Mapa de actores | Define quién es quién y cómo tratarlo

La sociedad es un sistema complejo de componentes y dimensiones en continua interacción e interdependencia. Así pues, el análisis de la realidad y las partes relevantes en un tema, situación o conflicto en particular se vuelve un desafío en sí mismo. Surge entonces, una herramienta fundamental que nos permitirá avanzar en ese camino: el mapa de actores.

Mirar de cerca y comprender la perspectiva de los actores y cómo estos se articulan, relacionan y desenvuelven en un contexto dado, ha ganado importancia en los proyectos de investigación y desarrollo. ¿Qué es un mapa de actores y cómo se utiliza? Negocios y Empresa te invita a descubrirlo.

¿Qué es un mapa de actores?

actores de un negocio

El mapa de actores es una herramienta fundamental en el diseño, puesta en marcha y gestión de proyectos de desarrollo. Se trata de una metodología sistemática que identifica de forma visual los actores claves involucrados en un sistema y emplea datos cualitativos para determinar los intereses e influencia de dichos grupos en relación con una reforma.

¿A qué nos referimos con actores? Se puede decir, en otras palabras, que son las partes interesadas. Son aquellas personas u organizaciones que se ven afectadas de forma positiva o negativa por el desempeño de tu negocio; desde los empleados hasta la competencia e incluso las entidades del gobierno.

No obstante, la técnica permite trascender la mera identificación de los mismos e indaga en elementos como sus capacidades, intereses e influencia sobre los resultados de una intervención.

Gracias a este instrumento es posible entender mejor la situación del negocio frente a sus empleados, los accionistas, clientes, asociados, contratistas, el estado y la sociedad. Además, permite identificar e implementar posibles acciones del proyecto para sumar adhesiones, generar alianzas, atender oposiciones y controversias y diversificar estrategias.

Beneficios de elaborar un mapa de actores

beneficios de los mapas de actores

Es inevitable que una empresa interactúe con distintos individuos u otras organizaciones, de ahí la necesidad de que dichos vínculos sean gestionados de la mejor manera posible. En este sentido, la herramienta de hoy es un importante activo.

Un mapa de actores se desarrolla identificando y visualizando toda la gama de los actores involucrados en un sistema de cooperación. Sin dudas, esto permite sacar conclusiones y formular hipótesis sobre la influencia de los actores en los temas tratados en el proyecto, las relaciones entre los mismos, las constelaciones de poder y las dependencias.

¿Qué implica esto? De esta forma la empresa o los gestores del proyecto cuentan con una hoja de ruta que favorece la toma de decisiones hacia el logro de los objetivos y la maximización de los resultados deseados. Asimismo, es una herramienta que colabora para comprender el contexto social, económico y político en el cual se inserta el programa en cuestión y por ende permite establecer prioridades y analizar tendencias.

El mapa de los actores por lo general también expone brechas de información y déficits de participación, mostrando los actores y las relaciones entre estos que se conocen muy poco o nada en absoluto. Este permite identificar dónde se necesita obtener más información y qué actores se necesitan involucrar en el proyecto.

El mapa de actores también corrige premisas prematuras sobre actores individuales y las relaciones entre ellos. Visto en el contexto de otros actores, aquellos que parecían importantes se vuelven menos significativos, y los actores que aparentaban ser insignificantes toman protagonismo

¿Cómo hacer un mapa de actores?

personas trabajando en un proyecto de negocio

El mapa de actores de una empresa es una herramienta visual, por tanto, se construye de forma gráfica, marcando las relaciones y conflictos entre los distintos actores a través de flechas y otros símbolos visuales. ¡Ahora sí! Veamos un paso a paso sobre cómo hacer un mapeo de actores.

1. Delimitar el objetivo de nuestro mapeo

¿Qué información queremos obtener de dicho mapeo y con qué fin? Esto es lo primero que tenemos que definir para comenzar a implementar la metodología para el mapeo de actores.

Es necesario tener claro que el mapeo es un medio para otro fin, y no es un fin en sí mismo. Por tanto, para definir los objetivos es necesario realizar un análisis preliminar de la información que disponemos, tanto en relación al proyecto como del contexto social.

Existen distintas técnicas y estrategias para recabar información como las que listamos a continuación. La viabilidad de cada una debe ser analizada en el marco de la investigación.

  • Encuestas y entrevistas a actores diversos.
  • Revisión de documentos oficiales, normativa, contratos, así como medios alternativos de información: blogs, redes sociales, notas periodísticas, etc.
  • Reuniones de equipo con miembros de la actividad.
  • Observación directa.

2. Análisis de los actores

En este paso se debe responder la siguiente interrogante: ¿quiénes son los principales actores relacionados con la problemática del proyecto? Ahora bien, ¿tienes claro quiénes se relacionan con tu empresa? Los actores se pueden clasificar en tres grandes grupos:

  • Internos: empleados, accionistas, socios, entre otros.
  • Conectados (relación directa): clientes, entidades financieras, distribuidores, proveedores, etc.
  • Externos: gobierno, medios de comunicación, comunidades, foros, grupos de presión y sociedad en general.

