Tomar decisiones en una empresa a veces puede ser una tarea difícil cuando no se tiene conocimiento de cómo está funcionando la organización. No obstante, en la tecnología podemos encontrar la inteligencia de procesos, una herramienta vanguardista que permite conocer los flujos operativos para establecer mejoras.
A lo largo de la implementación, se obtienen datos que facilitan una visión completa de aquello que detiene el alcance de los objetivos. El éxito de una empresa depende principalmente de la forma en la que se analizan y administran los procesos comerciales. Si quieres conocer la inteligencia de procesos y los beneficios que puede aportar a tu organización, este es el momento ideal. ¡Comencemos!
¿Qué es la inteligencia de procesos?
La inteligencia de procesos es conocida como la práctica de recopilación y procesamiento inteligente de datos. Con la inteligencia de procesos, todos los sistemas incorporados en la empresa tendrán la capacidad de adquirir información rápida para determinar la situación actual.
Además, con la ayuda del Process Intelligence el camino hacia la automatización y transformación digital, se hace más fácil por el flujo de datos en tiempo real. Por lo general, las empresas invierten grandes sumas de dinero en la contratación de TI para administrar y controlar la información de la organización.
Sin embargo, con la inteligencia de procesos es posible conectar nuevas funcionalidades relacionadas con la ciencia de datos sin emplear un trabajo manual engorroso.
El software empleado en la inteligencia de procesos permite que la empresa aumente el rendimiento operativo gracias al análisis de datos del flujo de trabajo. Teniendo en cuenta esto, la inteligencia de procesos evoca una vista integral de toda una organización, que promueve la toma de decisiones útiles.
¿En qué se basa la inteligencia de procesos?
Esta técnica de control inteligente de procesos utiliza la inteligencia artificial y el procesamiento de lenguaje natural para obtener una visión computarizada. De este modo, se puedan interpretar cada una de las actividades digitales ejecutadas en las distintas áreas de la organización.
Gracias a algoritmos avanzados, la inteligencia de procesos descubre la cantidad de tiempo que se emplea para documentar eventos empresariales.
En otras palabras, con este indicador denominado como «marcas de tiempo» se puede identificar las desviaciones que afectan la productividad y el flujo de trabajo. Para encontrar respuestas con este concepto, en el ámbito técnico, la inteligencia de procesos genera un mapa detallado del funcionamiento usando 5 pasos claves:
Recopilar
La inteligencia de procesos registra los datos de uno o varios procesos para generar una base de datos que alimenta al sistema de información.
Transformar
Al conocer la información de los procesos empresariales, el Process Intelligence suma todas las observaciones y las convierte en conocimiento para la interacción con usuarios.
Automatizar
Este método de control, realiza un tablero basado en hechos y datos para usarlos como herramienta, para optimizar operaciones y tomar mejores decisiones.
Analizar
La implementación de la inteligencia de procesos permite contextualizar e interpretar la información recopilada para originar informes como recursos gráficos para toda la organización.
Entregar
Socializa los datos recogidos con la inteligencia de procesos para alcanzar tus objetivos comerciales y continuar midiendo el flujo de operaciones.
¿Por qué es importante la inteligencia de procesos en las empresas?
Las organizaciones cada día deben tomar decisiones y el Process Intelligence es un buen aliado. Debido a que está relacionado con el contexto empresarial, ofrece datos actuales sobre el mercado.
En consecuencia, explorar las alternativas que ofrece la inteligencia de procesos ayuda a tomar decisiones más inteligentes. Asimismo, también identifica las tendencias para incrementar las ventas. Conozcamos un poco más de las ventajas de implementar esta herramienta en una empresa:
1. Aumentar la capacidad de análisis
Los sistemas digitales que utilizan la inteligencia de procesos generan una cantidad de datos que pueden relacionarse con las actividades diarias de la organización. Por ello, es posible aumentar la capacidad de análisis, puesto que la información es procedente de distintas fuentes tanto digitales como físicas.
Además, gracias a que este método funciona como una visualización en tiempo real, es mucho más fácil aprovechar la oportunidad de rectificar algún procedimiento. Al igual que comprender dónde y cómo implementar prácticas mejoradas.
2. Eliminar ineficiencias
En una empresa existen múltiples tareas funcionando simultáneamente, sin embargo, en medio de estos procesos pueden formarse desviaciones que disminuyen la productividad. Inicialmente, la inteligencia de procesos acelera de forma progresiva el desarrollo de nuevas actividades, desintegrando funciones que obstaculizan el cumplimiento de los objetivos.
Teniendo en cuenta esto, con la ejecución de estrategias de Process Intelligence podemos descubrir nuevas rutas que nos acerquen a resultados óptimos. Crear prácticas comerciales que profundicen hasta la raíz de los problemas, afecta de manera positiva la motivación y eficiencia de los empleados.
