La matriz de Eisenhower es una de esas herramientas que viene como anillo al dedo para los que nunca tienen tiempo y tampoco logran cumplir sus metas en la fecha indicada. Esto sucede cuando no se gestionan bien las tareas o se priorizan de forma inadecuada.
La matriz lleva ese nombre porque fue creada por Dwight Eisenhower, todo un genio en la gestión del tiempo.
Al parecer, su matriz funciona a la perfección. Al fin y al cabo, Eisenhower tuvo tiempo para dirigir las Fuerzas Aliadas durante la Segunda Guerra Mundial. Luego, sorteó la Guerra Fría, fue presidente de los Estados Unidos, creó el Sistema Interestatal de Autopistas en su país y puso fin a la guerra de Corea. Nada mal para un solo hombre.
¿Cómo lo logró? Aprendiendo a priorizar y delegando. Ideó su propio método para hacerlo, el cual se conoce hoy con el nombre de matriz de Eisenhower. Veamos de qué se trata.
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower es una técnica para priorizar tareas y, de este modo, administrar mejor el tiempo. También se le considera un método que facilita la toma de decisiones, ya que al aplicarla debes jerarquizar las actividades y resolver qué es importante y qué no, en función de tus objetivos.
La matriz de gestión del tiempo de Eisenhower parte de la premisa de que debes enfocarte más en lo importante que en lo urgente. Cuando tienes muchos compromisos, no es fácil distinguir lo uno de lo otro. Sin embargo, si no los clasificas adecuadamente, podrías restarle eficacia y alcance a lo que haces.
La matriz de gestión del tiempo de Eisenhower es una herramienta sencilla. Permite hacer una clasificación diaria de tus obligaciones y te muestra todo en una gráfica simple, de modo que con un solo golpe de vista ya resulta claro a qué debes prestarle atención y a qué no.
Lo mejor de todo es que esta matriz es aplicable a todos los aspectos de tu vida. Sirve para mejorar tu gestión, pero también puede ayudarte con labores académicas e incluso en tu vida personal.
La dificultad de priorizar y sus consecuencias
Priorizar no es una tarea fácil, especialmente cuando tienes muchos compromisos y todos parecen ser relevantes. De hecho, eso fue lo que le ocurrió a Dwight Eisenhower. Por este motivo, tuvo que idear una herramienta para no desatender las enormes responsabilidades que tenía entre manos.
¿Por qué es tan difícil decidir qué es lo más importante, en un mar de asuntos relevantes? Según un campo de la psicología llamado «heurística de la afectividad», el problema radica en que aunque no nos demos cuenta, las emociones guían en gran medida esas decisiones.
Esa carga emocional interfiere en la priorización de las tareas. A veces, por ejemplo, no sabes si elegir entre un almuerzo con un cliente potencial o terminar el informe mensual para tu equipo. Lo uno te genera expectativa y lo otro te provoca angustia. ¿Qué es más relevante? En ocasiones no logras verlo objetivamente, sino que te dejas llevar por la emoción más fuerte: expectativa o angustia.
La matriz Eisenhower ayuda, precisamente, a poner las cosas en un terreno más racional.
Lo urgente y lo importante
Los dos conceptos básicos en la matriz de gestión del tiempo de Eisenhower son lo urgente y lo importante. En la práctica, tampoco es fácil distinguir lo uno y lo otro. Lo más habitual es que se maneje la idea de que todo lo urgente es importante y viceversa.
En términos generales, lo urgente es aquello que debe ser solucionado con rapidez, a la mayor brevedad. Lo importante es aquello que tiene gran valor, alcance o influencia. Es frecuente que, en términos de tiempo, terminemos casi siempre dándole prioridad a lo urgente y no a lo importante.
Una de las razones para que esto ocurra es la presión externa. Algunas tareas son apremiantes porque así lo ven otros, pero no necesariamente coinciden con lo que cada uno de nosotros considera «urgente». Algo similar pasa con «lo importante». ¿Cómo resolver el dilema?
Hay unos criterios que pueden guiarte en esto:
- Primero debes tener claros tus objetivos: Sea urgente o importante, debes darle prioridad a lo que mejor te permita alcanzar esos propósitos, que también deberían estar jerarquizados.
