabajo en columnas categorizadas (carriles). Por tanto, es excelente para documentar un proceso completo que interactúa con diferentes segmentos de una organización o requiere la colaboración entre diferentes equipos.
Los carriles suelen ser departamentos, procesos, empleados o cualquier otra categoría donde tiene lugar determinada actividad. Así pues, resulta útil cuando se necesita mostrar varios flujos de información uno al lado del otro y comparar de un vistazo las demandas en diferentes divisiones de un flujo de trabajo.
2. Diagrama de flujo de documentos
Estos se centran en representar cómo se mueven los datos dentro de un sistema. En particular, de dónde vienen, a dónde van y cómo se almacenan. Resulta útil cuando se desea diseñar o analizar cualquier tipo de flujo de información. Los usuarios pueden crear un flujograma de documentos dividiendo dicho gráfico en columnas y, en ellas, organizar los departamentos que operan dentro de una organización.
3. Modelo y notación de procesos comerciales (BPMN)
Este tipo de diagrama se concentra en el modelado de procesos comerciales. Muestra una secuencia detallada de actividades comerciales y flujos de información. Se ha convertido en el lenguaje de modelado visual aceptado para el análisis empresarial, por lo que es muy utilizado por analistas de negocios, los participantes de procesos, gerentes, consultores y desarrolladores técnicos.
¿Para qué sirve un diagrama de flujo en una empresa?
Aunque en un principio esta representación gráfica se utilizaba en la informática como herramienta para representar algoritmos y lógica de programación, hoy día su uso se ha extendido en muchos otros tipos de procesos. ¿Qué cuáles son las ventajas del diagrama de flujo? ¡Veamos!
Simplificar y visualizar sistemas e ideas complejas
Gracias a los símbolos y líneas, los diagramas de flujo son más concisos que una narración escrita. Al desglosar los flujos de trabajo y los conceptos en pequeños bloques, resulta mucho más fácil entender el proceso y sacar conclusiones. Debido a que se puede tomar como un lenguaje más, cualquier persona que lo conozca puede entender los procesos planteados.
Encontrar problemas e identificar nuevas soluciones
La posibilidad de visualizar qué se debe hacer y quién debe hacerlo, ayuda a identificar posibles problemas. Por ejemplo: retrasos, almacenamiento y transporte innecesarios, averías en la comunicación y duplicación de tareas o actividades innecesarias. Además, quizás notes que un miembro de tu equipo tiene demasiado trabajo o, por el contrario, dispone de tiempo libre que podría asignarse mejor.
Documentación adecuada
Saber que tienes un documento maestro con la descripción de cada detalle y el seguimiento de cada fase del proceso será invaluable. En este sentido, ¿para qué sirve el diagrama de flujo? Los diagramas de flujo digitales sirven como una documentación más práctica, que podrá ser consultada con frecuencia en diferentes etapas de tu proceso de flujo de trabajo, haciendo las cosas más eficientes.
Desventajas del diagrama de flujo
Aunque los beneficios del uso de diagramas de flujo son muchos, es importante tener en cuenta las desventajas que este tipo de modelado representa.
No acepta una lógica compleja
Por su simplicidad semántica, los diagramas de flujo representan procesos de trabajo de complejidad media o baja, pues no son adecuados para la representación precisa de actividades en paralelo (solapadas en el tiempo). Esto se explica ya que muestran un flujo o secuencia de actividades única, realizado por un recurso (persona, departamento o máquina) monotarea.
No da chance a modificaciones
Cualquier cambio o modificación en la lógica del programa, por lo general, requerirá diseñar un flujograma nuevo por completo.
¿Cómo hacer un diagrama de flujo?: 7 pasos
Aunque pueda parecer simple, la elaboración de los diagramas de flujo no es una tarea trivial. Al contrario, exige un detallado conocimiento sobre la cuestión que se va a mapear, así como otros conocimientos técnicos. De manera general, cuando se decide hacer un diagrama de flujo se debe seguir la siguiente metodología.
1. Definir la situación o proceso a diagramar
Empezaremos por definir el problema o proceso que se desea representar y el alcance que este tendrá. Esto último definirá la amplitud del diagrama.
2. Definir actividades entradas y salidas
¿Cuáles son las entradas y salidas? Cuando nos referimos a las entradas (inputs), estamos hablando de aquellos recursos, información y demás elementos que alimentan el proceso. Las salidas (outputs) son los productos generados por el proceso y pueden ser informaciones, decisiones, insumos para otros procesos, componentes de productos, servicios, productos terminados, etc.
3. Listar las actividades y ordenarlas
Todo proceso está compuesto por un conjunto de pasos u operaciones que transforman elementos de entrada en salida. Entonces, ¿cuáles son las actividades que integran el proceso que buscas diagramar? No olvides asignarles un orden lógico.
4. Establecer los puntos de decisión
Tras retratar las distintas actividades, se deben evaluar las diferentes rutas que estas puedan tener. En este punto es cuando se colocan los símbolos de decisión, que les indican a los sujetos qué camino deben seguir.
5. Dibujar las conexiones
Dibuje las flechas o líneas que describen el curso del diagrama.