Una información que sería de gran utilidad para este instrumento sería una breve caracterización de cada actor en cuanto a sus roles y funciones en el proyecto en curso. Es importante aclarar que el mapeo puede considerar tanto instituciones como personas individuales, todo dependerá de cuál de estas dimensiones tiene la capacidad para la toma de decisiones.

Como es lógico, no toda la información que recopilamos por actor será pertinente incorporar en el mapeo gráfico posterior. No obstante, será un insumo para dos aspectos fundamentales: comprobar si el actor es referente en verdad y debe ser comprendido en el mapeo, y considerar elementos para diseñar una estrategia de intervención para ese actor.

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3. Definir las relaciones existentes entre actores

personas haciendo un rompecabezas

En este paso de la construcción del mapa de actores es el momento de realizar un análisis cualitativo de los diferentes actores identificados. ¿Qué significa esto? Se trata de entender las relaciones predominantes entre los actores, con énfasis en el nivel de interés y los niveles de poder o influencia sobre otros actores.

Relaciones predominantes por dependencia/interés

Se trata de la compatibilidad/convergencia entre la percepción del actor respecto a las soluciones técnicas que el proyecto promueve. En este punto se puede analizar en qué posición están los actores:

  • a favor (predominan relaciones de confianza y colaboración mutua)
  • indeciso/indiferente
  • en contra (predominan relaciones de conflicto)

Niveles de poder por influencia

Se trata de la influencia que puede ejercer el actor para impedir o promover que se alcancen los objetivos del proyecto. En este punto se puede analizar si los actores tienen una influencia alta, media o baja.

Otras dimensiones no tan conocidas pero que también pueden tenerse en cuenta son las siguientes:

  • Responsabilidad: Personas con las que tienes o tendrás responsabilidades legales, financieras y operativas según reglamentaciones, contratos, políticas o prácticas vigentes.
  • Cercanía: Personas con las cuales interactúa la organización y establece relaciones duraderas. Por ejemplo, los actores internos: empleados, accionistas, socios, etc.
  • Por representación: Personas que, a través de estructuras regulatorias o culturales/tradicionales, representan a otras personas.

4. Elaborar el mapeo

En este punto se realiza el mapeo de forma gráfica. Una manera muy sencilla y popular de representar es mediante la matriz de Stakeholders. En ella se ubican los actores identificados según dos ejes: su grado de poder (alto, medio o bajo) y su posición respecto a la propuesta de intervención (a favor, indiferente o en contra).

Por otra parte, es posible realizar un gráfico que tenga en cuenta los vínculos en forma de red. Aquí se graficará a los actores con distintas formas geométricas según el grupo de interés al que pertenezcan, situándolos en un cuadro de doble entrada que incorpore las variables de poder e interés. No olvides dejar claro qué grupos representa cada símbolo en una leyenda.

También se dibujan conexiones a través de líneas (rectas, cortadas o punteadas) según el tipo de vínculo presente entre los actores (de confianza, intermedia, superficial o de conflicto).

¿Cómo hacer el mapeo? Puedes realizarlo en papel, tablero o pizarra como un ejercicio didáctico en conjunto con el resto del equipo. Pero si deseas, el uso de un programa o cualquier editor gráfico de tu agrado serán de gran ayuda. Por ejemplo, herramientas como Canva, Prezzi e incluso plantillas prediseñadas facilitarán tu trabajo.

5. Proponer estrategias para la gestión

Por último, el análisis del mapeo nos permitirá identificar las mejores estrategias de vinculación con los actores clave que hayan sido identificados. Tanto para gestionar las distintas expectativas de los actores, como para identificar acciones que contribuyan a fortalecer alianzas, las estrategias propuestas irán destinadas a cumplir con los objetivos propuestos del proyecto.

Algunos de los elementos que se podrían analizar en términos generales son los siguientes:

  • Descubrir dónde aparecen los principales conflictos o rupturas en el entramado de relaciones. En consecuencia, implementar acciones para fortalecer capacidades para el diálogo, promover tareas que tiendan a equilibrar situaciones de poder entre actores, implementar estrategias de negociación, etc.
  • En función del análisis de las relaciones, es posible identificar actores más proclives al diálogo y la negociación, los cuales a su vez pueden actuar como «puentes» o nexos entre otros de diferente posicionamiento.
  • El mapa de actores puede revelar la existencia de actores vulnerables y con bajo poder de influenciar sobre una acción. Estos actores pueden requerir de una estrategia específica de fortalecimiento que tienda a equilibrar su situación frente a terceros y que permita arribar a soluciones más justas e inclusivas.