3. Optimizar costos
Las herramientas digitales son un gran alivio en los tiempos que vivimos. Por ejemplo, con la inteligencia artificial las empresas pueden recabar información que estudie la operatividad comparada con el uso del tiempo. La inteligencia de procesos es un excelente medio para destinar fondos de tu presupuesto para actividades prioritarias que cubran otros aspectos del negocio.
Sea cual sea la complejidad de tus sistemas de información, la inteligencia de procesos puede conectar y extraer cualquier dato que determine los «cuellos de botella» que impliquen un gasto o riesgo empresarial.
4. Centralizar la información
Cuando se recopilan los datos y se analizan de forma adecuada, se pueden descubrir patrones que consigan mejorar la relación entre clientes y empleados. De hecho, con una plataforma como la inteligencia de procesos, la ejecución de acciones empresariales podrán ser más sencillas y de resultados rápidos.
Por otro lado, con la visibilidad de los procesos, la organización tiene la oportunidad de entender cómo se ejecutan y bajo cuáles parámetros. Con la inteligencia de procesos lograrás un nivel de transparencia alto para conocer el funcionamiento de tu compañía desde diferentes perspectivas
5. Proyectar el crecimiento continuo
Más allá de la minería de proceso y la inteligencia empresarial, el Process Intelligence aporta eficiencia a cada operación. Debido a que tiene la posibilidad de detectar los puntos débiles, será fácil encontrar los posibles desafíos de la organización. Esta es una tecnología vanguardista que está en constante evolución, puesto que la transformación digital es una prioridad para las empresas.
Tomar la iniciativa de mejorar los procesos en una empresa es una forma rápida y efectiva si estás buscando progresar y crecer. Uno de los principales beneficios de implementar la inteligencia de procesos es que reduce la actividad manual. Esta acción da paso a una automatización que acelera la actividad, ahorra tiempo y disminuye errores.
Ejemplos de inteligencia de procesos
La inteligencia de procesos es una plataforma que promueve la evolución en una organización. De tal manera que, proporciona una visión inmediata y holística sobre el desempeño de cada área. Hoy en día, las empresas tienen la necesidad de generar reportes críticos que ayuden a medir y analizar la capacidad de crecimiento.
Por esta razón, queremos hablarte sobre algunos negocios en los que puedes emplear la inteligencia de procesos:
1. Servicios financieros
Las instituciones de finanzas deben realizar informes que demuestren cómo se obtienen ganancias y cuáles son los métodos que sirven para reducir los costos. De ahí que surja la necesidad de incluir estrategias como la transformación digital para ofrecer una ventaja competitiva y contar con un respaldo comercial.
Con la inteligencia de procesos, la banca puede: crear documentos con transacciones en tiempo real, mejorar el servicio al cliente e identificar patrones que sirvan para automatizar acciones para priorizar nuevas tareas.
2. Atención médica
En la actualidad, uno de los servicios que mayor necesidad de implementación de inteligencia de procesos es el sector de la salud. Los profesionales sanitarios necesitan identificar cuando un usuario hace alguna reclamación, pues de esta forma podrán lograr tener una oferta mejorada.
La inversión en registros médicos no es suficiente para disponer de la información de cada paciente en caso de una emergencia. Por esto, con la inteligencia de procesos, se alcanza un nivel de rendimiento alto, con movimientos operativos eficaces de principio a fin.
3. Cadena de suministros
Por último, hablaremos de un sector que a simple vista parece tener todo bajo control. La cadena de suministro y el proceso de compras tiene múltiples procesos funcionando en simultáneo. Sin embargo, en repetidas ocasiones no logran identificar aquello que termina consumiendo el capital operativo.
Con la inteligencia de procesos, la cadena de suministro puede: Visualizar los costes que implica un retraso en el transporte, en la carga e incluso en el desarrollo de producto. Sin duda, el Process Intelligence impulsa el cambio empresarial para comenzar a conseguir resultados positivos.
Palabras finales
La inteligencia de procesos traza el flujo de trabajo y mide el tiempo que cada persona puede dedicar en las tareas asignadas. Ahora bien, en una empresa encontramos procesos que funcionan uno detrás de otro y cada uno debe administrarse de forma tal que promueva la optimización de recursos.
Sin necesidad de adicionar cualquier otro tipo de herramientas, la inteligencia de procesos beneficia a las organizaciones con el aumento de la productividad, la motivación laboral y por supuesto, en la aceleración de consecución de resultados. ¡Acorta el camino en el desarrollo de los procesos empresariales, comienza a usar esta metodología!
