Comenzar un nuevo proyecto o mejorar los procesos existentes en una organización requieren orden en su ejecución. Por ende, el método Kanban es una de las herramientas más populares a la hora de gestionar oportunidades de mejora en equipos de trabajo. A través de esta metodología lograrás obtener mejores resultados con la misma oferta de valor, solo tendrás que gestionar mejor tus actividades.
El mundo empresarial cambia de forma acelerada, por lo que identificar las necesidades de la organización y transformar las oportunidades de crecimiento, será tu mayor ventaja frente a la competencia. Conoce cómo funciona el método Kanban y cómo ponerlo en práctica en tu negocio.
¿Qué es Kanban?
Kanban es un término de procedencia japonesa que en su traducción literal sería una «tarjeta visual». Se trata de una forma de ayudar a los equipos de trabajo a través de una representación gráfica de la organización de las actividades o tareas. Inicialmente, el término fue creado por Taiichi Ohno, un empresario, ingeniero y fundador de Toyota Corporation, para mejorar el sistema de producción de su compañía.
Sin duda, el sistema Kanban marcó un antes y un después en la fabricación de Toyota. Taiichi Ohno basó la creación de este método en tarjetas que indicaban la necesidad de un producto o pieza nueva para así potenciar la línea productiva. De esta manera, todo lo que se producía en la organización estaba alineado con lo que necesitaba el mercado.
Hoy en día, este sistema de tarjetas o notas adhesivas se ha transformado de acuerdo a la modernidad. Por ello, se adaptó el Kanban como un software de «extracción». Es decir, se extraen las cargas laborales según el cargo y la capacidad de cada miembro del equipo para diseñar una lista de tareas pendientes.
¿Qué es el método Kanban?
La metodología Kanban es una herramienta para asignar, gestionar, diseñar y mejorar el flujo de trabajo en una organización. A medida que aumenta el trabajo, esta herramienta se encarga de enviar señalizaciones automáticas como recordatorio de gestión. El método Kanban tiene la capacidad de alimentarse por sí solo y separar las tareas de acuerdo a la prioridad.
En otras palabras, la herramienta Kanban controla la cadena de valor en una marca y administra las necesidades de cada fase operacional para no afectar la productividad. Gracias al desarrollo del software de este sistema, podemos decir que el método Kanban es una metodología ágil que promueve la mejora continua y la adaptabilidad al cambio.
Sin embargo, a pesar de su estrecha relación con la gestión ágil de proyectos, este método no es comparable con algunas metodologías ágiles como Scrum. El método Kanban permite la mejora en los procesos. Mientras que la metodología Scrum se encarga de agilizar y administrar equipos de trabajo con «sprints» que dividen por sesiones las tareas.
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Tipos de Kanban
La metodología Kanban tiene dos modelos básicos para implementarlos en cualquier tipo de industrias. Los dos tipos de sistemas utilizan señales representadas en forma de etiquetas o tarjetas. Además, con este método se pueden visualizar las asignaciones con plazos y controles específicos. Por ello, para aplicar esta herramienta y conocer a profundidad cómo funciona la metodología Kanban, aplica uno de estos tipos en tu día a día:
De producción
En este tipo de Kanban se emplean murales o tableros para indicar la descripción de una tarea o algún producto de la línea de producción. El método funciona para determinar las fases de realización: producción, inventario, venta, salida y sustitución. Como puedes ver, con este tipo de Kanban las empresas pueden monitorear su mercancía y/o activos.
De igual forma, en esta representación visual se puede dividir por categorías las tareas, como por ejemplo: por hacer, en curso y completadas.
De movimiento o retirada
Otro de los tipos de tableros Kanban es el método de retirada. En este caso, esta etiqueta se usa para diferenciar distintas fases de la línea productiva y para enviar mensajes de inicio. Cada uno de los comandos que envían las tarjetas de movimiento o retirada permiten que los sectores de producción inicien una nueva fase en el momento ideal.
Asimismo, con esta tarjeta del método Kanban es posible distribuir de manera correcta el trabajo entre los colaboradores. Siendo así, una herramienta para clasificar las tareas prioritarias y lo que está en proceso de cierre.
¿En qué consiste el método Kanban?
Una de las preguntas más comunes a la hora de implementar este método en una empresa es: ¿cuál es el objetivo del sistema Kanban? Sin duda, esta herramienta funciona como un agente de orden y control para las actividades que llevan al éxito a una organización. Los tableros Kanban son una representación completa y visual del panorama empresarial, tanto en su etapa productiva como administrativa y operativa.