Ejemplo de un mapa de actores

caso práctico de estudio

Para facilitar la comprensión de cómo implementar el mapa de actores presentamos un estudio de control sustentable del vector de HLB en la Agricultura Familiar en Argentina.

Paso 1

La aplicación de la herramienta reveló un grupo de actores claves cuyas características también se definen a continuación:

  1. Productores Familiares: Trabajo familiar en tareas físicas.

2. Productores Empresariales: Caracterizado por la ausencia de trabajo familiar en tareas físicas y la contratación de trabajadores permanentes y transitorios.

3. Fábricas de jugos: Sociedades anónimas, cooperativas que compran cítricos para la extracción de jugo y aceites esenciales de fruta cítrica.

4. SENASA: Delegación del servicio de sanidad agroalimentaria.

5. Asesores técnicos privados: Técnicos que asesoran el cultivo de los cítricos para la obtención de frutas de calidad.

6. Gremio de trabajadores de la fruta: Organización gremial de trabajadores de la fruta, cosechadores y embaladores.

7. Escuelas Agrotécnicas: Institución estatal que forma a jóvenes para el sector agropecuario.

Paso 2

Luego se precisaron las relaciones existentes entre los diferentes actores, quedando de la siguiente manera:

  • Más estrechas y consolidadas: entre los actores 1 y 3; 2 y 5.
  • Fuertemente conflictivas: entre los actores 1 y 4.
  • Débiles: entre los actores 1 y 2; 2 y 3; 2 y 4 y 2 y 6.
  • Nula: el resto

Paso 3

En primer lugar, se analizó el nivel de poder de los actores. ¿Qué significa esto? Se trata de la capacidad del actor para limitar o facilitar las acciones que permitan instalar el MIP como una estrategia para controlar el HLB. Es decir, la influencia que puede ejercer el actor para impedir o promover que se alcancen los objetivos del proyecto.

  • Poder o influencia alta: actores 1, 2 y 4
  • Media: actores 3 y 5
  • Baja: actores 6 y 7

En el mapa de actores de este estudio también se evaluó el grado de interés, que no es más que la percepción que tiene el actor respecto a la relevancia de la propuesta MIP-HLB para mejorar su situación socioproductiva.

  • Interés a favor: actores 1, 2, 3, 4, 5, 7
  • Indiferente: actor 6

Paso 4

hombre diseñando estrategias de negocio

Por último, se analizaron qué estrategias se debían proponer según la información recabada, lo que se puede resumir de la siguiente manera:

Los actores 1, 2 y 4 quedaron en el primer cuadrante definido por un alto interés en el proyecto y una alta capacidad para incidir sobre las decisiones de otros actores y del territorio.

Al ser estos los principales aliados del proyecto, es necesario incorporarlos desde las etapas iniciales del mismo, ya que pueden contribuir con seguridad en la experimentación y la difusión de los resultados obtenidos.

Por otro lado, los actores 3, 5 y 7 se ubican en el segundo cuadrante pues tienen una baja capacidad de influencia, pero disponen de un alto interés en los objetivos del proyecto. Son actores que, por lo general, son poco visibilizados y marginados de los procesos de innovación territorial.

Por tanto, estos actores deben ser incorporados durante el desarrollo del proyecto. Se pueden realizar acciones para su fortalecimiento, en especial, para mejorar su capacidad de participación e incidencia en el proceso de innovación.

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El actor número 6 quedó enmarcado en el último cuadrante al ser influyente en el territorio, pero no compartir un interés por los objetivos del proyecto y los potenciales beneficios que representa. Este actor puede jugar un rol favorable o desfavorable en el proceso de innovación, dependiendo de las razones de su bajo nivel de interés.

En este sentido, es recomendable obtener información sobre sus objetivos, expectativas, alianzas, compromisos, etc. y realizar acciones de sensibilización que contribuyan a despertar mayor interés. Estas acciones son importantes cuando la mayor parte de actores con influencia se ubican en este cuadrante pues pueden complicar la estrategia del proyecto.

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Palabras finales

Un mapa de actores es una herramienta que facilita el trabajo y ayuda en el mejoramiento de los resultados que cualquier emprendedor busca al momento de iniciar su proyecto.

A través de este instrumento se definen las relaciones internas y externas de la empresa. Por tanto, aporta a la investigación una perspectiva de lo que está pasando en el momento presente, y por dónde pueden decidir los implicados que han de desarrollarse las propuestas de actuación.

Cabe destacar que el mapa es una fotografía instantánea de la situación de un momento en particular en el tiempo. Por ende, se trata de un análisis dinámico, dado que la realidad es cambiante y las actitudes, visiones, posiciones e intereses de los actores y sus relaciones se van modificando a medida que la coyuntura varía.

Ahora bien, ¿tienes bien definido quiénes son las partes interesadas en tu empresa en este momento? ¿Qué estrategias tienes implementas para la gestión de los mismos? No temas en compartirnos tu experiencia, esta puede ser de ayuda para el resto de nuestros lectores.

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