6. Indicar el comienzo y fin
Lo creas o no, muchas veces se nos olvida indicar cuándo el proceso comienza y cuándo termina. Esta es una información muy importante para establecer límites para los propietarios de los procesos, gerentes y supervisores.
7. Revisa y comparte el diagrama diseñado
Comparte el diagrama de flujo con los grupos de interés para que estos puedan analizar, hacer comentarios, editar y mejorar el diagrama antes de presentarlo o publicarlo.
Programas para hacer diagramas de flujo
Hacer un diagrama de flujo puede ser tan simple o tan complejo como quieras hacerlo. Puedes garabatear formas conectadas por flechas en una hoja de papel o tablero, o puedes esbozar el proceso mediante un software especializado diseñado para ajustarse a una norma industrial y que permita acelerar y simplificar las tareas de diagramación.
La elección es toda tuya y depende de la situación o de los fines que persigas con dicho diagrama. No obstante, sugerimos que, si vas a hacerlo, ¡lo hagas bien! Por ello, te presentamos las más conocidas páginas y aplicaciones para hacer diagramas de flujo.
1. Word
El paquete de Office tiene algunas herramientas para crear un diagrama de flujo visual atractivo que se pueden usar desde Excel, PowerPoint, incluso Word. A pesar de que este último es un procesador de texto y no un programa de diagramación, los usuarios pueden agregar figuras y crear diagramas de flujo.
¿Cómo hacerlo? Sencillo, en un documento en blanco ve a la pestaña de insertar y elige figuras. Ahí puedes agregar las formas correctas para tu diagrama y conectarlas a través de flechas. Además, puedes agregar texto y aplicarle el formato que desees a las figuras y líneas para destacar el diagrama diseñado.
2. Lucidchart
Si deseas trabajar con esta aplicación para hacer diagramas de flujo lo primero que debes hacer es registrarte. No te preocupes, ¡es gratis! Una vez que estés en el editor de Lucidchart, podrás elegir empezar con una plantilla de diagrama de flujo existente de la biblioteca y sobre ella hacer modificaciones. O en cambio, podrás empezar con un lienzo en blanco y realizar diagramas de flujo desde cero.
¡Es sencillo! Basta con hacer click y arrastrar el mouse para conectar figuras con una línea. Podrás añadir cualquier información que desees, ya sean imágenes, animaciones y enlaces. Debes saber que Lucidchart está integrado con todas las plataformas populares de negocios, educación y marketing que existen, desde Google hasta Atlassian y Amazon Web Services. Así que, una vez que tu diagrama esté listo, podrás compartirlo con quien quieras.
3. Microsoft Visio
De la familia Microsoft Office, Visio es la aplicación por excelencia para construir gráficos vectoriales y diagramas basados en datos del entorno empresarial. Cada tipo de diagrama cuenta con una librería de objetos muy completa, a los que se pueden añadir imágenes externas y dibujos hechos con AutoCAD.
También podrás aplicar estilos gráficos predefinidos y comentarios de revisión a los diagramas resultantes, y en el caso de diagramas de flujo, Visio puede revisar su lógica interna. Se puede integrar con facilidad con otros productos de Microsoft Office y te permite generar informes detallados y formateados en poco tiempo.
4. Canva
Canva es una web centrada en la creación de todo tipo de diseños gráficos que van desde logos y tarjetas gráficas hasta la creación de gráficos y esquemas online. Es una herramienta de pago, pero tiene una versión gratuita bastante completa. ¿Cómo trabajar en ella? Comienza por crearte una cuenta para diseñar tus propios diagramas de flujo.
Con las plantillas de diagramas de proceso de Canva es muy fácil crear diseños originales y modernos. Solo debes hacer click en el gráfico para añadir tu información y crear tu diagrama de proceso en cuestión de minutos. Puedes subir imágenes, añadir filtros y editar el texto. Guarda tu diseño y compártelo.
Ejemplo de diagrama de flujo de una empresa
Una vez que ya conoces los conceptos y sabes cómo se hace un diagrama de flujo, es momento de visualizar un ejemplo. ¡Presta atención!
Diagrama de flujo de una empresa de servicios
Presentamos un diagrama sencillo que representa un proceso de facturación y cobranza. ¿Cómo sucede este? Para empezar, intervienen dos actores fundamentales: el área de finanzas y el cliente.
El pedido es entregado al cliente, por lo que el área de finanzas realiza la factura de acuerdo al pedido, el cliente lo revisa y si es correcto realiza el pago. En caso de que la factura sea incorrecta se modificada y de nuevo es validada por el cliente. Una vez realizado el pago el área de finanzas valida el pago y cierra el pedido.
Palabras finales
Ya puedes comprender cómo los diagramas de flujo representan una herramienta poderosa para los analistas de proyectos y demás gestores de negocios. Disponer de un mecanismo que ayude a comprender, analizar, documentar y mejorar varios procesos de trabajo dentro de una organización es un privilegio que no podemos desaprovechar.
No obstante, recuerda lo siguiente: el diagrama de flujo al igual que otros, solo es un medio, no un fin en sí mismo. Un diagrama ha de ser una herramienta, un facilitador, un recurso de comunicación entre personas. Detectar deficiencias en el proceso, oportunidades de mejora y tomar decisiones es tarea de los gestores.
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