Hoy en día, gracias a las innovaciones tecnológicas, es posible diseñar tableros virtuales con colores y columnas creativas. Pero, un tablero Kanban puede desarrollarse incluso desde una pizarra blanca con post-it. En efecto, la metodología Kanban tiene lo necesario para ejecutarse en cualquier entorno de trabajo, sobre todo, en aquellas empresas en las que los flujos de trabajo presentan inconsistencias o las tareas están estancadas.
Teniendo en cuenta esto, el método Kanban es la herramienta ideal para quienes desean mejorar los procesos existentes para aumentar la satisfacción de los clientes. Así que, prepara tus tarjetas para tu próxima reunión empresarial y divide las tareas en columnas flexibles para el cumplimiento de la gestión.
Características de la metodología Kanban
El método Kanban es una herramienta para alimentar correctamente la gestión de proyectos a través de una visualización completa de la planeación del flujo de trabajo. Cada tarjeta Kanban tiene una descripción y una historia, por lo que es necesario que cada responsable esté familiarizado con los procesos internos. Por esta razón, al ejecutar esta herramienta es indispensable que tengas en cuenta la existencia de estas características:
- Es una herramienta colaborativa en la que participan distintos miembros de la organización, incluso clientes importantes.
- El método Kanban define cada tarea en una tarjeta y mientras más alto quede en el rango de una etapa, mayor será importancia y prioridad.
- Las aplicaciones de Kanban ayudan a gestionar con facilidad los proyectos, incluyendo en cada tarjeta la descripción, notas y archivos relacionados.
- Facilita la inclusión de listas de verificación para determinar en qué fase se encuentra cada proceso.
- Establece límites para desarrollar un proyecto, por ejemplo: restringir la cantidad de tareas, definir fechas de entrega, limitar las asignaciones por usuario, etc.
- Refleja las tarjetas como un calendario para visualizar con precisión los plazos de desarrollo de cada tarea, los responsables de las tarjetas y los requerimientos para la ejecución.
Principios de la metodología Kanban
Los tableros Kanban son un sistema de gestión que registra tareas y avances en pequeñas notas. A propósito, existen cuatro principios o reglas del Kanban que te ayudarán a proporcionar mejores resultados en tus estrategias de crecimiento. ¡Te contamos cuáles son!
- Visualización: El método Kanban es transparente y es flexible para adaptarse a todo tipo de negocios. ¡Conoce en qué momento es oportuno su desarrollo!
- Priorización: La reducción del desperdicio de recursos es uno de los principales objetivos de la metodología Kanban. Por ello, el orden de las tareas y una buena gestión del tiempo facilitará el cumplimiento laboral.
- Mejora continua: El método Kanban reconoce la necesidad de implementar cambios progresivos y evolutivos. ¡Cada nueva tarea es un paso más que te acerca a la meta!
- Liderazgo: Tener los resultados que deseas requiere un trabajo colectivo. Distribuye correctamente las tareas de acuerdo a las capacidades de tu equipo. Un buen líder sabe que el éxito de una empresa es grupal, no individual.
- Calidad: La unión de estos principios deriva en mejores resultados, lo cual garantiza la calidad. ¡No te detengas hasta alcanzarlo!
¿Cómo utilizar Kanban en tu empresa?
La utilización de la metodología Kanban ofrece una serie de ventajas para las organizaciones, puesto que evita los procesos innecesarios y mejora el seguimiento de los proyectos. De modo que, para añadir esta técnica a los procedimientos de tu empresa, te recomendamos seguir estos 5 pasos sencillos para lograr avances continuos:
1. Visualiza el trabajo
El primer paso para utilizar el método Kanban en tu empresa es determinar los procesos y cargas de trabajo existentes. A medida que avances en la recopilación de tareas, tendrás que llenar el tablero para presentar el estado del trabajo actual y delegar las funciones. Sin duda, este es el punto de partida para brindar una idea general del funcionamiento de la organización a todos los colaboradores.
2. Limita los trabajos en curso
La metodología Kanban es una herramienta correcta para eliminar las tareas repetitivas. De modo que, es conveniente reducir el trabajo en curso, pues un mayor flujo de trabajo representa una disminución en el cumplimiento de los objetivos. A pesar de que no exista límite de tareas para agregar en el tablero, te recomendamos establecer tareas individuales y prioritarias para evitar el desgaste de los recursos.