- ¿Qué genera consecuencias más graves? Lo que tenga un impacto de mayor alcance debe ser abordado primero, sin tomar en cuenta si es urgente o importante.
- Siempre debes hacer primero lo que sea más largo y tenga una fecha límite más próxima. Nuevamente, no importa si es urgente o importante, lo correcto es proceder así.
Para qué sirve la matriz de Eisenhower
Ya hemos insinuado algunas de las muchas ventajas que tiene la matriz de Eisenhower. La más importante de ellas es que te ayuda a gestionar el tiempo de una manera más eficiente. Aunque la herramienta es ideal para los cuadros directivos o para quienes trabajan de manera autónoma, también puede ser empleada por alguien subordinado.
Algunas de las ventajas de la matriz de Eisenhower son las siguientes.
Priorización simplificada
Esta matriz es en realidad una herramienta muy sencilla. Se basa en dos variables y sus combinaciones. Da origen a un gráfico que resulta muy manejable y que se puede utilizar sin mayor problema. Así mismo, contribuye a racionalizar las prioridades, de modo que sea más objetiva y menos emocional.
Mantener el enfoque
Esta herramienta te ayuda a no perder de vista lo esencial. Cuando se tienen muchos compromisos es posible que termines ahogándote en pequeñeces, mientras que lo verdaderamente relevante duerme el sueño de los justos. La matriz contribuye a que esto no suceda.
Facilita la delegación
Delegar es un proceso complejo y no siempre se aplica el criterio correcto para hacerlo. Muchas veces lo que prima es la urgencia y por la misma terminas encargando a otro algo que debes atender personalmente, o viceversa. Con la matriz de Eisenhower es mucho más fácil visualizar qué es lo delegable y qué no.
Enriquece la planificación
En la medida en que la matriz te ayuda a priorizar, también contribuye a que vayas organizando las tareas futuras con mejor criterio. Esto hace que la planificación de actividades sea más precisa y coherente, lo cual, finalmente, te ahorra tiempo y te hace más eficiente.
Ahorro de energía emocional
Cuando se tiene mucho por hacer y poco tiempo para hacerlo, la respuesta inmediata es el estrés. Gestionar el tiempo de una forma adecuada ayuda a que no te degastes intentando hacerlo todo a la vez y fallando en ese propósito. Por lo tanto, la matriz se convierte en una herramienta de bienestar personal.
Aumenta la productividad
Por todo lo anterior, el principal aporte de la matriz de Eisenhower es incrementar la productividad. Logras adelantar tareas más relevantes en menos tiempo y deshacerte de todo aquello que no le aporta valor a tu trabajo. El efecto es un mayor rendimiento personal.
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¿Cómo usar la matriz de Eisenhower para priorizar tareas?
Como ya mencionamos, la matriz de gestión del tiempo de Eisenhower trabaja sobre dos ejes: importancia y urgencia. Las posibles combinaciones entre esas dos variables dan origen a un gráfico en el que hay cuatro espacios. Cada uno de ellos representa un nivel diferente de prioridad.
Lo adecuado es ubicar las tareas en cada uno de los cuadrantes. De ese modo, se tendrá claro cómo organizar el trabajo. Veamos esto con mayor detalle.
Los cuadrantes en la matriz de Eisenhower
Las posibles combinaciones entre lo urgente y lo importante arrojan cuatro categorías:
- Importante y urgente.
- Importante, pero no urgente.
- Urgente, pero no importante.
- Ni urgente, ni importante.
Cada una de esas clasificaciones corresponde a uno de los cuadrantes.
Cuadrante I. Importante y urgente
Corresponde a las tareas clave, que deben ser completadas tan pronto como sea posible. Son las labores que tienen la prioridad más alta y deben realizarse a la brevedad. Comprometen directamente los objetivos fijados y no llevarlas a cabo a tiempo implica graves consecuencias. Este cuadrante se ubica en la parte superior izquierda.
Cuadrante II. Importante, pero no urgente
También incluye tareas clave que se deben asumir personalmente. La diferencia está en que en este caso no hay premura y, por lo tanto, es posible realizarlas más adelante. Coinciden con objetivos a mediano o largo plazo. Este cuadrante se localiza en la parte superior derecha del gráfico.