3. Administra el flujo de trabajo
Optimiza el flujo de trabajo en tu organización y controla el tiempo destinado para cada tarea. Una vez determines el tiempo que inviertes en una asignación, tendrás las herramientas para garantizar un cumplimiento con menor frecuencia. En otras palabras, mide para alcanzar el trabajo fluido y reducir el estancamiento y los riesgos.
Así, evitarás que las tareas más importantes se encuentren en proceso. ¡Cada trabajo debe completar su ciclo para dar paso a nuevas tarjetas!
4. Crea políticas de procesos
Las herramientas de Kanban cuentan con integraciones que permiten establecer políticas de cumplimiento. Sin embargo, de acuerdo a la gestión de los proyectos para garantizar la calidad, es necesario reducir los problemas en su totalidad. Te recomendamos guiar a tu equipo y establecer políticas de procesos que permitan el cumplimiento de los objetivos en el tiempo deseado.
5. Identifica las oportunidades de mejora
La clave para aplicar correctamente la metodología Kanban es mantener una mejora continua en los procesos. Por ende, es necesario introducir mejoras progresivas en función de los «cuellos de botella» identificados. Recopila comentarios del equipo de trabajo y de los clientes para determinar la eficacia de la oferta o los ajustes que pueden mejorar el funcionamiento.
¡Sea cual sea la metodología que utilices para tu negocio, es indispensable experimentar, mejorar, innovar y evolucionar!
Ventajas y desventajas del método Kanban
El método Kanban funciona como un agente de optimización a través es de un tablero con columnas y tareas. No obstante, a pesar de su estructura básica y dinámica, los beneficios y aportes que realiza son más de los que te imaginas.
Cada empresa o negocio puede adaptar su proyecto a esta alternativa y aumentar sus objetivos conforme a las necesidades. Así que, te ayudaremos a descubrir para qué sirve el método Kanban y los puntos débiles de su instalación.
Beneficios de Kanban
El método Kanban es una herramienta perfecta para lograr el equilibrio entre la operatividad y los recursos existentes. Sin embargo, eso es solo un poco de lo que puede hacer por una organización. Conoce las ventajas más relevantes de esta técnica de tableros con tarjetas:
- Mejora continua: La metodología Kanban ofrece una visión clara de los flujos de trabajo y de las actividades que se deben poner en marcha para evolucionar.
- Flexibilidad laboral: Gracias a que es una herramienta de mejora continua, los equipos de trabajo son más flexibles a la hora de implementar nuevas estrategias.
- Mayor visibilidad: El objetivo principal del método Kanban es visualizar cada centro de trabajo. Por ello, es el eje central de información relevante. Cada miembro de la organización puede tener el conocimiento del estado de cada proyecto.
- Alineación con los objetivos empresariales: Las prácticas de la metodología Kanban fomentan la retroalimentación y la transparencia en las gestiones diarias, lo cual hace que la aceptación de cambios y desafíos sea mayor.
- Mejora en la colaboración: Al centralizar la información y priorizar las tareas, el equipo de trabajo reduce las acciones repetitivas que afectan la operatividad y retrasan la gestión.
- Mejor gestión de inventarios: la metodología Kanban ayuda a mejorar las predicciones sobre la cantidad de trabajo y/o productos que se requerirá en el futuro. ¡Las decisiones serán precisas!
- Promueve la satisfacción del cliente: una vez aprendes qué es el modelo Kanban, tendrás lo necesario para desarrollar propuestas que se ajusten a las expectativas del cliente. En definitiva, esta es la clave para mejorar la forma en la que tus clientes piensan de ti.
- Reduce los costos: Al ser una herramienta de control y organización, permite que la empresa reduzca los tiempos inactivos y los reprocesos, los cuales son escenarios que generan gastos innecesarios.
Desventajas del método Kanban
Como cualquier otro tipo de sistema de control, la metodología Kanban también tiene sus contras. Por ello, queremos hablarte de algunos puntos que debes considerar si decides utilizarlo en tu empresa:
- Es limitado: El método Kanban limita el número de tareas, por lo que para una empresa con múltiples procesos activos puede no ser suficiente.
- El almacenamiento es costoso: Para proyectos de gran impacto y alto flujo de información, el método Kanban requerirá una inversión grande para recopilar la data.
- Complejidad en el uso: A pesar de que una de las características de este método es su accesibilidad, para algunas áreas empresariales puede significar un obstáculo.
- Resulta abrumador: En el caso de que cuentes con múltiples tareas en curso, el tablero Kanban será un espacio saturado visualmente para el equipo de trabajo.