Cuadrante III. Urgente, pero no importante
Estas tareas son aquellas que deben completarse rápidamente, aunque no sean relevantes. Corresponden a las actividades que convendría delegar, ya que pueden quitarte tiempo valioso para lo que realmente requiere tu atención. En caso de que no se completen, traerían consecuencias negativas, pero no graves. Este cuadrante se ubica en la parte inferior izquierda.
Cuadrante IV. Ni urgente, ni importante
Aunque parezca raro, sí que hay actividades que ni revisten mayor importancia, ni tienen por qué ser realizadas rápidamente. Este es el tipo de tareas que muchas veces puedes incluso dejar de hacer, sin que haya consecuencias. Son las menos prioritarias y no siempre pueden ser eliminadas, pero tampoco hay que prestarles mucha atención. Van en el cuadrante inferior derecho.
Consejos para aplicar la matriz de Eisenhower
Las siguientes son algunas claves para manejar la matriz de Eisenhower de forma acertada.
Acumulación en el cuadrante I
Cuando casi todas las tareas quedan clasificadas en el cuadrante uno, puede significar una de dos cosas. O estás manejando un criterio demasiado impreciso de «urgente» e «importante», o tienes una sobrecarga de trabajo notable.
Ambos aspectos deben ser evaluados. Una alternativa sería la de dividir las tareas en sub-actividades y priorizar estas últimas. De este modo, lo prioritario no sería completar toda la tarea, sino la parte más esencial de la misma.
Un abultado cuadrante II
Si hay muchas tareas en el cuadrante II, felicitaciones. Significa que manejas muy bien tu tiempo y cuentas con el margen suficiente como para adelantar trabajo o descansar más. La primera opción es mejor, porque te permitirá mantener un ritmo de trabajo pausado y vas a poder manejar sin problema cualquier eventualidad.
Muchas tareas en el cuadrante III
Si el cuadrante III se ve repleto de actividades, es posible que estés centralizando mucho tu trabajo o que requieras ayuda. Este cuadrante no amerita que le dediques tanto esfuerzo. Finalmente, no involucra asuntos determinantes, pero en cambio sí puede estar absorbiendo un tiempo valioso. El consejo es delegar y supervisar.
¿Qué hacer con el cuadrante IV?
El cuadrante IV puede ser toda una lata. Lo que hay allí son muchas pequeñas molestias, que en conjunto generan peso psicológico. Con las tareas que en este cuadrante solo se puede hacer una de estas tres cosas:
- La caja de pendientes: Si sabes que conviene hacer estas tareas, pero no tienes tiempo o interés en hacerlas ahora, coloca esas actividades en una carpeta o una caja de «pendientes». Cuando tengas la oportunidad, harás lo que haya que hacer con eso.
- Archivo: Al archivo deber ir todo aquello que corresponde a lo que no sabes aún si debe ser eliminado o no. Ante la duda, lo conservas y periódicamente revisas para determinar si debes deshacerte de eso o conservarlo un poco más.
- La basura: Elimina todo lo que puedas eliminar. Si no es urgente, ni importante, y probablemente jamás va a serlo, lo mejor es que vaya directamente a la basura.
Organízate
Como se anotó anteriormente, para saber qué tan prioritario es algo primero debes fijar los objetivos y jerarquizarlos. Esto será una excelente guía. Lo más aconsejable es que elabores una matriz de Eisenhower para la semana y, a la vez, que hagas otra diariamente.
El motivo por el que esto se recomienda es que diversas situaciones pueden llevar a que haya cambios de última hora durante la semana. Por eso es mejor hacer la planeación diaria, sin descuidar los objetivos semanales.
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Palabras finales
La matriz de Eisenhower es una herramienta bien sencilla y muy útil. A medida que te familiarizas con ella se vuelve más fácil priorizar y lograr que el tiempo rinda más. Además, adquieres más destreza en ubicar las distintas tareas en el cuadrante que les corresponde.
Lo más indicado es que al comienzo de la semana y al comienzo de cada día le dediques tiempo a lo más tedioso, pero urgente. Verás cómo las cosas funcionan mucho mejor así. De hecho, así lo aconsejaba el famoso escritor Mark Twain cuando dijo: «Si sabes que tienes que tragarte un sapo, hazlo a primera hora de la mañana».
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