5 herramientas de Kanban
Los equipos de trabajo que cuentan con una visión clara tienen más oportunidades de permanecer posicionados en el mercado. Por esto, las herramientas de mejora continua Kanban tienen lo que necesitas para sacar el máximo provecho de tu organización. A continuación, te dejamos una selección de las que pueden ayudarte a implementar esta técnica con éxito:
1. Kanban Tool
La metodología Kanban cuenta con herramientas de representación visual, como es el caso del tablero Kanban Tool. Este software ayuda a que los equipos de trabajo sean más eficientes a través de la visualización de su ritmo de trabajo. Asimismo, esta plataforma proporciona sugerencias inteligentes en listas de tareas para ayudar a las organizaciones a alcanzar sus objetivos. De este modo, entre las características de Kanban Tool destacan:
- Permite identificar embotellamientos y eliminarlos
- Posibilita mejorar el rendimiento con diagramas de flujo
- Se encuentra disponible en tiempo real para compartir tareas, información y comentarios desde cualquier lugar
- Ofrece cartas, colores, etiquetas y fecha de vencimiento para personalizar los tableros.
2. Businessmap
Entre las herramientas de gestión de proyectos, el software Businessmap es uno de los más reconocidos. Esta aplicación cuenta con opciones para planificar, gestionar, asignar y realizar seguimiento al equipo de trabajo. Además, para potenciar los beneficios de la metodología Kanban esta plataforma cuenta con un módulo para el análisis de la gestión con la automatización. Las características de esta herramienta son:
- Seguimiento de tiempo
- Automatización del flujo de trabajo
- Previsión de proyectos
- Informes automatizados del estado del proyecto.
3. ClickUp
Este es otro de los softwares de gestión de proyectos que forman parte de las herramientas que potencian los beneficios de la metodología Kanban. ClickUp planifica nuevos proyectos, gestiona tareas y administra los recursos a partir de información centralizada en un tablero. Además, en la plataforma cuenta con aplicaciones integradas como Slack, Dropbox y más para crear paneles personalizados en diagramas de Gantt, líneas de tiempo o calendarios.
Con ClickUp también podrás:
- Filtrar, ordenar y verificar listas de tareas
- Compartir y editar de forma colaborativa documentos e informes
- Realizar cambios de forma masiva y en tiempo real
- Agrupar tareas de acuerdo a la prioridad y la gestión de las tareas y subcategorías.
4. Smartsheet
Smartsheet es una plataforma moderna como alternativa a las herramientas tradicionales en la gestión de proyectos. Este tablero de Kanban combina la facilidad de una hoja de cálculo con una línea del tiempo para promover la toma de decisiones acertadas. Ahora bien, con Smartsheet es posible aumentar el flujo de trabajo y la planificación de nuevos proyectos sin afectar la productividad. También puedes:
- Tener informes con datos clave de todos los proyectos en curso
- Eliminar tareas repetitivas y automatizar los flujos de trabajo
- Trabajar de manera eficiente con la colaboración en equipo y desde cualquier lugar
- Realizar seguimiento de tareas con automatizaciones incorporadas con aplicaciones como Google Drive, Salesforce, Adobe y más.
5. Trello
Es una de las herramientas más utilizadas en la metodología Kanban. El tablero de control de Trello ayuda a simplificar el flujo de trabajo por medio de lista de tareas. Con esta herramienta cada tarea tiene una tarjeta y cada proyecto tiene un tablero. Es decir, la comunicación será mucho más efectiva, pues todo está separado para evitar confusiones al momento de desarrollar las asignaciones. Algunas de las características de Trello son:
- Personalización del espacio de trabajo
- Automatización y herramientas integradas
- Vista de trabajo en línea de tiempo, tablero o calendario
- Registro de actividad como: plazo de entrega, archivos adjuntos, lista de verificación, más de un colaborador por tarjeta, entre otros.
Palabras finales
El método Kanban te mostrará un panorama general de los procesos existentes en tu organización y te permitirá resaltar aquellos que debes mejorar para tu crecimiento. A medida que conoces internamente tu empresa comprenderás que la eficiencia y la productividad son la clave para sobrepasar los retos de la industria. El método Kanban sugiere dar pequeños pasos importantes para acercarte de forma gradual a los objetivos propuestos.
Visualiza tus proyectos y estrategias en una línea de tiempo, en un tablero de notas o en un diagrama en forma de calendario, lo ideal es que conozcas cómo se gestiona cada uno. Y tú, ¿conocías esta metodología para mejorar los procesos internos de una empresa?
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